Административный департамент

Согласование документов 📃 В интернете можно встретить следующее определение. Согласование документа – это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации. Мы знаем, что согласование документа — это очень волнительный процесс как для инициатора согласования, так и для согласующего документ. Почему❓ С одной стороны цель согласования заключается в организации какой-либо работы. Но для того чтобы организовать работу, мы должны заплатить исполнителю или выполнить работу самостоятельно (т.е. сами стать исполнителем). Для оплаты нам нужны денежные средства компании. А для их выделения одобрение руководства. И чтобы подтвердить одобрение руководства нам нужен документ📑 Документ является подтверждением согласования руководителем необходимого расхода средств. Чем дольше проходит согласование или чем больше ступеней 🪜 согласования, тем сложнее организация работы и тем более волнительным выглядит процесс согласования. Давайте рассмотрим пример: Елена 👩 (имя подобрано случайным образом) – офис-менеджер компании, которой надо закупить стул. Рассмотрим 2 варианта ситуации.   1️⃣ Первый вариант – где Елена работает в небольшой компании и где для согласования покупки ей требуется подтверждение только единственного руководителя – Генерального директора.🤵🏻‍♂️ Схема согласования выглядит так: • Елена, подбирает подходящий товар; • Согласовывает сумму с директором; • Запрашивает счет и на основании счета производит оплату (с помощью бухгалтера или за счет подотчетных средств, которые предварительно выдал директор); • Далее поставка и обмен закрывающими документами. В случае если Елена допустит ошибку при согласовании, она, получив качественную обратную связь сможет быстро исправить ситуацию и повторно подать на одобрение запрос на покупку. Кажется, ничего сложного…👀   2️⃣Второй вариант – где Елена работает в большой федеральной компании и для согласования покупки требуется: 1. Провести аналитику рынка и подготовить сравнительную таблицу, четко показывающую что предлагаемая закупка у конкретного Поставщика выгоднее, чем другие предложения на рынке; 2. Договориться с Поставщиком о заключении договора купли-продажи; 3. Согласовать необходимые документы в специальной учетной системе организации; 4. Подписать договор со стороны Генерального директора организации и передать Поставщику, забрать второй экземпляр договора и вернуть обратно в компанию; 5. Запросить у Поставщика счет для оплаты; 6. Завести счет для оплаты в систему и согласовать оплату; 7. Сообщить Поставщику о том, что денежные средства🤑 отправлены; 8. Дождаться поставки товара, принять товар, сверить количество, тип поставляемого товара с заказанным в договоре; 9. Подписать акт-приема передачи и закрывающие документы, передать экземпляр Поставщика. При подготовке документов на согласование цена ошибки очень велика, на каждом этапе можно получить отказ вместо согласования и потратить еще время на исправление. На следующей неделе расскажем как правильно готовить документы на согласования...

👨‍💻Несколько новых трендов ... Организация удаленного режима работы  Нет никаких сомнений в том, что удаленная работа становится все более популярной, доступной и удобной. В результате компании ищут способы предоставить своим работникам большую гибкость в выборе того, когда, где и как они выполняют свою работу. Мобильные устройства, специализированное программное обеспечение для совместной работы и другие технологии помогают офисам оставаться экономичными и привлекать больше сотрудников.  Так в Москве при правильной организации рабочего режима сотрудников, имея численность в более чем 850 чел. в офис можно выводить только 400-450 сотрудников, и при этом экономия на арендных платежах составит около 50 000 000 руб. в год.  Согласитесь, что это внушительная сумма, которую можно использовать на другие направления деятельности. 👍

👨‍💻Несколько новых трендов ... Автоматизация административных задач  Сегодня технологии позволяют офисам автоматизироваться, как никогда раньше.  Многие повседневные задачи можно автоматизировать, чтобы сэкономить время, сократить расходы и повысить эффективность. Если вы или ваши сотрудники тратите большую часть своего дня на повторяющиеся задачи и малоценную работу, пришло время автоматизировать.  Автоматизировать в компании можно множество процессов, но, наверное, основных и самых объёмных два:  - Автоматизация документооборота;  - Автоматизация процессов постановки и контроля выполнения задач (иными словами процессы управления проектной деятельностью).