Административный департамент

Согласование документов 📃 В интернете можно встретить следующее определение. Согласование документа – это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации. Мы знаем, что согласование документа — это очень волнительный процесс как для инициатора согласования, так и для согласующего документ. Почему❓ С одной стороны цель согласования заключается в организации какой-либо работы. Но для того чтобы организовать работу, мы должны заплатить исполнителю или выполнить работу самостоятельно (т.е. сами стать исполнителем). Для оплаты нам нужны денежные средства компании. А для их выделения одобрение руководства. И чтобы подтвердить одобрение руководства нам нужен документ📑 Документ является подтверждением согласования руководителем необходимого расхода средств. Чем дольше проходит согласование или чем больше ступеней 🪜 согласования, тем сложнее организация работы и тем более волнительным выглядит процесс согласования. Давайте рассмотрим пример: Елена 👩 (имя подобрано случайным образом) – офис-менеджер компании, которой надо закупить стул. Рассмотрим 2 варианта ситуации.   1️⃣ Первый вариант – где Елена работает в небольшой компании и где для согласования покупки ей требуется подтверждение только единственного руководителя – Генерального директора.🤵🏻‍♂️ Схема согласования выглядит так: • Елена, подбирает подходящий товар; • Согласовывает сумму с директором; • Запрашивает счет и на основании счета производит оплату (с помощью бухгалтера или за счет подотчетных средств, которые предварительно выдал директор); • Далее поставка и обмен закрывающими документами. В случае если Елена допустит ошибку при согласовании, она, получив качественную обратную связь сможет быстро исправить ситуацию и повторно подать на одобрение запрос на покупку. Кажется, ничего сложного…👀   2️⃣Второй вариант – где Елена работает в большой федеральной компании и для согласования покупки требуется: 1. Провести аналитику рынка и подготовить сравнительную таблицу, четко показывающую что предлагаемая закупка у конкретного Поставщика выгоднее, чем другие предложения на рынке; 2. Договориться с Поставщиком о заключении договора купли-продажи; 3. Согласовать необходимые документы в специальной учетной системе организации; 4. Подписать договор со стороны Генерального директора организации и передать Поставщику, забрать второй экземпляр договора и вернуть обратно в компанию; 5. Запросить у Поставщика счет для оплаты; 6. Завести счет для оплаты в систему и согласовать оплату; 7. Сообщить Поставщику о том, что денежные средства🤑 отправлены; 8. Дождаться поставки товара, принять товар, сверить количество, тип поставляемого товара с заказанным в договоре; 9. Подписать акт-приема передачи и закрывающие документы, передать экземпляр Поставщика. При подготовке документов на согласование цена ошибки очень велика, на каждом этапе можно получить отказ вместо согласования и потратить еще время на исправление. На следующей неделе расскажем как правильно готовить документы на согласования...

👨‍💻Несколько новых трендов ... Организация удаленного режима работы  Нет никаких сомнений в том, что удаленная работа становится все более популярной, доступной и удобной. В результате компании ищут способы предоставить своим работникам большую гибкость в выборе того, когда, где и как они выполняют свою работу. Мобильные устройства, специализированное программное обеспечение для совместной работы и другие технологии помогают офисам оставаться экономичными и привлекать больше сотрудников.  Так в Москве при правильной организации рабочего режима сотрудников, имея численность в более чем 850 чел. в офис можно выводить только 400-450 сотрудников, и при этом экономия на арендных платежах составит около 50 000 000 руб. в год.  Согласитесь, что это внушительная сумма, которую можно использовать на другие направления деятельности. 👍

👨‍💻Несколько новых трендов ... Автоматизация административных задач  Сегодня технологии позволяют офисам автоматизироваться, как никогда раньше.  Многие повседневные задачи можно автоматизировать, чтобы сэкономить время, сократить расходы и повысить эффективность. Если вы или ваши сотрудники тратите большую часть своего дня на повторяющиеся задачи и малоценную работу, пришло время автоматизировать.  Автоматизировать в компании можно множество процессов, но, наверное, основных и самых объёмных два:  - Автоматизация документооборота;  - Автоматизация процессов постановки и контроля выполнения задач (иными словами процессы управления проектной деятельностью).

👨‍💻Несколько новых трендов ... ☁️Облачные пространства  Все больше и больше предприятий внедряют облачные технологии и этот процесс набирает все большие обороты. Современные “облачные” технологии могут улучшить и оптимизировать практически все процессы в вашей организации — от совместной работы и управления проектами до систематизации и хранения данных и резервного копирования информации.  Все большое количество компаний в России переходит на хранение своих данных с применением облачных технологий. Это наиболее эффективное решение, чем хранение информации на бумажных носителях, которые можно легко потерять или уничтожить, или размещение информации на локальных дисках, которые должны быть доступны для всех команд и могут быть потеряны или выйти из строя. Так же при классических способах работы с информацией, она может быть скомпрометирована сотрудниками имеющих злой умысел по отношению к компании.  Но есть и свои «НО» (которые мы рассмотрим более детально позднее)

👨‍💻Несколько новых трендов в сфере организации офисных пространств и административной деятельности  В условиях быстрого развития технологий и постоянно совершенствующихся условий труда, стратегия управления в организации должны постоянно меняется. Чтобы держать руку на пульсе и обеспечивать максимально эффективное управление, на следующей неделе буду рассказывать вам про новые тренды в административном управлении.

👨‍🏫 Cоветы по организации административного отдела  Повышение эффективности  Лучший способ повысить эффективность работы сотрудников — предоставить им возможности и инструменты, необходимые для выполнения их работы.  Если ваши сотрудники заявляют, что хотели бы изменить способ отчетности в конце каждого месяца, подумайте, как вы могли бы облегчить им эту задачу. Несмотря на то, что в некоторых областях, такие как медицинская, существуют правила, которые нельзя менять, демонстрация вашим сотрудникам того, что вы готовы сделать все возможное, чтобы помочь им, укрепит доверие, необходимое для обеспечения бесперебойной работы.👍

👨‍🏫 Cоветы по организации административного отдела Четвертое - Организуйте отдел грамотно!  Организуйте свой отдел таким образом, чтобы он работал эффективно. Планируйте регулярные встречи один на один со своими сотрудниками и принимайте их мнение во внимание по мере продвижения вперед. Кроме того, внедрите систему хранения физических и цифровых копий документов, чтобы избежать путаницы или потерь.  Лучше всего сразу создать архивное направление или архивный отдел.

👨‍🏫 Cоветы по организации административного отдела Третье - Общение и взаимодействие со смежными руководителями и подразделениями. Это очень, очень важны этап при организации административного департамента. Хороший административный директор обязан смотреть на все процессы в том числе и процессы в смежных подразделениях. Это нужно для того чтобы выстроить наиболее подходящую поддержку для структурных подразделений.  Так же попытайтесь понять, что, по мнению сотрудников, можно или хотелось бы изменить в процессах, в задачах, которые они курируют или выполняют. Эта информация станет очень полезной при строительстве «фундамента» успешного департамента. Ведь куда легче делать то, что от тебя ждут, чем навязывать, то, что ты сам придумал 🙃

👨‍🏫 Cоветы по организации административного отдела Второе – это выстраивание порядка в процессах (документооборот, правила согласования, правила подачи заявок на оплату и много другое). Если вы оптимизируете работу в уже созданном, но как это часто бывает «запущенном» отделе, то начинайте с «чистого листа». 📄 Необходимо перезапустить полный цикл процессов. Просмотрите все файлы, имеющиеся в вашем отделе, и удалите все ненужные. Иногда это можно сделать с помощью субботника (сотрудники выходят в не рабочее время и разбирают свои документы уничтожая все, что уже не требуется в работе. Во время уборки убедитесь, что вы сохраняете все, что вы обязаны хранить по закону, и храните это надлежащим образом!