Командная работа

Долгосрочное планирование Встречалась в выходные с друзьями и восхищена тем, как они двигаются к амбициозной цели. Ребята два года назад решили построить несколько домов для сдачи в аренду. Сформулировали цель. Нашли базу отдыха, где уже было несколько домов под аренду. Определили участок земли для покупки, количество домов, которые хотят сдавать, и сроки стройки. Разбили цель на этапы и создали план по каждому блоку работ. Посчитали, что денег на все дома пока нет, и делать придется постепенно. Заложились на инфраструктуру, на облагораживание территории. Когда многое пошло не по плану, начиная от погоды, которая не давала строится, и заканчивая необходимостью учиться рекламе и продвижению, ребята раз за разом адаптировали свой план и продолжали движение. Многое пришлось изучать на опыте, когда оказалось, что партнеры по базе отдыха демпингуют, то пришлось провести анализ ближайших конкурентов и уговорить партнеров поменять ценообразование. При этом ребята относятся к неудачам как к возможности для обучения. Получили адский счет за электричество и теперь думают над оптимизацией затрат. Поддерживают друг друга и разделяют задачи в зависимости от своих способностей и предпочтений. Кто-то лучше в аналитику рекламы, а кто-то в рекламные текстовки. Проект идет, дома ещё не все построены. При этом ребята отмечают завершение каждого этапа и радуются тому, что уже достигнуто. Это помогает поддерживать мотивацию и двигаться дальше. Для меня это нереально вдохновляющий пример успешного планирования и достижении значимых результатов в жизни.

Пример сценария ретроспективы года для команды Ниже план для подведения итогов года с фокусом на фиксации успехов и благодарности. Постаралась сделать максимально универсально - для oффлайн и онлайн форматов для команды любой направленности до 9 человек(максимум 15) 1️⃣Приветствие-разогрев для создания атмосферы (5-10 мин) Оффлайн вариант: Каждый член команды получает маркер и мандарин. Онлайн вариант: заготовить в Miro/jamboard картинки с мандаринами по числу участников + наборы смайлов с различными эмоциями. Попросите участников нарисовать лицо мандарину. 2️⃣Сбор информации (30 - 40 мин) Разделите флипчарт/фрейм в Miro на 2 колонки “Гордость” и “Сожаление”. Попросите участников написать на стикерах что вызывает чувство гордости, а что чувство сожаления за прошедший год. Каждая мысль на отдельном стикере. Выделите не больше 5 минут. Участники клеят стикеры в соответствующие колонки. Когда участники закончат писать, попросите озвучить свои записи. Задайте вопросы: "Что вас удивило в списках? Почему списки именно такие?" 3️⃣Выработка решения (30 - 40 мин) Возьмите новый лист флипчата/фрейм и разделите на колонки “Взять с собой в новый год” и “Оставить в уходящем году”. Попросите участников написать свои идеи за 5 минут. Каждая мысль на отдельном стикере. Также попросите зачитать записи. Попросите участников сгруппировать похожие по смыслу карточки. Предложите участникам проголосовать за те утверждения, в выполнение которых они верят. По итогам голосования предложите желающим высказаться. 4️⃣Завершение (20-30 мин) Подготовьте перед ретро листы(оффлайн) или фреймы в Miro(онлайн) с шаблоном текста: «У меня замечательная команда, потому что _______________, и поэтому я чувствую себя __________________». Предложите каждому участнику дописать текст. Попросите зачитать результат. Затем предложите желающим поделиться наблюдениями. Сделайте фото на память/скриншот экрана с вашей встречи. Вы отлично потрудились👌

Про раннюю проверку гипотез Наш мозг умеет формировать предположения(гипотезы) и выстраивать цепочки последовательностей. В сочетании это позволяет создавать великолепные воздушные замки в голове. 👩‍❤️‍👨 Парень улыбнулся девушке, и девушка в своем воображении уже вышла замуж. 🫵🏻 Начальник в один день похвалил сотрудника, в другой день обмолвился, что планирует сформировать новый отдел. И вот уже сотрудник видит себя в руководящем кресле. 🐱 Приятель сказал, что с удовольствием бы брал вашего кота иногда к себе домой потискать, и вот вы уже представляете себя владельцем корпорации, сдающей котиков в аренду. И пока это просто фантазия - это ОК. Опасность кроется в том, что человек начинает жить, опираясь на выстроенную цепочку предположений. Инвестировать в это время и другие ресурсы. Поэтому перед тем как покупать свадебное платье, кружку с надписью “Big Boss” или пятьдесят восемь котов, стоит проверить реальность гипотезы. Чем раньше - тем лучше.

Выявление ключевой проблемы по технике 5 Whys Мы часто склонны лечить симптомы. Заложен нос - закапать сосудосуживающее. Юридический отдел долго согласует договоры - в зависимости от общего состояния компании можно депремировать отдел или добавить ставок. Так проблема будет купирована на время, но точно вернется в еще большем размере. Техника "5 почему" (5 Whys) - это метод поиска корневых причин проблемы. Задавая вопрос "Почему?", можно последовательно узнать более глубокие причины проблемы, а не ее поверхностное проявление. Нюанс метода при переводе на русский. Вопрос Why можно перевести как “Почему”, “Зачем”, “Отчего”. В русском вопросы “Почему”, “Зачем” часто используются для обвинения. “Почему ты опоздал?!”, "Почему ты не даришь мне цветы?" Поэтому при использовании метода есть риск, что интервьюируемый закроется и встанет в оборонительную позицию. 🐥 Будьте аккуратны с интонацией. 🔎 Объясните собеседнику, почему вы задаете эту серию вопросов. Явным образом проговорите, что ваша цель - разобраться в причинах. 💫Экспериментируйте с формулировками. Поищите более дружелюбные и подходящие под ситуацию синонимы. “Из-за чего так получается?”, “Какие у этой ситуации причины?”, “Отчего так?” Ниже пример: Почему Юридический отдел долго согласует договоры? Потому что количество договоров выросло в два раза за последний год, потому что приходится на один и тот же договор смотреть по 3-5 раз, потому что каждый новый договор создается юристом вручную, и это занимает время. Развиваем первую зацепку. Почему количество договоров выросло в 2 раза? 📄📄Потому что вместе с основным договором мы теперь подписываем сразу доп.соглашение о переходе на электронный документооборот Почему это доп.соглашение выделено в отдельный документ? ✔️А-э, ну мы так решили когда-то…наверное можно сделать это параграфом в договоре. Развиваем вторую зацепку. Почему приходится на один и тот же договор смотреть по 3-5 раз? 🤯 Потому что контрагенты возвращают договор с правками, и нужно это перепроверять. Почему контрагенты возвращают договор с правками? Насколько часто мы принимаем эти правки, насколько правки типовые? и прочие вопросы, которые могут помочь оптимизировать наши шаблоны договоров, сделать их более читаемыми для контрагентов. Развиваем третью зацепку. Почему каждый новый договор создается юристом вручную, и это занимает время? 📝 Потому что в существующей системе согласования не настроена возможность выбирать шаблон договора, нет возможности автоматически заполнить реквизиты контрагента в договоре. Таким образом, мы выявили три точки роста эффективности.

Вредные советы для мотивации сотрудников, или как уничтожить вовлеченность. Культура непрерывного совершенствования подразумевает, что любой сотрудник может предложить идею по улучшению. Такие идеи позволяют экономить миллионы, поэтому компании стремятся создать атмосферу доверия, мотивируют сотрудников высказываться и предлагать. Но буквально несколько жестов способны уничтожить и вовлеченность, и желание работать. Вот несколько действенных приёмов: 🎓 Ставьте под сомнение компетентность сотрудника. Не давайте конкретики. Хорошей фразой будет: "Навыки достаточны, чтоб кричать "свободная касса". 🪓 Введите штрафы. Даже угроза введения штрафов сделает людей более настороженными, а значит менее искренними. 🆘 Нагружайте сотрудников непрофильной работой. Идеально, если сотрудник на собеседовании сказал, что ушёл с предыдущей работы из-за этой обязанности. Значит, он умеет это делать. 🧏‍♀ Рассказывайте сотрудникам разную, противоречивую информацию, пусть поломают голову. 🤦‍♀ Отметайте все предложения от сотрудников. Не идите на диалог. Если кто-то с вами спорит, скажите, что человек нелоялен. Если кончились аргументы, или просто не хотите тратить время на разговор, то обвините собеседника в неконструктивности. Грозите увольнением.  Эти приёмы позволят избавиться от самых инициативных сотрудников, а остальных перевоспитать в пассивных молчунов.

Категоричность в высказываниях. Около месяца назад опытный рекрутер провела со мной тестовое собеседование. И она сказала, что я категорична, и это отталкивает. Конечно, внутренне я не согласилась. Но невольно стала следить за собой и, о ужас, находить у себя категоричные интонации, после которых собеседники либо переходили на другую тему, либо в целом сворачивали разговор. Признаки категоричных высказываний: 🧐 безапелляционные интонации, 🚫 слова-маркеры: конечно, другого мнения и быть не может, естественно, само собой, наверняка, точно и пр. Такие высказывания дают сигналы о том, что собеседник не настроен на диалог, он уже всё решил самостоятельно. И вы понимаете, что переубеждать человека себе дороже. Время потратите, а пользы не будет. Почему категоричность - это плохо 1️⃣ чисто психологически общаться с таким собеседником некомфортно 2️⃣ отсутствие диалога не дает услышать альтернативные мнения и, значит, мешает находить наилучшее решение. К сожалению, не нашла волшебной пилюли, чтоб перестать высказываться категорично. Придется идти через самоконтроль и запрос обратной связи. Когда категоричность полезна. Категоричные, безапелляционные высказывания будут полезны для передачи уверенности. Например, когда люди в панике и не могут принять самостоятельное решение, категоричное высказывание даст опору. Либо если вы хотите убедительно похвалить собеседника. Согласитесь, что услышать "твоя работа абсолютно гениальна!" гораздо приятнее, чем "кажется, вышло неплохо". Постараюсь обуздать свою категоричность и использовать только в нужных местах.

Как подготовить хорошее совещание. Пришло приглашение на рабочую встречу. В описании встречи пусто, тема написана общими фразами формата "решить, обсудить, договориться о…" На встрече поговорили об одном, втором, третьем, даже успели чуть поругаться или пожаловаться на кого-то, кого на встрече нет. Вам задали вопрос, на который вы сходу ответить не готовы, и вы взяли время подумать. Время закончилось, участники разошлись. И так бесполезно прошел час ⏰️ Знакомо? Чтоб встреча была результативной, к ней надо готовиться. Основная нагрузка тут лежит на инициаторе - перед тем, как направлять приглашение на встречу нужно сформулировать повестку встречи, оценить продолжительность и перечень участников. Расскажу, как делаю я. Пошаговая инструкция. 📝 Подготовьте список тем, которые будут обсуждаться на встрече. Определите людей, которые нужны для обсуждения каждой темы. Посмотрите на то, что получилось: 1⃣ Есть ли вопросы, для решения которых нужен один человек? Если есть, то задайте вопрос этому человеку прямо сейчас, до общей встречи. У вас либо сразу появится ответ на вопрос, либо срок, к которому ответ будет. Впишите это в повестку. 2⃣ Можно ли сгруппировать вопросы по людям, которые смогут на вопрос ответить. Например, по вопросам 1, 2, 5 нужен отдел продаж и бухгалтерия, по вопросам 3, 4 нужен секретариат и бухгалтерия, по вопросам 6, 7 нужны все три подразделения. В этом случае сделайте две отдельные встречи на малые группы и две повестки. Возможно, после этих двух встреч вопросы 6, 7 можно будет решить в почте, без дополнительных встреч. 3⃣ Когда всё зафиксировали, то оцените приблизительно, сколько займёт обсуждение каждой темы. Это позволит определить продолжительность встречи. Учитывайте, что рабочие встречи больше 1,5-2 часов не результативны. Участники устанут и потеряют фокус внимания. Есть форматы более длительных встреч, о них в другой раз. Идеально будет, если вы оставите в повестке только то, что реально обсудить за час. ✅ Позаботьтесь, чтоб вся нужная информация была доступна во время встречи. 📊Понадобится какая-то специфическая информация, которой у вас нет? Запросите у сотрудника, который обладает этой информацией. Он либо ответит сразу, либо возьмёт дополнительное время. Впишите в повестку полученную информацию, либо срок предоставления этой информации. 🪄 Добавьте к повестке контекст - если встреча в рамках проекта, то напишите о проекте. Добавьте ссылками или вложениями данные, которые потребуются для решения вопросов. Так все будут в одном информационном поле. Осталось выбрать удобное всем время и разослать приглашение на встречу с повесткой собрания. Может показаться, что такая подготовка излишняя, съедает кучу времени. Но подготовка отнимает ресурсы одного человека. А совещания - ресурсы всех участников. Инвестиция времени в подготовку позволяет сократить время совещаний и сделать их структурированными.

Как сделать удобный процесс? Перед тем как запускать пользователя в ваш новенький и удобный процесс, протестируйте то, что получилось

Единственная возможность для организации быстро меняться - вовлекать сотрудников в изменения бизнес-процессов: 1️⃣ Важно убедить сотрудников, что их мнение и опыт важны для проведения изменений. Лучше всего задействовать сотрудников уже на этапе планирования изменений, общаться с ними и принимать во внимание их мнения. 2️⃣ Создать команды, состоящие из сотрудников, которые будут работать вместе над улучшением бизнес-процессов. Это позволит компании получить экспертную оценку по изменениям, учесть все нюансы, а сотрудникам даст возможность взять на себя ответственность за изменения и в значительной мере увеличит уровень их вовлеченности. 3️⃣ Сотрудникам необходимо дать знания и навыки, которые понадобятся для работы в новых процессах.