Áнджела Гетман

Что делать руководителю после найма ассистента? Речь в этом посте пойдет не об интеграции и адаптации нового сотрудника, а о том, как руководителю стоит распорядиться высвобожденным с помощью ассистента временем. Все говорят о том, что руководитель должен заниматься только тем, что ведет к росту: ✔️ стратегическим планированием, ✔️ поиском инвесторов/партнеров, ✔️ обеспечением финансовой устойчивости компании, ✔️ управлением командой. Но на деле, с наймом ассистента руководители чаще всего начинают прокрастинировать - вроде и время свободное появилось, и столько всего хотелось сделать, но непонятно с чего начать, "за что хвататься". Нашла на интернет-просторах неклассическое прочтение матрицы Эйзенхауэра (рисунок 2). Если вы всё правильно сделали на этапе найма и адаптации, то "пожары" уже потушены и вам первым делом следует взяться за важные несрочные задачи. Чтобы было проще, сделайте декомпозицию стратегических целей до месяцев и недель, затем проанализируйте полученный результат, выделите задачи с наибольшим профитом для бизнеса - так у вас появится четкий план действий.  Для тех, кто не понимает как распределить задачи в матрице Эйзенхауэра, в комментариях к посту оставила её классическое прочтение 👇

Как тренировать перцептрон ассистента? Что такое перцептрон и зачем его тренировать - читайте в предыдущем посте.  Сразу перейдем к практическим инструментам: 1️⃣Погружайте ассистента в контекст деятельности и дайте ему доступ ко всей информации, которая поможет в решении задач. Для этого добавьте его во все возможные чаты, приглашайте на все встречи и совещания, делитесь своими мыслями, рассуждайте вслух при принятии любых решений. 2️⃣Детально описывайте ассистенту ожидаемый результат и исходя из каких критериев задача будет считаться выполненной. 3️⃣На регулярной основе предоставляйте ассистенту подробнейшую обратную связь - что он сделал хорошо и почему, а что и зачем следует улучшить. Делайте это при 1-to-1 встречах  онлайн или офлайн. Что из перечисленного вы уже применяете в работе с ассистентом?

Зачем тренировать перцептрон ассистента? Не знаю как вы, а я с термином "перцептрон" познакомилась чуть больше года назад, даже несмотря на то, что много лет была знакома с ним на практике. Перцептрон - это математическая модель процесса восприятия информации мозгом. Именно она лежит в основе нейросетей.  В упрощенном виде модель можно описать так: сигнал -> обработка -> реакция. Давайте рассмотрим на примере руководителя и ассистента: получая одну и ту же информацию (= сигнал), они чаще всего рассуждают (= обрабатывают) и действуют (= реагируют) по-разному, особенно в начале сотрудничества. Можно ли сделать так, чтобы они реагировали одинаково? И, главное, зачем? Ценный конечный продукт ассистента - это количество высвобожденных часов руководителя в ресурсном состоянии. Для создания этого продукта необходимо, чтобы ассистент мог: 🅰️самостоятельно принимать решения, которые будут устраивать руководителя (то есть, как решил бы руководитель) - хотя бы в простых ситуациях, 🅱️выступать своеобразным фильтром между руководителем и внешним миром (выделять важное, управлять процессами и подрядчиками, делегировать). Проще говоря, ассистент должен мыслить и действовать как руководитель. Прежде, чем выдать вам готовые инструменты, хочу потренировать ваш перцептрон )) ⬇️ Порассуждаем в комментариях: как, по-вашему, можно научить ассистента мышлению руководителя?

Самая распространенная ошибка руководителя — думать, что ассистент будет выполнять функционал нескольких разных специалистов и позволит таким образом сэкономить.  Может быть, в самом начале пути это и сработает. Но в долгосрочной перспективе это точно проигрышная стратегия. Давайте рассмотрим на примере: - допустим, ваш ассистент умеет делать презентации и даже на минимальном уровне владеет графическим редактором, - или, например, он может разобраться в азах smm и выдать какой-то результат, - а может, он даже научится сам писать телеграм-ботов для ваших автоворонок, НО - он будет тратить значительно больше времени на любую из подобных задач, а результат, чаще всего, будет весьма посредственным. Иногда он будет совершать "ошибки новичка" и терять не только время, но и деньги. То есть вы оба будете недостаточно эффективны. А что, если вы позволите своему ассистенту делегировать: находить и отбирать лучших исполнителей в рамках заданного бюджета, вести с ними всю коммуникацию, ставить ТЗ и контролировать результат, осуществлять взаиморасчеты? Мой опыт показывает, что эта стратегия кратно эффективнее.  А вы как считаете?

Вышел второй подкаст с моим участием - на канале «Эхо интеллекта». Ребята шутят, что в нём не очень умные люди общаются с умными разных профессий: на деле же всё легко, непринужденно и весело, как за чаем на кухне с друзьями. Если в прошлом был акцент на персональных помощниках, то в этом больше говорили о бизнес-ассистентах. Дополнительная ссылка для тех, кому удобнее смотреть на Rutube.

Что такое "бизнес-процесс"? Время от времени я использую в своих постах этот термин, но понимать мы его можем по-разному. На скриншоте определение и основные связанные с ним термины из Википедии - в целом, я подразумеваю именно это. Примеры бизнес-процессов: - найм сотрудников, - платежи подрядчикам, - обработка заказов, - контроль качества, - выкладка товаров, - бюджетирование, - бухгалтерский учёт и т.п. Бизнес-процессы можно условно разделить на: - операционные (ценность для клиента), - управленческие (ценность для компании) - вспомогательные (поддержка и администрирование двух первых групп).  Все они имеют сложную структуру и взаимосвязаны друг с другом. Например, платежи подрядчикам: один сотрудник должен создать заявку на оплату после выполнения всех прочих условий контракта, другой - согласовать, третий - провести банковскую транзакцию и оповестить о результатах и т.д. Часть процессов можно автоматизировать, часть - нет. ❗️Обычно компании либо не описывают бизнес-процессы вообще, что создает хаос и тормозит работу, либо описывают их слишком подробно, регламентируя каждый шаг сотрудников и лишая их маневренности. Что стоит описывать: сам факт наличия конкретного бизнес-процесса и его границы.  Как это делать: "снизу-вверх" (читай предыдущий пост) исходя из того "как есть" или "как должно быть" - в первом случае мы закрепляем и тиражируем успешную практику, во втором - интегрируем новую. В каком виде: текст, таблица, схема, презентация - любой формат, который покажется вам наиболее удобным и эффективным в каждом конкретном случае. Какие бизнес-процессы есть в вашей компании? Описаны ли они?

Как выявить "бутылочные горлышки" в бизнесе? Самый простой способ, без привлечения дорогостоящих аудиторов - пройти путь клиента и описать функциональную матрицу "снизу-вверх". Если по каким-то причинам невозможно сделать это практически, то сделайте хотя бы теоретически. Теоретический подход - это "вопрос-ответ". Например: - как клиенты узнают о компании и ее продуктах? кто за это отвечает? можно ли улучшить результаты? с помощью чего/кого? - кто помогает клиенту принять решение о покупке? - как выглядит сам процесс покупки? кто в нем участвует? можно ли сделать его проще, быстрее и приятнее для клиента? и так далее - до управленческой верхушки. Таким образом, вы случайно можете обнаружить, что счета на оплату выставляются по 3 дня, или какой-то процесс не начинается, пока какой-то человек не нажмет кнопку (а он, допустим, не торопится или забывает ее нажимать). Как только все бизнес-процессы станут для вас прозрачны - у вас появляется выбор: оставить как есть или внести изменения. А до тех пор - никакого выбора у вас нет. Какие «узкие места» есть в вашем бизнесе?

Вышел первый подкаст с моим участием: поговорили с Викторией Малышевой, основателем и CEO агентства недвижимости «Место», о персональных ассистентах, где их искать, как выбирать, что поручать. Поделилась несколькими лайфхаками из личного опыта. Информация для подписчиков моего канала не новая, но для кого-то видеоформат удобнее и сэкономит время. Приятного просмотра!