BPM-система ELMA

Многие руководители считают, что журнал регистрации документов — это просто формальность. И если его нет, ничего страшного не случится. Но на самом деле отсутствие учёта может обернуться серьёзными проблемами: от потерянных документов до реальных штрафов. Разбираемся, какие риски существуют и за что могут наказать. Закон не требует вести единый журнал для всех документов. Но для некоторых категорий регистрация строго обязательна: Одна компания подписала договор поставки, но не зарегистрировала его в журнале входящих документов...

Бумажные журналы регистрации документов — это прошлый век. Они теряются, в них сложно искать информацию, они занимают место и требуют ручного заполнения. Всё больше компаний переходят на электронные журналы регистрации документов. Рассказываем, как это сделать и какие преимущества вы получите. Это цифровая форма учёта, в которой фиксируются сведения о документах, созданных, полученных или отправленных в электронном виде. Он может вестись: В конце года файл можно распечатать, прошить и сдать в архив...

Каждое утро в организации начинается с почты: письма, счета, запросы, требования из госорганов. Если не вести учёт, можно потерять важный документ, пропустить срок ответа или нарваться на штраф. Как этого избежать? Ответ прост — вести журнал регистрации входящих документов. Это учётная форма, в которую заносятся все документы, поступающие в организацию от внешних отправителей. Каждому документу присваивается входящий номер и фиксируется дата поступления. Это позволяет: В журнал вносят: Журнал представляет собой таблицу с колонками: Да...

Бумажные листы согласования — это прошлый век. Они теряются, задерживаются, на них сложно отслеживать историю изменений. Современные компании всё чаще переходят на электронные листы согласования в системах электронного документооборота (СЭД). Разбираемся, как это работает и почему это выгодно. Электронный лист согласования — это цифровой аналог бумажного. Он формируется в СЭД и автоматически направляет проект документа следующему согласующему по утверждённому маршруту. Вместо того чтобы бегать с бумажкой по кабинетам, вы запускаете процесс в системе...

Вы уже знаете, что такое лист согласования и зачем он нужен. Теперь давайте разберёмся, как его правильно оформить. Никакой магии — просто пошаговая инструкция, которой может следовать любой сотрудник. Перед тем как запускать согласование, убедитесь, что у вас есть окончательный проект документа. Если в процессе появятся изменения — присвойте документу новую версию. Это спасёт вас от путаницы. Кто должен проверять документ? Это зависит от типа документа, суммы сделки и уровня риска. Минимальный обязательный набор — юрист и главный бухгалтер...