Мамонтов Консалтинг

Опять двадцать пять Наши существующие и потенциальные клиенты постоянно рассказывают, как сами пытались выстраивать процессы и систематизировать бизнес. Но на самом деле это одна и та же история. Там только меняются названия компаний, должности и фамилии людей. Вот эта история – собственник понимает, что необходимо навести порядок в бизнесе, документировать хотя бы существующие процессы и вероятно даже их автоматизировать. Он поручает задачу кому-то из существующих руководителей компании – генеральному директору, финансовому директору, РОПУ и даже директору по кадрам. В принципе должность не важна. Практически всегда задача не воспринимается и не оформляется как внутренний проект. Проектной команды нет, необходимые полномочия не предоставляются. Сотрудник, которому поручили выстроить процессы,  как-то сам должен их описать и согласовать с остальными руководителями и собственниками. Назначенный сотрудник зачастую ничего подобного раньше не делал. Поэтому он начинает либо учиться, либо сразу делать как сам понимает. Это же «так просто сделать». И вот удалось разработать первый процесс, начинают согласовать. Согласование растягивается на недели и месяцы. Каждый участник согласования дает кучу правок и изменений. Обычно после нескольких месяцев такой «работы» все участники процесса, включая собственника, устают и теряют интерес. Местами остаются какие-то единичные недоделанные регламенты и процессы, но, по сути, это ничего не решает. Все усилия и активности сходят на нет. Дальше происходит следующее - нанимается либо новый руководитель на замену тому, который занимался процессами. Либо нанимается отдельный сотрудник по процессам. Обычно стараются взять сотрудника из компании, где процессы уже выстроены. При приеме на работу трудно проверить квалификацию такого сотрудника. Иногда такие сотрудники приносят с собой регламенты и процессы с прошлого места работы. Но их тоже предстоит адаптировать к текущей компании и согласовывать. Таких циклов найма бывает  несколько на протяжении многих лет. Но по факту жизнь идет, а процессы так и не выстраиваются. Мы недавно решили проанализировать причины такой ситуации. В результате анализа поняли, что не всякий руководитель может выстроить процессы «с нуля». Для этого необходимо обладать специальными навыками и квалификацией. При этом еще желательно иметь опыт таких проектов в других компаниях. Большинство кандидатов на руководящие должности таким опытом не обладают. Они либо просто руководят уже кем-то выстроенными процессами, либо работали в компаниях, где также не было ничего выстроено. Они могут только чуть-чуть «подкручивать» существующие процессы. Людей с опытом выстраивания процессов на рынке в принципе очень мало. Мы это знаем еще и потому что постоянно сами ищем таких людей. С другой стороны, таким людям просто неоткуда взяться. Проекты по выстраиванию процессов шли только в крупных и очень крупных компаниях. В остальных компаниях таких проектов чаще всего не было. Вот и получается, что если вы хотите выстроить процессы самостоятельно, то необходимо искать и нанимать для этого сотрудника, который уже выполнял такие проекты и имеет необходимые навыки. А те, кто никогда ничего не выстраивал Вам ничем не помогут. Конечно, всегда есть вариант – обратиться к нам. Мы любим и умеем наводить порядок и выстраивать процессы в других компаниях.

Манипуляции в бизнесе На днях увидел в Ютубе ролик, где очередной бизнес «гуру» на разборе предлагает собственнику бизнеса «лайфхак» по управлению сотрудниками. Ситуация следующая – сотрудники часто приходят к собственнику и задают те или иные вопросы. «Гуру» предложил каждого сотрудника, задающего вопрос спрашивать - «А ты сам как думаешь?» и не давать ответа. Пусть сотрудник сам найдет ответ в присутствии собственника. Зададите одному и тому же сотруднику пару раз такой вопрос и по мнению «гуру» он перестанет приходить к собственнику и сам будет решать любые возникающие вопросы. На первый взгляд все выглядит вроде бы просто и логично. Но давайте подробнее разберем ситуацию и последствия применения «лайфхака». Первое, что приходит в голову – значит процессы в компании не документированы и посмотреть просто некуда. Поэтому сотрудники и приходят с вопросами к собственнику. Иногда даже с одними и теми же вопросами несколько раз подряд. Мы это часто видим у наших клиентов. Конечно такое положение дел раздражает и хочется, чтобы сотрудники больше не приходили, а «как-то» сами решали этот вопрос. Но выход здесь один – задокументировать основные процессы. Причем постараться максимально описать возможные ситуации, которые уже известны. Например, что делать, если при приемке товара возникла недостача. Второе, с помощью такой манипуляции, а это именно манипуляция, можно потерять авторитет у сотрудников. Сотрудники конечно перестанут приходить с вопросами и станут решать их сами. Как смогут так и будут решать. Но если вы потом будете ругать или еще хуже – накажите сотрудника за те решения, которые он принял, то тут же станете в лице всех самодуром. Вы сами дали свободу действий, а потом за это отругали или наказали. Авторитет собственника будет потрачен безвозвратно. Третье, спросите «А почему надо будет ругаться на сотрудника или его наказывать?». Все просто – в большинстве случаев сотрудник не знает, что или как делать. Поэтому он и приходит с вопросами. Он считает, что собственник бизнеса должен рассказать, как в его бизнесе должна решаться та или иная ситуация. Кстати, правильно считает. Если собственник бизнеса не рассказывать, как и что делать правильно, то сотрудник конечно решит это сам. Но решение скорее всего будет самым простым. Если что-то можно не делать – он не будет делать. Как в примере с недостачей. Сотрудник скорее всего оформит ее как сможет и никого об этом не предупредит. В результате вопрос так и останется нерешенным. Такие вещи потом накапливаются и обнаруживаются тогда, когда с этим сделать уже ничего нельзя. Это просто придется списать на убытки. Знаю из опыта работы на большом предприятии, где таких нерешенных случаев накопилось на несколько миллионов рублей. Пришлось списывать все это на убытки. В результате подобные «лайфхаки» приводят только к ухудшению ситуации и никак не решают проблемы собственника. Надо очень внимательно применять такие «советы» в своем бизнесе.

Владеешь - обслуживай В субботу проснулась от смски о поступлении требования от налоговой. Доползла до компа. Проверила входящие. Так и есть. Нужно предоставить уточнение по декларации за прошлый год. Вопрос решаемый. Нужно всего лишь пару документов отправить. Потому отложила до понедельника. С одной стороны вроде бы неприятный момент. Только это неотъемлемые реалии своего дела Помимо доходов, развития, стратегии и т.п. есть расходы, обязательства, внутренние процессы и банальная текучка. Хотя, пожалуй, это не только к своему делу, к бизнесу относится. Любое владение, увлечение предполагает и приятные процессы (доходы, удовольствие, удовлетворение потребностей), и какие-то обязательные или неприятные процессы (расходы, обязательства, рутину) Купили квартиру и живем в ней - отлично! Только надо платить коммуналку и налоги. В квартире надо убирать. Если не самому, то привлекать кого-то за деньги для уборки. Путешествия - предполагают расходы на дорогу и проживание. Или обязательный репортаж, отчет и т.п. (если рекламный тур) Кулинария - помимо продуктов еще и предполагает уборку посуды и помещений после. Самое интересное, чем лучше, качественнее, прозрачнее организованы процессы условно расходные и обязательные, тем легче, эффективнее, с лучшим результатом осуществляются доходные и кайфовые процессы. Вне зависимости о чем идет речь, о своем деле или о своем хобби, доме и т.п.

Если вам кажется, вам не кажется. "Вот чувствую, что-то у нас не так. Но не понимаю, что." Такой запрос или вопрос, даже не знаю, как лучше назвать, слышала перед диагностикой от клиентов не раз. Дальше часто бывают фразы: может мне кажется, может я чего-то не знаю, упускаю и т.п. Вот из моего опыта, почти всегда находится, что не так, и скорее всего в том же месте. Вопрос в инструментах. В одном случае, например, владелец компании предполагал, что что-то не так на производстве. Даже поставил камеры. Только вот, "что" нашли через данные в учётной системе. В другом случае предполагали воровство в определенном цехе. Схему раскрыли, сложив причины штрафов сотрудников и очень трепетное отношение начальника к оформлению списания в рамках норм естественной убыли. А сколько таких "не так" находилось, если работа ведётся больше чем в одном юрлице! Бизнесовая чуйка, интуиция - сильная вещь, а потому лучше себя слушать и искать. Почти всегда находятся критичные вещи, устранение которых хорошо влияет на бизнес. Чувствуете, что есть вопросы, но не можете сами найти, обращайтесь к консультантам, аудиторам и т.п. С другой стороны, если есть ощущение, что все хорошо и ничего не скребёт внутри, не придумывайте себе приключений. Понятное дело, даже в этом случае во время диагностики найдем, что улучшить и исправить. Только вот ценности для вас это нести не будет. Скорее наоборот. Будете находить аргументы, чтобы оставить все как есть, что найденное неважно, не нужно и т.п. Вы же чувствуете, что все хорошо. Если, правда, искренне чувствуете.

Зачем делать диагностику бизнеса? Зачем определять какие-то проблемные места и точки роста? Можно же просто развивать сильные стороны бизнеса и будет счастье. Встречается же такая рекомендация, если у ребенка 5 по математике и 3 по биологии, нанять репетитора по математике. Так таланты развиваешь сильнее. С бизнесом такую же параллель можно провести. Вроде бы все верно. Но только, если с биологией дальше ситуация будет ухудшаться, то вероятна двойка, а там не аттестация светит и второй год. Придется решать задачи совсем другого масштаба. Там не до развития талантов ребенка будет. Надо оно? Вот и в бизнесе так. Понимание проблемных (узких) мест, так называемых бутылочных горлышек, позволит в первую очередь определить возможные потери и риски, чтобы их предотвратить. Т.е. "соломку подстелить" Громкие дела последнего года по неуплате налогов - как раз примеры, когда проблемные места были упущены из внимания, а зато активно продавали и продвигали (талант же). Кроме того, по моему опыту, про сильные стороны в своем бизнесе не всегда знают. Работает и ладно. В результате их не развивают и недополучают доход. Во время диагностики можно это тоже выявить. Все-таки даже для себя предпочитаю чекап делать. Мне выгоды очевидны. Предпочитаю страховаться от потерь. Однако, возможно, кто-то любит играть с огнем и рисковать. Каждому - свое.