Бухгалтер нашёл в интернете бланк акта, забил в него старые папки, руководитель подписал, документы увезли на переработку. Через полгода пришла проверка и попросила показать, на каком основании уничтожили бумаги. Достали акт. А в акте форма из отменённого документа, нет ссылок на статьи перечня, нет отметки о согласовании описей с архивом и нет записи, что уничтожение вообще состоялось. Формально документов уничтожили, а доказать это по правилам нечем. И теперь непонятно, что хуже: что уничтожили, или что уничтожили неправильно.
Акт о выделении к уничтожению кажется формальностью, которую можно скачать и заполнить за пять минут. На самом деле это единственный документ, который доказывает, что вы избавились от бумаг законно, а не выбросили их наугад. Если он оформлен неверно, уничтожение превращается из порядка в нарушение.
Разберём по делу: как выглядит действующая форма акта в 2026 году, что вносить в каждую графу, в какой момент акт можно утверждать и какие ошибки лишают его силы.
Каждую неделю разбираю на этом канале практику работы с документами: сроки хранения, экспертиза ценности, уничтожение, передача в архив. Подпишитесь, чтобы не пропустить.
➕ Подписаться на канал АрхивПро
Что это за документ и зачем он нужен
Коротко: акт о выделении к уничтожению - это перечень дел с истёкшими сроками хранения, который проходит экспертизу, согласование и утверждение и становится единственным законным основанием уничтожить документы.
Полное название - «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Смысл у него простой: зафиксировать, какие именно дела, за какие годы и на каком основании отобраны на уничтожение, кто это проверил и кто разрешил.
Без акта уничтожение документов не существует в правовом смысле. Есть только пропавшие бумаги, которые кто-то куда-то дел. Акт превращает «выбросили коробки» в «уничтожили по правилам, вот перечень, вот основания, вот кто отвечал». Это защита и для организации, и для того, кто подписал.
Поэтому акт - не бланк для галочки, а итог целой процедуры: сначала экспертиза ценности, потом комиссия, потом согласование, и только в конце подпись руководителя. Как устроена вся процедура уничтожения при закрытии компании, разобрано в статье «Уничтожение документов при ликвидации: что можно, а что нельзя».
Где взять действующую форму: главная ловушка
Коротко: форма акта - это Приложение № 3 к Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Старые бланки из Правил 2015 года больше не действуют.
Именно здесь чаще всего ошибаются. В сети полно образцов, которые ссылаются на приказ Минкультуры № 526 от 2015 года. Эти Правила отменены с осени 2023 года, а вместе с ними и старая форма акта.
Сейчас действует форма из Приложения № 3 к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённым приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Форма рекомендуемая, то есть организация может оформить акт и на своём бланке, но состав сведений и граф надо брать именно отсюда.
«Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем... описей дел постоянного хранения, а также согласования описей дел по личному составу запрещается». - п. 41 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77
Проверяйте источник у любого скачанного образца. Если он ведёт на приказ № 526 или на «Правила 2015 года» - это устаревший бланк, им пользоваться нельзя.
Из чего состоит акт: разбор по частям
Коротко: у акта есть шапка с грифом утверждения, основание, таблица дел, итоговая запись, отметки о согласовании и подписи, и отметка о фактическом уничтожении.
Пройдём по структуре сверху вниз.
Шапка. Наименование организации, гриф «УТВЕРЖДАЮ» в правом верхнем углу с должностью руководителя (при ликвидации - ликвидатора или конкурсного управляющего), подпись и дата. Ниже - название документа, его номер и дата.
Основание. Ссылка на нормативный акт, по которому определялись сроки хранения, - Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Конкретные статьи Перечня указываются построчно в таблице.
Таблица дел. Сердце акта. По действующей форме в ней восемь граф:
- 1 - Порядковый номер
- 2 - Заголовок дела или групповой заголовок однотипных дел
- 3 - Крайние даты (годы) дел
- 4 - Номера описей или номенклатур за эти годы
- 5 - Индекс дела по номенклатуре или номер по описи
- 6 - Количество единиц хранения (дел)
- 7 - Срок хранения и номер статьи по Перечню
- 8 - Примечание
Однотипные дела с одинаковыми заголовками можно объединить в одну строку под групповым заголовком, указав их количество.
Итоговая запись. Под таблицей - сколько всего единиц хранения выделено к уничтожению. Число указывается и цифрами, и прописью, за такие-то годы.
Отметки о согласовании и подписи. Запись о том, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период согласованы с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (с номером и датой протокола), подпись составителя и отметка об одобрении акта экспертной комиссией организации.
Отметка о фактическом уничтожении. Заполняется уже после того, как документы уничтожены: способ (переработка, шредирование), дата, вес или количество, реквизиты приёмо-сдаточной накладной, если документы сдавали на переработку. Без этой отметки акт остаётся незавершённым.
В каком порядке оформляют акт
Коротко: сначала экспертиза ценности и отбор дел, потом комиссия, потом согласование описей с архивом, и только затем руководитель утверждает акт и разрешает уничтожение.
Последовательность здесь не формальность, а защита от уничтожения нужного.
- Экспертиза ценности. Отбирают дела, у которых срок хранения истёк. Важный нюанс: дело вносят в акт, если его срок истёк к 1 января года, в котором составляется акт. Если срок выходит в течение самого года, дело в акт ещё не берут.
- Проект акта. Составляет работник, отвечающий за делопроизводство или архив.
- Экспертная комиссия. Комиссия организации рассматривает описи дел постоянного хранения, по личному составу и проект акта одновременно, единым пакетом. Это сделано специально, чтобы нельзя было уничтожить документы в обход контроля за постоянкой и кадрами.
- Согласование с архивом. Для организаций - источников комплектования государственного архива описи постоянного хранения утверждаются, а по личному составу согласовываются экспертно-проверочной комиссией архива. До этого утверждать акт нельзя.
- Утверждение акта руководителем организации или ликвидатором.
- Уничтожение и отметка о нём в акте.
Именно тщательный отбор на первом шаге отличает законное уничтожение от опасного. Марина Жукова, современный методолог экспертизы ценности, описывает это как полистную работу: дело проверяют не по обложке, а лист за листом, потому что внутри одной папки часто лежат документы с разными сроками. Пропустишь постоянку в куче временных дел - и она уйдёт под нож вместе с актом.
Хочешь, чтобы отбор и акт сделали те, кто занимается этим каждый день? Это и есть часть архивной обработки: АрхивПро проводит экспертизу ценности, готовит описи и акт по действующей форме, с выездом и на запущенных архивах.
Кто составляет, одобряет и утверждает
Коротко: составляет делопроизводитель, одобряет экспертная комиссия организации, описи согласовывает архив, а утверждает акт руководитель или ликвидатор.
За акт отвечают несколько человек, и это не бюрократия, а распределение контроля:
- составляет и подписывает - работник службы делопроизводства или ответственный за архив;
- одобряет - экспертная комиссия организации, что фиксируется протоколом с номером и датой;
- согласовывает описи - экспертно-проверочная комиссия архива (для источников комплектования);
- утверждает акт - руководитель организации, а при ликвидации или банкротстве - ликвидатор либо конкурсный управляющий.
Что вообще делают с документами при закрытии компании, разобрано в статье «Что делать с документами при ликвидации организации».
Если организация не является источником комплектования государственного архива, описи с архивом она не согласовывает, но экспертизу ценности, комиссию и сам акт оформляет по той же форме.
Типичные ошибки, из-за которых акт не работает
Коротко: чаще всего берут устаревшую форму, вносят дела с неистёкшим сроком, забывают статьи Перечня, отметку о согласовании и запись о фактическом уничтожении.
Мы регулярно видим одни и те же промахи.
- Устаревшая форма. Бланк из Правил 2015 года или ссылка на приказ № 526. Сегодня это недействующий документ.
- Дела с неистёкшим сроком. В акт попали бумаги, срок которых ещё не вышел, или документы постоянного хранения и по личному составу, которые уничтожать нельзя вовсе.
- Нет номеров статей Перечня. Без них невозможно проверить, обоснованно ли отобрали дело на уничтожение.
- Нет отметки о согласовании описей с архивом. Для источника комплектования акт без неё утверждать нельзя.
- Нет итога прописью. Количество единиц хранения указано только цифрами - придирка, но проверка её увидит.
- Нет отметки о фактическом уничтожении. Акт составили, а закрыть забыли: нет ни способа, ни даты, ни накладной. Уничтожение юридически повисло.
- Уничтожили до утверждения акта. Прямое нарушение: сначала подпись руководителя и согласование описей, потом переработка, а не наоборот.
За нарушение правил хранения и уничтожения архивных документов установлен штраф по статье 13.20 КоАП: на должностное лицо от 3 до 5 тысяч рублей, на юридическое - от 5 до 10 тысяч. А если под нож ушли документы, нужные для налогового учёта, добавляется статья 120 Налогового кодекса - от 10 до 30 тысяч рублей.
Чек-лист: как оформить акт без ошибок
Коротко: пройдите семь пунктов - от действующей формы до отметки об уничтожении.
- Взять действующую форму - Приложение № 3 к приказу Росархива № 77, а не бланк из Правил 2015 года.
- Внести только дела, у которых срок хранения истёк к 1 января текущего года.
- В каждой строке указать номер статьи по Перечню № 236.
- Проверить, что описи постоянного хранения и по личному составу согласованы с архивом (для источников комплектования).
- Провести акт через экспертную комиссию, зафиксировать протокол.
- Утвердить акт у руководителя или ликвидатора - до уничтожения, а не после.
- После уничтожения заполнить отметку: способ, дата, количество, реквизиты накладной.
Если хотя бы один пункт пропущен, акт можно оспорить, а уничтожение признать проведённым с нарушением.
Итог
Акт о выделении к уничтожению - это не бланк, а доказательство того, что вы избавились от документов законно. Он имеет силу, только когда собран правильно: действующая форма, дела с истёкшими сроками, статьи Перечня, согласование описей с архивом, подпись руководителя до уничтожения и отметка о том, что уничтожение состоялось.
Скачать бланк недостаточно. За правильно оформленным актом стоит экспертиза ценности каждого дела, и именно она отделяет законное уничтожение от опасного. Как только в акт попадает то, что уничтожать было нельзя, документ из защиты превращается в улику.
Если разбирать архив и оформлять уничтожение некому или страшно ошибиться, эту работу проще отдать специалистам. АрхивПро 12 лет занимается архивной обработкой: выезжаем, проводим экспертизу ценности, составляем описи и акт о выделении к уничтожению по действующей форме, готовим постоянку и кадры к сдаче в архив. На входе - акт и фиксированная цена, на выходе - порядок и законно оформленное уничтожение. Работаем без НДС, компания на УСН.
📞 +7 (495) 255-08-82 - бесплатный выезд и оценка 🔗 archivepro.ru
Источники
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов; форма акта о выделении к уничтожению - Приложение № 3.
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004, ст. 23 (передача и хранение документов при ликвидации). consultant.ru
- Кодекс об административных правонарушениях РФ, ст. 13.20 (нарушение правил хранения архивных документов).
- Налоговый кодекс РФ, ст. 120 (грубое нарушение правил учёта).