2 подписчика

Сегодня большинство компаний ведет документооборот и сдают отчетность в электронном виде. Закон этого не запрещает. Документы можно хранить в электронном виде, но подписывать их нужно электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например, по запросу налоговиков.

Но оцифровать все документы и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально были созданы на бумаге, то хранить их придется все время, установленное законом.

Правила хранения электронных документов.

▪️ Хранить их необходимо как минимум на двух носителях. Например, на флешке и в облаке или на компьютере и в облаке.

▪️ У компании должна быть возможность – программы и технические средства, чтобы электронные документы можно было скопировать или просто прочитать.

▪️ Посторонние не должны иметь доступа к конфиденциальным документам.

▪️ Раз в пять лет необходимо проверять, в каком состоянии электронные документы. Если за это время ПО, при помощи которого их можно просматривать, обновилось, то документы нужно перевести в новый формат.

Эксперты рекомендуют сделать электронные копии тех документов, которые были созданы на бумаге. Работать с ними будет проще, удобнее их будет искать и пересылать.

1 минута

29 мая 2023