Александр Шемякин
Умение себя структурировать во времени и пространстве — важнейший skill любого современного руководителя.
И когда сегодня слышишь от клиента, партнера: «Я пока не знаю, что у меня будет завтра после обеда. Давай уточним утром…» Это, как минимум, вызывает настороженность. Или другой вариант, договариваемся о встрече через неделю: «Предлагаю на следующей неделе в среду. На 14.00 удобно?». В ответ: «До среды все очень сильно может измениться, давайте созвонимся во вторник, уточним и решим…». Хочется сразу выдать в ответ:
Если у Вас нет планов на свою ближайшую (через 3-5 дней) жизнь, у жизни (а точнее других людей) всегда найдутся планы на Вас.
Можно как угодно относиться к электронным планировщикам, органайзерам, календарям в их самых различных интерпретациях. Любить, ненавидеть, отрицать, не понимать, считать, что они мешают ощущению «потока», сжирают много времени… Одно можно сказать точно:
С ними проще сегодня, чем без них. И это уже must have, без вариантов!
Не верите? Проверьте на практике, поживите 30 дней с календарем (по правилам ниже) и потом такой же период без…
Правильное использование электронных календарей дает Вам прекрасный инструмент для того, чтобы быстро себя структурировать во времени и пространстве. Не держать в голове тонны ненужной информации, при этом держать ситуацию под (разумным) контролем. Благо сегодня их развелось под сотни, и бесплатных уже более 50%. Яндекс или Гугл в помощь (и как поисковики для выбора, и как электронные календари).
Я «сижу» на электронных календарях и планировщиках с 2004 года, и набил за это время достаточно шишек. А попутно вырастил определенную систему. То, что будет ниже, маленький фрагмент от нее, при этом вполне самостоятельный. Так как клиенты постоянно просят дать рекомендации в направлении «как успевать, не забывать, да еще и получать удовольствие…». Решил подарить сегодня свои ТОП-10 правил работы с электронными календарями. Готовы? Тогда поехали:
- Запланировал, наметил, договорился – сразу зафиксируй. Все просто, чтобы календарь как инструмент работал, надо тупо им пользоваться. Сидите, обсуждаете, договариваетесь о встрече на пятницу в 14.00. Стоп, посмотрите, может у Вас в пятницу УЖЕ есть другая встреча. Поэтому, отматываем назад… Смотрим окно, выбираем ближайшее, когда есть у всех участников свободное окно и бронируем. Сразу! Не отходя от кассы.
- «Откройте» календари для всей команды (сотрудники, партнеры) и окружения (дети, жены, мужья, друзья). Пусть все календари будут «расшарены» = общедоступны, при этом личные встречи вы можете делать «недоступными» (для просмотра). Они (личное время, встречи) будут «заняты», при этом что там («Поход в интим-магазин» скажем) другим не видно. Отсюда правило-следствие: перед тем, как дернуть коллегу, предложить встречу, посмотрите его расписание! Не надо по телефону договариваться о встрече, просто посмотрите окна в календаре и предложите на свободное время. И придет вам завтра приглашение от сына: «Покататься с любимым сыном на горке». Так пусть хотя бы так, вместо «папа всегда занят и точка».
- Установите правила назначения и подтверждения встреч. Пример, появился у меня новый сотрудник в компании. Еще не вник в правила и наши «механики». Звонит на телефон, восторженно сообщает: «У нас офигенный лид, знает Вас и хочет пообщаться лично. Предлагаю с ним назначить встречу через 2 часа по скайпу. Как смотрите?». Никак не смотрю, могу через 2 дня после обеда. А пока общайся самостоятельно. Не напрягайтесь, просто у нас правило, что встречи назначаются только в отведенные «окна» и как минимум за 24 часа. Вот такой вот ужас! Зато все работают вполне себе спокойно, и клиенты, когда «становятся» в очередь, покупают лучше. Другая сторона медали, вы предложили встречу, а на нее никто не ответил. Ни сегодня, ни завтра, ни в день встречи через 5 дней после приглашения. Это уже «тайм-менеджерская культура» компании. Кстати, мы ее «прокачиваем» (культуру) если надо. Можно индивидуально для вашей компании, а можно вместе с участниками ближайшего тренинга «Порядок в делах руководителя». Приходите, берите с собой ключевую команду, нанесем непоправимый положительный сдвиг сознанию ваших коллег и Вас лично :)
- Единая система цветовой кодировки (дел) для всей команды. Я категорически против «раскрашек» во все цвета радуги, когда у каждого своя «кодировка». Пусть беглый взгляд быстро помогает понять занятость свою или коллеги. Пример, я использую 4 ассоциативных (для меня) цвета. «Синий» – твердый и дисциплинированный цвет. Это под совещания, встречи, переговоры (подтвержденные). «Зеленый» – цвет свободы. Можно подвинуть, при этом показывает, что вы заняты, вы – единственный исполнитель, это ваши процессы или проекты. «Желтый» – солнечный цвет. Личное время: семья, друзья, спорт, обед, отдых и т.п. «Серый» – «сомнительный» цвет. Запланированная встреча, совещание, но еще не подтвержденная (жду ответа от участников). Серые окна утром (не подтвержденные) я превращаю в зеленые или синие. Не подтвердил, значит, не повезло.
- «Нарезка» любого дела в календаре от 20 минут до 1 часа. Не надо «бронировать» полдня под одно дело, полезнее поделить его на куски по возможности. Практика и исследования показывают, что непрерывная деятельность, которая нам наиболее эргономична, это «блок» от 20 до 48 минут. Так пусть все ваши активности ложатся в этот диапазон. Не зря урок в школе продолжается 45 минут. А потом обязательно будет перемена.
- Планируйте до 65% активного времени, будьте реалистичны. Хотите себя демотивировать? Напланируйте 30 дел на день, сделайте 27 и ложитесь спасть недовольными. Из 16 активных часов реалистично планировать около 10. Не забывайте об этом, жизнь преподнесёт вам сюрпризы. Будьте к этому готовы в своем расписании, оставив буфер из 6 часов. Оптимально по 1,5 часа в каждой четверти дня. Задержались в пробке на 30 минут, не смертельно – резерв вас сбалансировал.
- Введите стандартные префиксы. Открываю календарь в CRM у сотрудников клиента, там подряд 4 строчки (и все): «Позвонить», «Позвонить», «Позвонить»… Надо лезть по каждому делу (Позвонить) в сделку, смотреть в историю событий, слушать звонки, вспоминать, о чем договорились (неделю назад). Может, лучше потратить 10 секунд сразу после общения и написать для календаря: «К: МТС: Подтвердить встречу 11 мая у них в офисе». Где «К» — префикс, говорящий, что дело относится к клиенту. И теперь все «про клиентов» начинается с него. А «МТС», собственно, сам клиент.
- «Зачистка» в конце (начале) дня: перенос «хвостов», закрытие сделанного, «в корзину» не актуальные дела. За календарем надо «ухаживать». Как за грядкой в саду: пропалывать, разреживать (вспомнил колхозное прошлое), поливать. Я бы просто предложил подчищать 1 раз в день, закрывая завершенные дела. Это, кстати, очень сильно мотивирует.
- Выращивайте «скелет» своего регулярного расписания. Мы (люди) по своей природе очень цикличны. Ночью спим, днем работаем и активно живем. Видите, что (событие) повторяется, тут же настройте для него режим повторения (периодичность напоминаний). Планерки, фитнес, встречи с ключевыми партнерами, семейные выходные. Забронируйте время, или его «не найдется», когда понадобится…
- Чередуйте «твердое» и «мягкое», используйте буфер. Вам нужно сделать 4 встречи, каждая по 30 минут. Неправильный ход напилить их друг за другом. Гораздо эффективнее: 2 встречи подряд, между ними буфер 30 или 60 минут (зависит от вашего мастерства управлять совещаниями). Тогда буфер можно использовать для переключения, важных дел. А если что-то затянулось, буфером отыграть. Плюс буфер будет зоной «мягкого» между двумя «жесткими» блоками. Так нам с вами физиологичнее.
Ну как, готовы попробовать? Смелее, сильным быть легко, становиться сложно…
Приучайте себя быть структурированным во времени и пространстве.
А если вам хочется собрать все пазлы системы «Личный и командный тайм-менеджмент для руководителя» приглашаю на свой тренинг (идет 2 недели) «Порядок в делах руководителя».
Пробуйте и побеждайте. С праздником Вас, кстати, и новых мирных побед!
