Бизнес-процесс – это алгоритм взаимосвязанных действий, направленный на достижение необходимого результата.
Он создается с целью оптимизации рабочей деятельности. Закрепление бизнес-процессов на бумаге в виде стандартов и регламентов работы является одним из важнейших методов развития компании. Это помогает компании полагаться не на конкретных людей, которые знают что и как надо делать, а на эффективные алгоритмы работы, зафиксированные таким образом, что новый сотрудник может быстро их изучить и применять в своей деятельности.
Отдел закупок, равно как и другие отделы в компании, должен стремиться к стандартизации процессов на всех этапах. Опыт учит нас, что если где-то можно совершить ошибку, даже самую идиотскую, рано или поздно найдется сотрудник, который ее совершит. Если возможная ошибка описана где-то и вы сделали все, чтобы довести до сотрудника эту информацию, то допустить ее становится сложнее - нужно постараться. Однако, тогда это уже не ошибка, а намеренный проступок. Ошибка остается таковой, когда неправильные действия совершены при отсутствии описания правильного действия. И в таком случае руководитель сотрудника даже больше виноват, чем сам сотрудник.
Вернемся к процессам. Служба снабжения занимается многими вещами, среди которых стоит выделить главные, на мой взгляд.
Такие, как, собственно, сам процесс закупки. Формирование заявок (входящих в службу и исходящих поставщикам), который плавно перетекает в другие процессы.
Например, логистические - доставка товара и продукции от поставщиков; хранение на складе с обязательным учетом, как самого товара, так и показателей, сопряженных с этим хранением (это я про товарный запас, оборачиваемость и прочее); доставка товара как внутреннему, так и внешнему клиенту, и многое другое.
Процесс ведения переговоров и заключения договоров, то, что отличает хорошего закупщика от кладовщика или товароведа, маскирующегося под эту должность. Мало просто передавать заявки из одного источника в другой и следить за приходом товара - это работа для оператора, которую может выполнять студент. Умение вести переговоры, как и развитые аналитические навыки - одни из важнейших пунктов в резюме хорошего снабженца.
Снабжение, как правило, занимается еще и оплатами поставщикам. Грамотное распределение бюджета оплат, работа с увеличением отсрочки и безопасным наращиванием кредиторской задолженности - рычаги, которыми отдел закупок может влиять на финансовую стабильность компании и ее возможности для роста. Кстати, процесс работы с кредиторской задолженностью достоин особого внимания, на мой взгляд.
Процесс взаимодействия с другими службами, с целью определения номенклатуры, экономии средств, эффективного распределения денег и прочего. Если у вас есть бумага, в которой прописано с кем и по каким вопросам взаимодействует ваша служба, а также способы - вы красавчик.
Вышло немного сумбурно, но позже планируют более детально остановиться на каждом пункте.