В электронном документообороте скан или фото документа нередко принимают как полноценную замену бумажного оригинала — но далеко не всегда. Всё зависит от типа документа, цели его предоставления и установленных правил взаимодействия. Сканы охотно принимают в рабочих и сервисных процессах, где важна скорость и удобство: при подаче заявок, согласовании условий, предварительной проверке контрагента, оформлении бронирований или регистрации на площадках. В таких случаях достаточно чёткой копии, где видны все реквизиты, подписи и печати...

Сканы и PDF в 1С лучше хранить на томах хранения файлов: документ остаётся в базе, а сам файл лежит в папке на диске сервера. База не раздувается, ночная копия не растёт с каждым УПД, а скан по-прежнему открывается из карточки документа. Хранить PDF внутри базы можно, но только пока архив небольшой. В бухгалтерии третий год к каждому поступлению прикрепляют скан УПД. В первый год никто ничего не замечал. На третий ночное копирование базы стало дотягиваться до восьми утра, а в день закрытия месяца база подвисает, стоит кому-то запустить тяжёлый отчёт...