У вас, как всегда, огромное количество дел, и вы не успеваете их сделать и отдохнуть? Вам просто нужно научиться управлять своим временем!
Тайм-менеджмент: основы
Тайм-менеджмент - это повышение эффективности использования своего времени. Данный навык никак не связан с загрузкой 24/7. Наоборот, он помогает снижать временные затраты на дела, которые приходится ежедневно выполнять.
На наш взгляд, освоение навыка тайм-менеджмента включает в себя 5 основных этапов:
1. Проанализируйте ситуацию “как есть” и выявите свои слабые места.
Не спешите использовать все существующие техники управления временем. Начните с анализа своего дня: отмечайте, сколько времени вы тратите на выполнение каждого дела. Да, даже 2 минуты на просмотр соцсетей.Затем посмотрите, на какие дела вы тратите больше времени впустую: может быть, это бесконечные ответы на почту? Или постоянное мытье посуды? Именно в них кроется один из главных резервов снижения временных затрат.
2. Научитесь правильно ставить цели и расставлять приоритеты.
Инструменты и методы
Во-первых, цели ставятся по принципу SMART (цель должна быть конкретна, измерима, достижима, актуальна, ограничена по сроку). Например, “увеличить свой доход в 2 раза к 1 декабря 2018 г”.
Во-вторых, крупные цели и более мелкие задачи и дела, необходимые для их достижения, распределяются согласно их важности: сначала выполняются более важные дела, затем все остальные. Здесь есть множество инструментов - матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, метод мишени, АБВ-анализ и другие.
Полезные ресурсы
Одна из причин, почему ваши планы не осуществляются, это отсутствие поставленной цели. Одним из результатов этого является прокрастинация. Представьте: вам нужно готовиться к экзамену или отчету, но вместо этого вы идете в магазин или гулять с собакой, убираетесь или залипаете в телефоне. Знакомо?
Ловите видео-выступление Тима Урбана о том, как цели и прокрастинация связаны и что с этой информацией делать. Также советуем познакомиться с его блогом о прокрастинации и не только. Сами читаем уже долгое время!
3. Освойте навыки планирования и управления своим временем.
Инструменты и методы
Первое шуточное (но это неточно) правило - закон Мерфи:
“Если что-то может пойти не так, оно обязательно так и пойдет”.
Поэтому всегда планируйте запас по времени для выполнения дел.Второе правило: “Ешьте слона по кусочкам”. Если у вас есть масштабная проблема/цель, не старайтесь выполнить ее за один раз - разбейте ее на отдельные небольшие задачи.Еще один крутой инструмент - mind maps. Это диаграмма связей, которая используется для визуального отображения любой информации. Ниже пример карты.
Рисовать “карты” можно на компьютере или от руки; планировать можно на кратко-, средне- и долгосрочный периоды, а группировать информацию по сферам жизни (семья, работа, здоровье, отдых и т.д.).
Полезные ресурсы
Здесь мы хотим дать вам самые крутые ресурсы для создания mind maps. Конечно, их можно составлять от руки на бумаге.
Но можно воспользоваться и программами:
Mind Meister – платформа с бесплатным доступом к базовому пакет. Позволяет делиться картами с коллегами для эффективной работы над совместными проектами.
Mind Mup – идеальна для новичков. Простой функционал, возможность создания индивидуальных карт, экспорт в PDF – все это доступно в базовом бесплатном пакете.
XMind – ресурс для продвинутых; предлагает большой выбор шаблонов, и стилей и даже функционал для создания презентаций. Большинство функций доступны бесплатно; в платном же пакете есть доп. бонусы – например, создание диаграмм Ганта.
Если вдруг mind mapping не для вас, то воспользуйтесь современными электронными системами планирования.
Первая и, пожалуй, самая известная – Google Календарь. Доступ к веб- и мобильной версии бесплатный. Широкий функционал включает также работу с мероприятиями, напоминаниями и целями.
Пользователям Mac и iOS следует обратить внимание на сервис Fantastical 2. Простой и удобный интерфейс сопряжен со всеми необходимыми функциями для планирования. Цена 2 990 р. за веб-версию, и 229 за мобильную.
Из мобильных систем планирования можно выделить бесплатное приложение Any.Do - широкий функционал, возможность добавлять задачи с помощью голосового ввода, приятный дизайн для iOS и Android.
4. Управляйте затратами ресурсов - временных и денежных.
Инструменты и методы
На первом этапе вы выявили те дела, которые отнимают большую часть вашего времени. Многие из них (выбор одежды, поиск потерянной вещи, уборка) связаны с тем, что у вас нет порядка - в доме, на компьютере, в голове.
Чтобы навести его, нужно избавиться от тех вещей, которые не доставляют вам радости и организовать максимально простую систему хранения. Например, это можно сделать, прочитав книгу Мари Кондо “Магическая уборка”. Заранее запаситесь мешками для мусора!
Второй важный принцип - аутсорсинг. Отдавайте дела, которые вы не любите/ не умеете быстро делать, профессионалам в этой области. Уборку - клинерам, приготовление еды - поварам в кафе.
Как понять, что аутсорсинг стоит того? Посчитайте, сколько денег вы заработали в прошлом месяце, и сколько времени у вас на это ушло; разделите заработок на количество часов. Вы получили ваш доход в рабочий час: если он больше, чем стоимость услуг специалиста за час, аутсорсинг выгоден.
Полезные ресурсы
Наш самый главный ресурс – время. Чтобы перестать отвлекаться на смартфон и соцсети, как бы парадоксально это не звучало, можно скачать приложение!
Forest - приложение для iOS и Android, где вы сажаете виртуальное дерево каждый раз, когда принимаетесь за работу, определяя то время, которое хотите проработать. Если вы отвлечётесь и откроете другое приложение, дерево погибнет. Не будете отвлекаться – вырастите целый лес.
Quest - приложение-квест, где за выполнение задач вы получаете кристалл, который равноценен очкам опыта, постепенно приближающим вас к новому уровню. Доступно для платформы iOS.
5. Отдыхайте и поощряйте себя за достижение целей.
Инструменты и методы
Да, отдых тоже нужно планировать, иначе вы рискуете прийти к эмоциональному выгоранию и полной апатии.Кроме того, не забывайте награждать себя. Выполнили цель - как-то отпраздновали это: купили желанную вещь, исполнили детскую мечту, устроили себе дополнительный выходной.
Тайм менеджмент для продвинутых
Напоследок мы хотим поделиться с вами мировыми бестселлерами по эффективному планированию и тайм-менеджменту от ведущих экспертов в этой области:
Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности»
Автор предлагает более 20 доступных методов для изменения подхода к работе и повседневным обязанностям. Вы научитесь основам тайм-менеджмента, расстановке приоритетов и эффективного планированию распорядка дня.
Керри Глисон «Работай меньше, успевай больше»
Книга содержит конкретные рекомендации о том, как правильно организовать свой рабочий процесс и стать более эффективными и результативными. Вы узнаете, как преодолеть привычку откладывать дела на потом, избавиться от ощущения перегруженности и начать испытывать удовольствие от работы.
Спасибо, что дочитали статью до конца! Ставьте лайки, делитесь в комментариях своими любимыми инструментами для управления временем, подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзене и Телеграме.
