Инженеры больше привыкли к выражению “задание на проектирование”. Но дело в том, что здесь пойдёт речь не об инженерном проекте, а о проекте из области проектного управления (управления проектами). А здесь как раз часто в литературе встречается выражение “проектное задание”.
В одном из источников я встретил примерно такую последовательность действий по разработке проектного задания. Привожу её не в оригинале, а в своей обработке:
- Определить участников проекта (их ещё называют стейкхолдеры, но я эти иностранные словечки не люблю). Здесь имеются в виду не столько исполнители, сколько те, кто заинтересован в результатах, и кто будет обеспечивать проект ресурсами, и на чьи интересы могут повлиять результаты.
- Поговорить со всеми людьми, которые попали в список участников проекта по итогам выполнения пункта первого. Выяснить их мнение о возможностях проекта.
- Одновременно с первыми двумя шагами просмотреть все доступные материалы по проекту (презентации, видео, документацию и т.п.).
- На основании переговоров с участниками проекта и просмотренных материалов подготовить черновой вариант проектного задания.
- Представить черновик проектного задания на одобрение лицам из списка заинтересованных. Желательно сделать это формально, с подписями. Это имеет значение, потому что без соблюдения формальностей в случае провала крайним сделают обязательно руководителя проекта, то есть вас.
- Когда все одобрения получены и подписи собраны, можно переходить к следующему шагу планирования.
- Если подписать черновик не удалось, потому что имелись вопросы, пожелания и замечания, то необходимо исправить документ с проектным заданием, учтя все эти замечания/пожелания. Затем представляем новый вариант на утверждение повторно.
- Повторяем предыдущий пункт до тех пор, пока не будет получено полное и всеобщее одобрение проектного задания.
Схематически это будет выглядеть примерно так:
Почему подписи проектного задания важны, я уже сказал. Но может случиться так, что кто-то из участников проекта упрётся рогом в землю и не будет подписывать. Тогда можно пойти следующим путём:
- Решить (или узнать), сможете ли вы обойтись без его одобрения.
- Если да, то сделайте письменную отметку в документе задания о причинах отказа одобрить проект, а также о ваших аргументах в пользу проекта.
- Занесите отказ в список рисков проекта.
- Переходите к следующему шагу планирования.
При этом следует помнить, что люди обычно редко отказываются ставить подпись просто так. Наверняка есть какие-то причины. Возможно, вы просто не видите тех рисков, которые видит человек, отказавшийся одобрить проект.
В этом случае не будет лишним побеседовать с этим человеком один на один. Возможно, вы найдёте решения, которые устроят всех. Или наоборот, вам откроют глаза и вы увидите, что проект заведомо провальный. Уж поверьте, лучше провалиться на этапе проектного задания, чем на завершающей стадии проекта, когда в него уже вложены большие средства.
Если же ответ всё равно отрицательный, а вы не можете двигаться дальше без одобрения этого человека, но уверены в своей правоте, то остаётся только один выход - обратиться к вышестоящему лицу. Ну или плюнуть и забыть. Но вы ведь не из тех, кто сдаётся, правда?
На этом всё. Подписывайтесь на канал, чтобы ничего не пропустить…
