Эльвира Шакирова

Обучение бизнес ассистентов делится на два блока: 🔸Теоретическая часть: 10 занятий Где мы осваиваем большой объем информации, выполняем задания в группе, делаем домашку для закрепления навыков. И, конечно же, сдаем экзамен! Только после экзамена будущий ассистент допускается к практике. 🔸Практика: 4 недели стажировки в реальных проектах под контролем преподавателя. Мы вместе проводим планирование месяца. Критерий эффективного прохождения практики - это план месяца, который выполнен более, чем на...

🛍️ Собеседование, на самом деле, мало чем отличается от продажи. Тут есть все те же этапы. Самопрезентация, отработка вопросов, возражений и заключение сделки. 😕 Поэтому будет ошибкой просто отвечать на заданные вопросы. За свою карьеру я не раз была в роли собеседуемой, а сейчас за моими плечами уже сотни проведенных собеседований, когда я сама искала сотрудников в команду. Для меня каждое собеседование делится на 2 части: 1️⃣ Первая, когда HR или руководитель стараются выяснить все, что их интересует...

Каждый месяц завершается подведением итогов и составлением плана на следующий. Подведение итогов выглядит так: 🟢То, что получилось хорошо. Мы анализируем, что привело к успеху и можем ли мы перенести методы и инструменты, которые хорошо сработали, на другие процессы и проекты. 🔴То, что не получилось. Разбираемся, что помешало, какие допущены ошибки, как не повторить их в будущем...

Свою неделю я планирую по тем же принципам, что и для своего руководителя. 🗓️ Год: Общими мазками я определяю цели на год. 🗓️ Месяц: В конце каждого месяца я подвожу итоги и выбираю приоритетные задачи нового месяца, те, что помогают мне приблизиться к годовым целям. 🗓️ Неделя: Сюда я просто перетаскиваю задачи из плана на месяц. В пятницу вечером я выбираю задачи и закидываю их в список, не распределяя по дням. Так я ухожу на выходные с пониманием, какая загрузка у меня на следующей неделе. В этот момент я могу варьировать нагрузку...

За годы работы бизнес ассистентом я поняла, что невозможно систематизировать бизнес процессы в компании без помощи команды. Потому что иногда невозможно написать регламент или должностную инструкцию без участия других сотрудников, им нужно составлять чек листы или записывать уроки. Это очень важно, но не является их прямыми обязанностями.🤔 Получается, что у сотрудников появляются новые задачи, за которые им как будто не платят.💸 Чтобы получать качественный результат, а не отписку для галочки, важно поддерживать мотивацию сотрудников...

Вы знаете, что я работаю бизнес ассистентом руководителя, и ежедневные планерки - моя любимая часть! Это позволяет быть в едином информационном поле с руководителем и быстро вносить корректировки в планы. А теперь расскажу, как все происходит в деталях: Начинаю я с отчета и рассказываю о результатах: какие задачи я выполнила, какие в работе, рассказываю как дела по задачам которые у меня на контроле по сотрудникам и подрядчикам. Если в течение дня у меня возникают несрочные вопросы к руководителю, то я его не дергаю, а выписываю в список, и мы все разбираем на планерке...

Когда я начинала работать в текущей компании, то стало очевидно, что руководитель очень занят, но не очень понятно, чем конкретно. Мне нужно было понять, в какие конкретно процессы вовлечен руководитель и что из его задач можно делегировать. И разобраться в этом помог хронометраж! Как это выглядит? ⏳Раз в 30 минут я отправляла ему сообщение в Телеграм с вопросом: “Что ты делал последние 30 минут?”. В ответ на это сообщение он перечислял все, чем занимался. ⏳Я переносила все ответы в отдельный календарь...

Если вы сталкивались с наймом, то прекрасно знаете, что собеседования могут съесть тонну времени.🤯 📌Я часто вижу, как руководители проводят много времени на встречах с кандидатами, которые изначально не подходят. Это ясно в первые 5 минут. Но собеседование неловко оборвать и приходится “страдать” полчаса. 📌Другая проблема - руководители резервируют время под встречи, а кандидаты не приходят. 📌И самое больное - сотрудника уже приняли, а он передумал. Иногда в первый же день, а иногда в первый месяц...

В чем главная проблема совещаний? В том, что часто они превращаются в пожирателей времени и альтернативу реальной работе.👎 Моя задача, как бизнес ассистента - как раз беречь время руководителя. ✅Самое главное - определить, для чего мы собираем сотрудников, соответствует ли это целям компании. Если правильно дать оценку, то от некоторых совещаний нужно отказаться совсем. А остальные необходимо грамотно организовать, чтобы встреча была по-настоящему продуктивной. Конечная цель совещания - это список задач со сроками и ответственными. Задачи в списке направлены на реализацию решений принятых на совещании...

Когда клиенты приходят к идеи систематизации, чаще всего главная цель - вырасти в деньгах. Заработать больше. Редко идет запрос на оптимизацию расходов, хотя там скрыто много “утечек”. Одной из иллюстраций стал свежий кейс: Дмитрий - владелец компании, которая устанавливает системы водоснабжения для частных домов в Подмосковье. 📋Дано: Дмитрий не выезжает на объекты, это делают бригадиры. Они же подписывают договора и акты с заказчиками. Бухгалтер на аутсорсе. Для того, чтобы бухгалтер получила необходимые ей документы от бригадиров, Дмитрий снимает помещение в Москве для архива...