Мамонтов Консалтинг

Опять двадцать пять Наши существующие и потенциальные клиенты постоянно рассказывают, как сами пытались выстраивать процессы и систематизировать бизнес. Но на самом деле это одна и та же история. Там только меняются названия компаний, должности и фамилии людей. Вот эта история – собственник понимает, что необходимо навести порядок в бизнесе, документировать хотя бы существующие процессы и вероятно даже их автоматизировать. Он поручает задачу кому-то из существующих руководителей компании – генеральному директору, финансовому директору, РОПУ и даже директору по кадрам. В принципе должность не важна. Практически всегда задача не воспринимается и не оформляется как внутренний проект. Проектной команды нет, необходимые полномочия не предоставляются. Сотрудник, которому поручили выстроить процессы,  как-то сам должен их описать и согласовать с остальными руководителями и собственниками. Назначенный сотрудник зачастую ничего подобного раньше не делал. Поэтому он начинает либо учиться, либо сразу делать как сам понимает. Это же «так просто сделать». И вот удалось разработать первый процесс, начинают согласовать. Согласование растягивается на недели и месяцы. Каждый участник согласования дает кучу правок и изменений. Обычно после нескольких месяцев такой «работы» все участники процесса, включая собственника, устают и теряют интерес. Местами остаются какие-то единичные недоделанные регламенты и процессы, но, по сути, это ничего не решает. Все усилия и активности сходят на нет. Дальше происходит следующее - нанимается либо новый руководитель на замену тому, который занимался процессами. Либо нанимается отдельный сотрудник по процессам. Обычно стараются взять сотрудника из компании, где процессы уже выстроены. При приеме на работу трудно проверить квалификацию такого сотрудника. Иногда такие сотрудники приносят с собой регламенты и процессы с прошлого места работы. Но их тоже предстоит адаптировать к текущей компании и согласовывать. Таких циклов найма бывает  несколько на протяжении многих лет. Но по факту жизнь идет, а процессы так и не выстраиваются. Мы недавно решили проанализировать причины такой ситуации. В результате анализа поняли, что не всякий руководитель может выстроить процессы «с нуля». Для этого необходимо обладать специальными навыками и квалификацией. При этом еще желательно иметь опыт таких проектов в других компаниях. Большинство кандидатов на руководящие должности таким опытом не обладают. Они либо просто руководят уже кем-то выстроенными процессами, либо работали в компаниях, где также не было ничего выстроено. Они могут только чуть-чуть «подкручивать» существующие процессы. Людей с опытом выстраивания процессов на рынке в принципе очень мало. Мы это знаем еще и потому что постоянно сами ищем таких людей. С другой стороны, таким людям просто неоткуда взяться. Проекты по выстраиванию процессов шли только в крупных и очень крупных компаниях. В остальных компаниях таких проектов чаще всего не было. Вот и получается, что если вы хотите выстроить процессы самостоятельно, то необходимо искать и нанимать для этого сотрудника, который уже выполнял такие проекты и имеет необходимые навыки. А те, кто никогда ничего не выстраивал Вам ничем не помогут. Конечно, всегда есть вариант – обратиться к нам. Мы любим и умеем наводить порядок и выстраивать процессы в других компаниях.

Манипуляции в бизнесе На днях увидел в Ютубе ролик, где очередной бизнес «гуру» на разборе предлагает собственнику бизнеса «лайфхак» по управлению сотрудниками. Ситуация следующая – сотрудники часто приходят к собственнику и задают те или иные вопросы. «Гуру» предложил каждого сотрудника, задающего вопрос спрашивать - «А ты сам как думаешь?» и не давать ответа. Пусть сотрудник сам найдет ответ в присутствии собственника. Зададите одному и тому же сотруднику пару раз такой вопрос и по мнению «гуру» он перестанет приходить к собственнику и сам будет решать любые возникающие вопросы. На первый взгляд все выглядит вроде бы просто и логично. Но давайте подробнее разберем ситуацию и последствия применения «лайфхака». Первое, что приходит в голову – значит процессы в компании не документированы и посмотреть просто некуда. Поэтому сотрудники и приходят с вопросами к собственнику. Иногда даже с одними и теми же вопросами несколько раз подряд. Мы это часто видим у наших клиентов. Конечно такое положение дел раздражает и хочется, чтобы сотрудники больше не приходили, а «как-то» сами решали этот вопрос. Но выход здесь один – задокументировать основные процессы. Причем постараться максимально описать возможные ситуации, которые уже известны. Например, что делать, если при приемке товара возникла недостача. Второе, с помощью такой манипуляции, а это именно манипуляция, можно потерять авторитет у сотрудников. Сотрудники конечно перестанут приходить с вопросами и станут решать их сами. Как смогут так и будут решать. Но если вы потом будете ругать или еще хуже – накажите сотрудника за те решения, которые он принял, то тут же станете в лице всех самодуром. Вы сами дали свободу действий, а потом за это отругали или наказали. Авторитет собственника будет потрачен безвозвратно. Третье, спросите «А почему надо будет ругаться на сотрудника или его наказывать?». Все просто – в большинстве случаев сотрудник не знает, что или как делать. Поэтому он и приходит с вопросами. Он считает, что собственник бизнеса должен рассказать, как в его бизнесе должна решаться та или иная ситуация. Кстати, правильно считает. Если собственник бизнеса не рассказывать, как и что делать правильно, то сотрудник конечно решит это сам. Но решение скорее всего будет самым простым. Если что-то можно не делать – он не будет делать. Как в примере с недостачей. Сотрудник скорее всего оформит ее как сможет и никого об этом не предупредит. В результате вопрос так и останется нерешенным. Такие вещи потом накапливаются и обнаруживаются тогда, когда с этим сделать уже ничего нельзя. Это просто придется списать на убытки. Знаю из опыта работы на большом предприятии, где таких нерешенных случаев накопилось на несколько миллионов рублей. Пришлось списывать все это на убытки. В результате подобные «лайфхаки» приводят только к ухудшению ситуации и никак не решают проблемы собственника. Надо очень внимательно применять такие «советы» в своем бизнесе.

Владеешь - обслуживай В субботу проснулась от смски о поступлении требования от налоговой. Доползла до компа. Проверила входящие. Так и есть. Нужно предоставить уточнение по декларации за прошлый год. Вопрос решаемый. Нужно всего лишь пару документов отправить. Потому отложила до понедельника. С одной стороны вроде бы неприятный момент. Только это неотъемлемые реалии своего дела Помимо доходов, развития, стратегии и т.п. есть расходы, обязательства, внутренние процессы и банальная текучка. Хотя, пожалуй, это не только к своему делу, к бизнесу относится. Любое владение, увлечение предполагает и приятные процессы (доходы, удовольствие, удовлетворение потребностей), и какие-то обязательные или неприятные процессы (расходы, обязательства, рутину) Купили квартиру и живем в ней - отлично! Только надо платить коммуналку и налоги. В квартире надо убирать. Если не самому, то привлекать кого-то за деньги для уборки. Путешествия - предполагают расходы на дорогу и проживание. Или обязательный репортаж, отчет и т.п. (если рекламный тур) Кулинария - помимо продуктов еще и предполагает уборку посуды и помещений после. Самое интересное, чем лучше, качественнее, прозрачнее организованы процессы условно расходные и обязательные, тем легче, эффективнее, с лучшим результатом осуществляются доходные и кайфовые процессы. Вне зависимости о чем идет речь, о своем деле или о своем хобби, доме и т.п.

Если вам кажется, вам не кажется. "Вот чувствую, что-то у нас не так. Но не понимаю, что." Такой запрос или вопрос, даже не знаю, как лучше назвать, слышала перед диагностикой от клиентов не раз. Дальше часто бывают фразы: может мне кажется, может я чего-то не знаю, упускаю и т.п. Вот из моего опыта, почти всегда находится, что не так, и скорее всего в том же месте. Вопрос в инструментах. В одном случае, например, владелец компании предполагал, что что-то не так на производстве. Даже поставил камеры. Только вот, "что" нашли через данные в учётной системе. В другом случае предполагали воровство в определенном цехе. Схему раскрыли, сложив причины штрафов сотрудников и очень трепетное отношение начальника к оформлению списания в рамках норм естественной убыли. А сколько таких "не так" находилось, если работа ведётся больше чем в одном юрлице! Бизнесовая чуйка, интуиция - сильная вещь, а потому лучше себя слушать и искать. Почти всегда находятся критичные вещи, устранение которых хорошо влияет на бизнес. Чувствуете, что есть вопросы, но не можете сами найти, обращайтесь к консультантам, аудиторам и т.п. С другой стороны, если есть ощущение, что все хорошо и ничего не скребёт внутри, не придумывайте себе приключений. Понятное дело, даже в этом случае во время диагностики найдем, что улучшить и исправить. Только вот ценности для вас это нести не будет. Скорее наоборот. Будете находить аргументы, чтобы оставить все как есть, что найденное неважно, не нужно и т.п. Вы же чувствуете, что все хорошо. Если, правда, искренне чувствуете.

Зачем делать диагностику бизнеса? Зачем определять какие-то проблемные места и точки роста? Можно же просто развивать сильные стороны бизнеса и будет счастье. Встречается же такая рекомендация, если у ребенка 5 по математике и 3 по биологии, нанять репетитора по математике. Так таланты развиваешь сильнее. С бизнесом такую же параллель можно провести. Вроде бы все верно. Но только, если с биологией дальше ситуация будет ухудшаться, то вероятна двойка, а там не аттестация светит и второй год. Придется решать задачи совсем другого масштаба. Там не до развития талантов ребенка будет. Надо оно? Вот и в бизнесе так. Понимание проблемных (узких) мест, так называемых бутылочных горлышек, позволит в первую очередь определить возможные потери и риски, чтобы их предотвратить. Т.е. "соломку подстелить" Громкие дела последнего года по неуплате налогов - как раз примеры, когда проблемные места были упущены из внимания, а зато активно продавали и продвигали (талант же). Кроме того, по моему опыту, про сильные стороны в своем бизнесе не всегда знают. Работает и ладно. В результате их не развивают и недополучают доход. Во время диагностики можно это тоже выявить. Все-таки даже для себя предпочитаю чекап делать. Мне выгоды очевидны. Предпочитаю страховаться от потерь. Однако, возможно, кто-то любит играть с огнем и рисковать. Каждому - свое.

"Магический" прием для определения проблемных мест в бизнесе При проведении диагностики спрашиваем об одном и том же у разных сотрудников. ✔️Когда в отделе два-три человека выполняют одинаковые задачи, например, - обрабатывают заказ, - делают тесто, - моют пол, - производят детали, - вносят документы и т.п., у каждого по отдельности узнаем подробно "как делает". Особенно, если есть работа в разные смены, если кто-то работает слишком медленно, либо, наоборот, слишком быстро, на фоне остальных. Чаще всего выполняют процесс по-разному. В итоге отличия могут быть и проблемными местами, и точками роста. ✔️Когда задача передается от сотрудника или подразделения другому, например, - заказ на производство от отдела продаж, - документы из бухгалтерии курьеру, - собранный заказ клиенту со склада в службу доставки, - выпеченный пирожок на прилавок - произведенная лента на склад и т.п., узнаем детали процесса у того, кто отдает, и того, кто получает. Здесь почти всегда есть какие-то потери важных моментов и деталей. ✔️Узнаем всю цепочку процессов от возникновения заказа клиента: - кто клиент, - как пришел или нашли и т.п. до завершения сделки: - деньги у нас, - заказ у клиента, - акты подписаны, - налоги уплачены, - в отчетах информация есть. Здесь почти всегда есть что-то упущенное в производстве или закрытии сделок. Плюс совершенно разное понимание об одном и том же у представителей разных подразделений. Вроде бы все очевидно, но столько интересного находится: от дико болючих проблемных мест до упускаемых из виду точек роста с огромным потенциалом.

Сегодня опять один из моих знакомых прислал мне видео нового "гуру" для предпринимателей. За последние несколько недель это уже четвертый человек с этим видео В видео излагается, в принципе, старая идея о том, что в бизнесе надо найти "правильных" людей и "они все сделают за вас". Как инструмент предлагается построить воронку для поиска кандидатов. В воронку привлекать и сайты поиска работы (hh.ru, rabota.ru и др.) и кадровые агентства (желательно сразу 2-3) и любые другие источники кандидатов. Чем больше кандидатов, тем "лучше" будет ружезультат. Таким образом вы найдете самых лучших, а они "все сами сделают" ))) На первый взгляд выглядит привлекательно! Похоже на "волшебную таблетку". Если правда не учитывать экономику вопроса, а также законы психологии и мотивации. Люди существа иррациональные )) Давайте посмотрим как это выглядит на практике. Возьмём компанию из 10 сотрудников. "Гуру" предлагает не жалеть денег и платить и 100, и 200, и 300 тысяч и даже больше за каждого сотрудника. На поиск потребуется бюджет от 600 тысяч рублей до 1-го миллиона. Это ещё по скромным подсчётам ))) Хорошие специалисты конечно захотят зарплату больше средней по рынку. Поэтому фонд оплаты труда придется увеличить на 20-50%. Плюс кто-то должен читать резюме, собеседовать и т.д. кандидатов из этой воронки. Это тоже время, а значит и деньги. Получается не дешевое удовольствие! Если конечно Вы не собственник кадрового агентства))) Пусть они сразу мегя простят))) Теперь пример из реальности этого года. К нам пришел клиент, компания которого на уходе европейских конкурентов с рынка выросла в прошлом году в 4 раза и продолжает расти. Перспективы очень хорошие! Правда в связи с таким ростом все процессы сломались и их надо строить заново. Но это отдельная история. Руководитель этой компании очень оборотистый, как я люблю говорить. Он смог нанять к себе 6 сотрудников из немецкого конкурента, который ушел с рынка. Сразу купил себе команду квалифицированных управленцев. Никаких воронок не надо! Сразу готовые специалисты, каждый в своей области. Я даже позавидовал))) Я почти со всеми этими специалистами общался лично. Они действительно квалифицированные и инициативные. Но в разговоре почти все они сказали, что были удивлены отсутствием регламентов и инструкций, а также общей неразберихой в компании. Кстати, у руководителя нашего клиента были большие планы, что специалисты все ему построят сами. Теперь догадайтесь, что произошло! А то, что и должно было произойти. Не прошло и полгода, как новые сотрудники, как один, написали заявление об увольнении. Они нашли себе новую работу. Это те самые законы психологии и мотивации. Нанятые люди привыкли, что все регламенты и инструкций уже есть. Надо просто по ним работать и получать за это зарплату. Строить процессы и регламенты "с нуля" они либо не умеют, либо не хотят. Они обычно знают сколько времени, сил и денег стоит построить процессы и регламенты. Поэтому делать это за свою зарплату они обычно не хотят. В итоге после полугода компания вернулась в ту же точку, с которой начинала. Получается, что хорошие специалисты не хотят работать в компаниях, в которых нет выстроенных процессов и регламентов. Они все равно от вас уйдут. Значит сначала надо выстроить процессы! А потом может выясниться, что вам и не нужны супер специалисты. Вполне подойдут люди средней квалификации, которых на рынке много и их можно быстро найти. Обучив их по вашим процессам вы получите достаточно квалифицированных сотрудников.