Азбука ассистента

В этой статье я коснулась темы карьерного роста внутри отдела секретариата, сегодня же хочу поговорить о старте карьеры с начальной позиции секретаря и перехода в другие подразделения. Исходя из того, что практически нет учебных заведений, которые осуществляют обучение по профессии офис-менеджера или секретаря, то зачастую на эту позицию приходят молодые девушки студентки ВУЗов или так называемые молодые специалисты. Устроиться в небольшую компанию вполне реально без опыта работы, в крупных организациях скорее всего потребуется хотя бы минимальный опыт...

Полифункциональность можно спутать с многозадачностью, но суть этих терминов разная. Многозадачность, этот состояние в рабочем процессе, когда несколько не связанных задач выполняются одновременно, ну или почти одновременно. Понятие полифункциональности заключается в совмещении нескольких должностей, или, как минимум ограниченного функционала других должностей. Хотя часто приходится быть многозадачным и полифункциоанльным одновременно =) Офис-менеджер совмещает функционал секретаря и завхоза, т.е...

Про Тайм-менеджмент руководителя мы уже поговорили, теперь хотела бы уделить внимание этому важному навыку для ассистента. Тайм-менеджмент — это методы для управления временем. Эта техника основана на самоорганизации и управлении своим временем и ресурсами. Матрица Эйзенхауэра поможет понять, какие задачи срочные и важные, а какие могут подождать. Выглядит она так: На основании нее задачи легко расставляются по приоритетности, позволяя максимально эффективно справляться с их выполнением. Например...

На собеседовании всегда задаю вопрос: "Работали ли вы в режиме многозадачности?" Ответ в 100 % случаев положительный, но в процессе дальнейшего диалога понимаешь, что вот совсем человек не понимает значение этого слова, и то, что вопрос задается не спроста. На моделирование ситуации: у вас звонит телефон, руководитель просит сделать копию документа, в приемную зашел гость и курьер, которому нужно отметить документы и показать место разгрузки, а также подошел коллега, которому нужно поставить печать - и все это происходит ОДНОМОМЕНТНО...

Все больше разговоров в сети появляется про замену многих профессий с помощью технологии искусственного интеллекта (ИИ). Изучая тему, ждала, что специальность секретаря будет в этом "расстрельном" списке, и к удивлению, не нашла. На данный момент список профессий, в котором нет места человеку звучит так (интересный нюанс в том, что этот список составил сам ИИ, ChatGPT) : курьеры, учителя, спортивные судьи, водители, кассиры, операторы call-центров, сотрудники банков, кадровые работники и некоторые другие...