Smartway

Это вообще законно? Обычно контроль финансовых потоков в группе компаний возлагают на управляющую компанию или на какое-то другое юридическое лицо. Как корректно оплачивать командировки сотрудников, оформленные на другое юрлицо, и законно ли это? Отвечает директор юридического департамента Smartway Наталья Терентьева. «Да, законно. Вот как в Smartway решили эту проблему: компания может принять оплату за контрагента от третьего лица (ст. 313 Гражданского кодекса), если поступило указание клиента. Что понадобится, чтобы зачислить оплату на счет Smartway. Письмо-поручение должника — он же клиент сервиса — о том, что поездку за него оплатит третье лицо. Если это третье лицо тоже клиент Smartway, мы запрашиваем письмо и от него. Ведь плательщик должен сообщить Smartway, на чей личный кабинет необходимо внести платеж».

Представьте, что сотрудника не пускают в самолет, потому что билет куплен не на тот документ. Или он потерял паспорт за границей. Мы знаем, что делать в таких случаях и как предотвратить форс-мажоры. И чтобы поделиться знаниями с вами, мы написали подробный гайд. В нем — чек-лист важных документов для отчетности и ещё 12 нюансов, которые нужно знать про права и обязанности сотрудников. Например, мы рассказали: — Какие документы нужны иностранному сотруднику в России, — Что писать в графе с отчеством, если его нет, — В какие страны можно улететь по внутреннему российскому паспорту и где может ждать подвох, — Куда можно получить визу в 2023 году. Скачивайте гайд для себя и делитесь с коллегами, которые занимаются командировками

Всех с пятницей. Но прежде чем отправиться отдыхать, — прочитайте наш дайджест. Особенно, если вы планируете завтра в Шереметьево на «Аэроэкспрессе» Кто куда полетит • Red Wings Москва — Баку с 04.05 • «Россия» Москва — Калининград с 01.06 •«Белавиа» Минск — Мурманск с 23.05 • «ИрАэро» Иркутск — Улан-Батор с 29.04 • «ЮТэйр» Тюмень — Худжанд с 03.05 Будут летать чаще • «Аэрофлот» Москва — Тамчи с 02.06 ежедневно • «КрасАвиа» Красноярск — Улан-Батор с 24.05 каждую неделю • «Победа» Нижнекамск — Санкт–Петербург с 03.06 ежедневно Рейсов не будет «Россия» Москва — Магнитогорск с 1 июня по 18 сентября Что еще 🔥 22 и 23 апреля все «Аэроэкспрессы» в Шереметьево будут отправляться с Савеловского вокзала. • Албания отменила безвизовые поездки для россиян • В Краснодаре открылся новый визовый центр Италии Almaviva. Минимальный срок рассмотрения документов — 14 календарных дней.

🥳 Мы запустили «Академию Smartway»! Рассказываем, что это такое и зачем регистрироваться уже сейчас. «Академия» — бесплатная образовательная платформа без домашки и скучных лекций. На ней мы собрали десятки полезных вебинаров, чек-листов и гайдов, которые пригодятся в работе тревел и HR-менеджеру, бухгалтеру и руководителю. В учебных материалах мы объединили экспертизу финансовых директоров, директоров по развитию крупных компаний и руководителей разных департаментов. Достаточно учиться 15–30 минут в день, чтобы стать экспертом в организации деловых поездок и заниматься этим профессионально. После регистрации вы получаете бесплатную подписку на платформу, материалы которой постоянно обновляются. Начните учиться в «Академии»

Елена Соболева — ведущий специалист отдела методологии и взаимодействия по наземному контенту — знает все про апартаменты и советует не бронировать их день в день. Вот почему. «Апартаменты или квартиры — хороший вариант для тех, кто хочет в командировке иметь возможность приготовить еду, постирать вещи или парковать машину во дворе. Но у этого варианта размещения есть подводные камни, о которых нужно знать. Проверка документов при бесконтактном заселении Апартаменты бывают одиночными и целой сетью. Заселение и там, и там может быть очным с администратором или бесконтактным, — когда гостю высылают инструкцию, где взять ключи. Если это сеть, его могут попросить приехать за ключами в центральный офис. Как и в отеле, при заселении потребуется паспорт. Но если в отеле его сканируют на месте, то, например, при бесконтактном заселении администратор апартаментов может попросить выслать фото паспорта в мессенджере. Эта стандартная процедура, но она пугает гостей. Депозит за сохранность Его могут попросить оплатить наличными или картой в виде залога за сохранность имущества. Этот депозит владельцы апартаментов отказываются проводить по безналу через поставщиков или напрямую. Для них это лишняя транзакция, так как в 99% сумму возвращают жильцам сразу же после выселения. Оплата за уборку. Правила и стоимость уборки владельцы устанавливают самостоятельно. Иногда оплату могут вычесть из депозита. Все эти нюансы представитель апартаментов должен озвучить гостю заранее. Эту оплату тоже нельзя провести по безналу. Время заселения Не все апартаменты проводят заселение круглосуточно, если оно не бесконтактное. О времени заезда нужно договариваться с собственником или администратором заранее, чтобы он рассчитал время на дорогу до объекта размещения и приехал вовремя. Поэтому лучше не бронировать такое жилье день в день. Нет сертификата на соответствие требованиям и стандартам А также собственник апартаментов или квартиры, как правило, физлицо. Поэтому с ними не так просто вести переговоры, если что-то не устраивает по качеству. В этом плане с отелями легче обсуждать какие-то моменты. Мы в Smartway работаем с проверенными поставщиками, у которых есть договоры с собственниками квартир. Они обязательно должны быть оформлен как ИП или самозанятый. Это помогает компаниям не только оплачивать все по безналу, но и быть уверенными в закрывающих документах».

У группы компании СВЭЛ 2000+ сотрудников и более 6000 командировок и вахт, на которые отправляют специалистов из технического контроля и сервисно-монтажного отдела. До перехода на Smartway поездки в компании оформляли вручную. На организацию каждой тратили до нескольких часов. Когда командировок сотни в месяц, такой подход был неэффективен и вредил остальным процессам. Например, из-за долгого согласования услуг, билеты постоянно росли в цене. Приходилось пересогласовывать и получался замкнутый круг. О том, как в компании стали в 10 раз быстрее анализировать затраты на поездки и смогли на 50% сократить расходы на билеты и гостиницы, — рассказывает руководитель секретариата АО «Группы «СВЭЛ». Почитайте кейс, чтобы узнать об инструментах, которые помогли компании.

Полезный совет про возможности API и контрольных кодов от Александра Мурзаева, руководителя отдела разработки ПО Smartway «У каждой компании есть набор внутренних правил и механизмов для согласования и приобретения поездок. Бывает так, что она уже выстроила эти процессы в собственной системе управления персоналом. Но ее функционала не хватает, чтобы реализовать те или иные цели. В Smartway можно интегрироваться через API и синхронизировать данные компании с возможностями сервиса. Например, чтобы оперативно следить за согласованием командировок и покупками: Smartway не разрешит сотруднику купить билеты или забронировать гостиницу до тех пор, пока во внутренней системе компании эту поездку не согласуют. В этом помогают контрольные коды. Вот как устроена работа с ними: компания присылает коды через API, а Smartway проверяет их, когда сотрудники покупают услуги (билеты и номера в отеле) или согласовывают поездки. Без кода не получится что-либо купить или забронировать. При помощи контрольных кодов компания подтверждает, что конкретному сотруднику можно ехать в командировку. Когда разрешение получено, он сможет купить все необходимые услуги для деловой поездки в рамках тревел-политик компании. Получается, что контрольные коды — дополнительный механизм ограничения покупок: как смс из банка для подтверждения операций об оплате».

Сохраняйте дату и регистрируйтесь на вебинар «ВкусВилл для бизнеса» x Smartway 19 апреля в 12:00 по Мск спикеры двух компаний расскажут про 10 инструментов, которые повышают лояльность и эффективность сотрудников. Также расскажут, как: — выстраивать бережную коммуникацию внутри своих команд, — повысить продуктивность сотрудников, не контролируя их, — настроить обратную связь, чтобы помогать сотрудникам расти Спикеры: Наталья Митрофанова — лидер проекта «ВкусВилл для бизнеса» Татьяна Кузнецова — руководитель административного отдела Smartway Будет полезно отделам кадров, HR и административным департаментам и руководителям

Сроки, стоимость и нюансы шенгенской зоны. Разбираемся, куда и как быстро россиянам можно получить визу этой весной. Сколько стоит сбор С октября 2022 года консульский сбор за шенгенскую визу (в любую страну Евросоюза) составляет 80 евро для всех целей поездки. Сроки рассмотрения На процесс рассмотрения визовых документов стоит закладывать от 15 до 45 рабочих дней. Некоторые страны рассматривают быстрее, но будет зависеть от нагрузки самих центров. Например, Греция за 7–8 рабочих дней, Испания — 13–15 календарных дней. Однако советуем закладывать сроки на подачу документов по максимуму. На сколько выдают С октября 2022 года гражданам РФ всё чаще стали одобрять (любые страны ЕС) однократные визы на даты поездки и многократные визы с коротким сроком действия (1–3 месяца). Визы на более долгий срок (год и более) тоже одобряют, но значительно реже, чем раньше. Детальнее по странам и их требованиям — Финляндия больше не выдаёт визы с целью туризма гражданам РФ. — Германия ужесточила требования к подаче документов: теперь обязательно нужна страховка, выданная европейской страховой компанией. Российские страховки не принимают. Также могут потребовать выписку из банка на территории ЕС. Условие действует для туризма и для некоторых других целей поездки, когда за заявителя не берут расходы. Выписки из российских банков не подходят. — Хорватия просит подавать документы за 45 дней до предполагаемой даты начала поездки. Документы с более ранней датой выезда в визовом центре не принимают. Стоит отметить С сентября 2022 года россиянам нельзя въезжать по шенгенской визе в Латвию, Литву, Эстонию, Польшу, Чехию, Финляндию из-за пределов Шенгенской зоны. Исключением могут стать гуманитарные причины, которые придется доказать на границе. Это не касается обладателей ВНЖ стран ЕС, обладателей рабочих, студенческих виз и виз типа D. Въехать в вышеуказанные страны из других стран Шенгенской зоны можно. Например, въехать в Польшу по шенгенской визе напрямую из России (или Турции) нельзя. Но въехать в Польшу из Германии можно.  Учитывайте эти особенности при планировании своих заграничных командировок.

Первый месяц весны пролетел быстрее, чем самолет Хельсинки – Таллин. Полет длится всего 35 минут и за это время точно можно прочитать наш дайджест. Кто куда полетел • «Аврора» из Владивостока в Харбин и Пекин • Red Wings Уфа – Ереван • Uzbekistan Airways из Ташкента в Омск и Владивосток • «Азимут» Сочи – Ургенч Кто куда полетит • «Северсталь» в Минск из Калуги и Архангельска 2.04 и 6.04 • «Азимут» Сочи – Самарканд с 7.04 • Smartavia Москва – Томск с 30.04 • Nordwind Airlines Красноярск – Бохтаром (Таджикистан) с 3.05 • FlyArystan Актау – Ереван с 4.05 • S7 Airlines Новосибирск – Ташкент с 5.05, Иркутск – Пекин зимой • Utair Тюмень – Бодрум с 2.06, из Ханты-Мансийска в Минводы и Горно-Алтайск с 3.06 • «Аэрофлот» Владивосток – Петербург с 3.06 • «Россия» Минводы – Красноярск с 4.06 Будут летать чаще • «Аэрофлот» из Москвы во Владивосток и Петропавловск-Камчатский с апреля • S7 Airlines из Новосибирска в Дубай с 3.05 и Нижний Новгород с 4.10, из Иркутска в Уфу и Екатеринбург с 28.10, из Москвы в Худжанд и Ош зимой Еще: • Вьетнам планирует увеличить до 45 дней срок безвизового пребывания россиян

🔥 Зарубежные командировки стали доступнее — у нас появился специальный тариф Turkish Airlines для клиентов Smartway. Вчера мы писали, что число рейсов в Турцию растет, а еще Стамбул и другие города часто используют для пересадок при командировках в Европу. Уже сегодня клиенты Smartway могут купить билеты авиакомпании Turkish Airlines по уникальному тарифу Сorporate, который действует для вылетов из России. Сorporate стоит как самый недорогой тариф, но в него дополнительно входят багаж 33 кг, возможность возврата и обмена билетов, если планы вдруг поменяются. Получается, клиенты Smartway получат условия тарифа классом выше по самой низкой цене.

Как обстоят дела у авиаотрасли спустя год после санкций? Александр Смирнов, руководитель поддержки по авиа- и жд-билетам, поделился инсайдами. • Положение авиакомпаний Государство активно поддерживает авиакомпании: субсидирует внутренние поездки и помогает выкупать иностранные самолеты. Ни один перевозчик не остановил перелеты. • Безопасность Количество происшествий увеличилось в рамках погрешности. Ситуация остается стабильной благодаря перестановке исправных запчастей с самолета на самолет, неофициальному параллельному импорту и новому опыту российских поставщиков в обслуживании иностранных самолетов. Пример — замена стоек шасси AIRBUS330 «Аэрофлота». Такого раньше в России не проводили. • Парк В прошлом году авиакомпании перевезли 95 млн пассажиров при плане 100 млн. Это меньше возможностей перевозчиков. Учитывая, что произведенные в России самолеты появятся через 5-7 лет, «иностранцев» хватит для всех пассажиров на все это время. • Направления полетов Из европейских стран долететь без пересадок можно только в Сербию, но появляется больше рейсов на азиатском направлении. Почти восстановились объемы полетов в Китай, чаще летают в Тайланд, Малайзию, Кувейт, ОАЭ. Количество прямых рейсов в Армению и Турцию сравнимо с направлением Москва – Сочи. Эти страны часто используют для пересадок. С марта прошлого года число доступных маршрутов без пересадок выросло на 10-15%. • Цены на билеты Год цены росли лавинообразно с пиком в октябре-ноябре. Дальше стоимость стала падать, но до показателей начала 2022 года еще далеко. Хорошая новость — наценки на перелеты не представленных на российском рынке авиакомпаний снизились в 2 раза. Это произошло благодаря развитию электронной коммерции между агентами в России и третьих стран, а также устойчивому курсу валюты. Это позволяет закладывать в стоимость билета меньше рисков. Какой итог? Прогноз — сдержанно-оптимистичный. Пока мы не ждем сильного роста пассажиропотока и открытия европейских направлений, но и новых кризисов тоже.