Внешняя документация: зачем она нужна и как сделать её действительно полезной Внешняя документация — это то, как компания общается с клиентами, партнёрами и пользователями. От её качества зависит, насколько вас понимают, доверяют и хотят сотрудничать. В этой статье расскажу, что такое внешняя документация, чем она отличается от внутренней, кто её читает и как создать документы, которые действительно работают. Что такое внешняя документация? Это документы, которые компания отправляет наружу: инструкции по использованию товаров, технические руководства, коммерческие предложения, договоры и даже материалы для сайта или маркетинговые презентации. В отличие от внутренней документации (регламенты, инструкции для сотрудников), внешняя должна быть максимально понятной и простой. Ведь ваши читатели — чаще всего не специалисты в вашей области. Кто читает внешнюю документацию? Можно выделить несколько основных групп: Клиенты — хотят знать о товарах, гарантиях, условиях использования. Хорошая документация помогает им быстрее разобраться и меньше звонить в поддержку. Пользователи — те, кто реально работает с вашим продуктом, им нужны подробные инструкции, например, по установке и эксплуатации. Партнёры и поставщики — для них важна техническая информация, условия сотрудничества и стандарты. Учитывая разные запросы, стоит создавать документы, адаптированные под каждую аудиторию. Какие ошибки мешают создать хорошую документацию? Сложный и заумный язык. Часто технические тексты изобилуют тяжёлыми оборотами и профессиональным жаргоном, который запутает обычного пользователя. Вместо «предусматривается», «осуществляется» лучше писать просто и понятно. Отсутствие структуры. Когда информация разбросана и не систематизирована, найти нужное сложно. Используйте заголовки, списки и логическую последовательность. Неучёт аудитории. Если документ слишком сложен или, наоборот, слишком упрощён — он не пригодится. Важно знать, кому именно адресован текст. Как сделать документацию лучше? Пишите простым и понятным языком. Используйте таблицы, схемы и картинки — они помогают усваивать информацию. Стандартизируйте оформление — чтобы все документы выглядели как часть единого стиля компании. Регулярно обновляйте документы, чтобы информация всегда была актуальной. Делайте документы легко доступными — например, размещайте их на сайте или в облаке. Какие инструменты помогут? Есть много программ для создания и управления документацией: Google Docs — для совместной работы и редактирования. Confluence — корпоративная платформа с удобной организацией знаний. Notion — универсальный помощник для заметок и баз данных. Sphinx, MkDocs, Docusaurus — для создания технической документации, особенно для IT-проектов. Swagger и OpenAPI — для автоматической генерации документации API. Читать статью полностью