Финансовая прозрачность и контроль для малого бизнеса

Когда-то, в начале 2000-х, у меня не было ни нормального управленческого учёта, ни автоматизации. Вести полноценный платёжный календарь не хватало ни времени, ни энергии. Но один метод помог мне тогда пережить несколько непростых лет — и, как ни странно, всплыл снова совсем недавно. Я начал переселять дашборды в Telegram-бот, и в процессе наткнулся на старую идею: контроль среднего остатка денег за 30 дней. Просто, понятно и удивительно эффективно. Суть простая: берёте остатки денег по всем счетам и кассам — каждый день...

Статья была опубликована в личном блоге 19 декабря 2020 года. Управленческие должностные инструкции не могут быть сформированы сами по себе. Они являются результатом проработки цепочки взаимозависимых элементов. Я это называю "Базовые элементы порядка в организации". Базовые элементы лучше рассматривать в логической цепочке: Дерево целей → функциональные цепочки к целям → дерево функций → функциональная матрица → управленческая организационная диаграмма (структура) → должностные инструкции. Проект...

В головы предпринимателей уже встроили мантру: «Хочешь управлять — делай бюджет и финмодель». И кажется, что без этого управлять невозможно. А теперь честно: жизнь всё равно идёт не по плану. Бюджет — это как бумажная карта, нарисованная в прошлом. Финмодель — это предварительное обдумывание путешествия. Попытка представить, что будет происходить, и взять с собой всё необходимое. Помните Филеаса Фогга из «Вокруг света за 80 дней»? В детстве я смотрел этот мультик и восхищался: он садился перед путешествием, задумывался и спокойно перечислял всё, что нужно взять...

На одном из моих эфиров финансист задал вопрос: — Как заставить собственника выйти из операционки? Фраза будто из родительского собрания, правда? Как будто где-то есть взрослый, а где-то — ребёнок, который не слушается. И это не случайно. Многие финансисты действительно смотрят на предпринимателей как на детей малых, которых нужно учить уму-разуму. Если не направить, не проконтролировать — обязательно что-то пойдёт не так. Причём всё это, как правило, из лучших побуждений. Пишу этот текст и для предпринимателей, и для финансистов...

Сегодня выражение «управление на основе цифр» звучит на каждом шагу. Этим прикрывают консалтинг, обучение, дашборды, финансовые модели. Но давайте честно: если вам построили красивую финансовую модель в Excel — это и есть управление на основе цифр? Или это всего лишь иллюзия управления? Разберёмся спокойно и по существу — с чего всё начинается на самом деле. Какую бы цель ни ставил предприниматель — развивать, масштабировать, помогать миру — если бизнес не приносит прибыль, это уже не бизнес...

К своим пятидесяти годам и более чем тридцати годам предпринимательства я пришёл к выводу: по-настоящему бизнесом можно назвать только то, что можно масштабировать. Зародыш бизнеса — это своё дело, ремесло. А вот бизнес — это когда система работает сама, а на тебя работают люди. Эту мысль отлично иллюстрирует квадрант Роберта Кийосаки: Предприниматель — это человек, который предпринимает. Он стоит у руля на старте и в кризисные периоды, когда нужно действовать. Но когда бизнес уже стабилен и приносит прибыль, предприниматель начинает вредить...

Большинство предпринимателей уверены, что полноценная ERP-система — это слишком дорого и сложно для малого бизнеса. ERP воспринимается как нечто корпоративное: огромные бюджеты, сложные внедрения, десятки специалистов. Но времена меняются. И сегодня можно уверенно сказать: ERP стала доступна даже микробизнесу. ERP (Enterprise Resource Planning) — это система, которая соединяет все ключевые функции бизнеса: производство, склад, финансы, закупки, продажи, персонал. Долгое время ERP-решения создавались для крупных компаний...

Excel кажется универсальным инструментом. Он мощный, гибкий, знакомый каждому. На нём можно быстро построить таблицы, формулы, графики. И когда предприниматель впервые понимает, что бизнесу нужен учёт, почти всегда выбор падает именно на Excel. Всё просто: удобно, доступно и даёт результат здесь и сейчас. На фоне Excel дорогие программы учёта, которые нужно долго внедрять и поддерживать, выглядят монстрами. Кажется: зачем усложнять? Даже успешные компании говорят: «Мы сотни миллионов ведём в Excel — и растём каждый год!» И правда, Excel затягивает...

В бизнесе всё должно быть просто: нажал кнопку — и видишь, где деньги и сколько зарабатываешь. Но на практике предприниматели до сих пор ждут отчётов неделями, а финансисты ночами крутят Excel. И отсюда вечные боли: На самом деле корень всех этих проблем один — управленческий учёт на устаревшей базе. Я сам через это прошёл. Когда не видишь полной картины бизнеса — не можешь выйти из операционки, не можешь масштабироваться, рискуешь потерять всё...

Кассовый разрыв — это когда сегодня нечем платить. Но есть и обратная проблема — профицит денег, когда лишние средства просто лежат и теряют ценность. Обе ситуации одинаково вредны. В первую очередь избавляемся от профицита: Бизнес долго в убытке, ресурсы съедены, платить нечем. Решение: контроль динамики собственного капитала. Если он падает — срочно меняем стратегию. Клиент задержал оплату, а счета ждать не могут. Найдите средний остаток денег, при котором разрывы минимальны. Каждый день считайте среднее за последние 30 дней и держите его не ниже — и не сильно выше...

На заре моей предпринимательской деятельности мы работали в основном на товарных кредитах поставщиков. Круто ведь: Однажды мне пришлось воевать с конкурентами, которые очень сильно демпинговали. По моей финансовой модели я не мог дать в рынок такие цены, которые давали эти конкуренты. Пришлось искать пути выживания. Я пришёл в банк. Оказалось, что всю необходимую сумму, чтобы покупать товар «в деньги», они могли дать мне с учётом уже имеющихся у меня оборотов. Тогда было приблизительно 20% годовых. Я пришёл к поставщику и предложил покупать у него товар в деньги. Он тут же дал мне 10% дисконт...