Совещания и протокол совещания Продолжу тему универсальных подходов в работе СМ(К). Совещания в той или иной форме проводят все, но немногие включают это в СМ(К), и только некоторые из немногих используют как надо. Меж тем совещания помогают во многих ситуациях: 1) Сбор обратной связи от персонала; 2) Улучшения СМК, согласование изменений; 3) Идентификация и анализ рисков и возможностей, планирование мероприятий по минимизации рисков; 4) Выявление причины несоответствий и планирование мероприятий; 5) Оценка влияния несоответствий на результаты работы; 6) Определение эффективности корректирующих действий; 7) Анализ со стороны руководства; 8) Переоценка рисков, планирование мониторинга рисков; 9) Выявление потребности в обучении; 10) Обсуждение результатов аудита; 11) Снижение угроз беспристрастности и так далее и тому подобное. Конечно само проведение совещания это полдела, необходимо еще вести записи в виде протокола совещания. Некоторые еще заранее заводят программу совещания, список приглашенных, определяют ответственного за записи, но в целом главное протокол совещания. Когда дело доходит, до протоколирования совещаний многие говорят, что это очень сложно, или даже невозможно записывать всё, что говорят. Но на самом деле нет нужды стенографировать всё, что говорят, и на диктофон это записывать не надо. Необходимо всегда фиксировать основные вопросы по теме совещания и основные решения. Возможно это будет запись из двух-трех предложений, не больше. Причем менеджер по качеству или иное заинтересованное лицо может сформулировать решение своими словами, главное, чтобы присутствующие согласились с таким протоколом совещания. Форму протокола совещания можно сильно не расписывать, главное записать присутствующих, ответственного за протокол и основные обсуждаемые темы. А дальше уже достигнутые результаты. Утверждать протокол можно у руководителя ИЛ или руководителя ЮЛ, в зависимости от поднимаемых вопросов. СМ(К) это не нагружает, к прямому исполнению не обязывает, состав совещающихся может варьироваться, а сделанные решения будут легитимными. Процессы таким образом становятся единообразными, сотрудникам и менеджеру по качеству легче ориентироваться, но остается большая свобода в действиях. В случае каких-то редких собутий, например несоответствий, менеджер по качеству не придумывает как заполнить план мероприятий самостоятельно, а собирает совещание. В общем-то обычно и так бывает совещание по поводу наступления несоответствия, но результат совещания должным образом не фиксируется. Хотя этого может быть вполне достаточно. Регистрировать протокол совещания можно как электронно, так и в бумажном журнале. Для электронной регистрации я предусмотрел и шаблон печатного документа. Ниже моя форма протокола совещания. К протоколу приложена таблица по оценке (переоценке) рисков. В процедуре по рискам был определен метод идентификации и оценки через "мозговой штурм", как мне кажется это наиболее практичный (предпочтительный) метод для небольшой лаборатории. Возможно как-нибудь рассмотрю поподробнее этот и другие методы. #СМК #процессы #handmade #готовим_сами