Компанию закрывали быстро. Помещение надо было освободить к концу месяца, и коробки с бумагами просто вывезли на переработку - всё разом, чтобы не возиться. Через год бывший начальник отдела кадров получил повестку: конкурсный управляющий соседней фирмы разыскивал через суд документы по сделке, а заодно выяснилось, что кадровые архивы двух десятков человек уехали под нож вместе с накладными десятилетней давности. Восстановить их уже нельзя. Люди остались без подтверждения стажа, а с ликвидатора спросили по полной.
Так выглядит самая частая ошибка при закрытии компании: раз организации всё равно не будет, кажется, что и документы можно уничтожить целиком. На деле уничтожение при ликвидации - это отдельная процедура со своими правилами. Часть документов уничтожать можно и нужно, часть - категорически нельзя, а между этими двумя кучами есть третья, которую нельзя трогать до определённого момента.
Разберём по порядку: что при ликвидации разрешено уничтожить, что запрещено, в каком порядке это делают и какие ошибки превращают простую уборку в штраф и личную ответственность. Речь и про добровольную ликвидацию, и про банкротство - в части уничтожения документов правила общие, а ответственный разный.
Каждую неделю разбираю на этом канале практику работы с документами: сроки хранения, экспертиза ценности, передача в госархив, реальные случаи с ликвидацией и банкротством. Подпишитесь, чтобы не пропустить.
➕ Подписаться на канал АрхивПро
Почему при ликвидации нельзя уничтожить всё подряд
Коротко: при ликвидации уничтожать можно только документы с истёкшими сроками хранения, и только после экспертизы ценности. Документы постоянного хранения и по личному составу уничтожать запрещено - их передают в государственный архив.
Логика тут простая, если посмотреть, зачем вообще нужны эти бумаги после закрытия компании. Кадровые документы - это чужой стаж, чужая зарплата, чужие права на пенсию. Человек, который у вас работал, может прийти за справкой и через двадцать лет, а компании к тому времени нет. Если приказы и лицевые счета уничтожены, подтвердить его стаж больше нечем и негде.
Документы постоянного хранения - это память об организации, которая по закону не заканчивается вместе с самой организацией. А документы с недоистёкшими сроками могут понадобиться кредиторам, налоговой или суду ещё несколько лет после закрытия.
Поэтому закон и не даёт при ликвидации решать судьбу архива на глаз. Есть чёткая развилка: что уничтожаем, что храним до конца срока, что отдаём в госархив. И проходить эту развилку надо до того, как компания исчезнет из реестра, потому что потом переиграть уже нельзя.
Почему уничтожают неправильно: спешка и «всё равно закрываемся»
Коротко: главные причины ошибок - сжатые сроки ликвидации и ощущение, что после закрытия спрашивать будет некому. Оба ощущения обманчивы.
На практике чаще всего уничтожение идёт не по злому умыслу, а от нехватки времени. Ликвидация - это дедлайн: помещение сдают, сотрудников распускают, бухгалтер увольняется одним из первых. Архивом заниматься некому и некогда, и коробки уезжают на переработку целиком, потому что разбирать их «нет ресурса».
Второе - это установка «фирмы не будет, значит и спроса не будет». Она неверна сразу с двух сторон. Обязанность сохранить кадровые документы и постоянку установлена законом и не исчезает с закрытием компании - она переходит на того, кто проводит ликвидацию. А при банкротстве спрос за утраченные документы приходит персонально к конкурсному управляющему и к бывшему руководителю, и приходит уже после того, как компании нет.
Отдельная типичная ошибка - брать порядок уничтожения из старых статей и шаблонов. Правила поменялись: то, что было верно до осени 2023 года, сейчас уже устарело. Ниже разберём, как правильно на 2026 год.
Что говорит закон: четыре нормы, которые надо знать
Коротко: уничтожение при ликвидации регулируют закон об архивном деле (что нельзя трогать и куда сдавать), Перечень Росархива (как определить срок), Правила Росархива (как оформить) и Налоговый кодекс (когда даже истёкший документ трогать рано).
Разложим по порядку, без лишнего.
Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле», статья 23. Это главная норма про ликвидацию. Она прямо запрещает бросать архив на произвол и уничтожать то, что должно жить дальше.
«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включённые в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора». - часть 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Проще говоря: постоянка, кадры и недоистёкшие временные документы уходят в госархив по договору, а не под нож.
Тот же закон, статья 22.1 - сроки по личному составу. Кадровые документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; после этой даты - 50 лет. До истечения этих сроков уничтожать их нельзя.
Перечень Росархива, приказ № 236 от 20.12.2019. Это справочник, по которому определяют срок хранения каждого вида документа. Открываете Перечень, находите свой документ по его функции, смотрите срок. Истёк - кандидат на уничтожение, не истёк - хранить. Перечень действует и в 2026 году, его не отменяли.
Правила Росархива, приказ № 77 от 31.07.2023. Вот тут важный момент, на котором спотыкаются устаревшие инструкции. Раньше порядок уничтожения и форму акта брали из Правил 2015 года (приказ Минкультуры № 526). В сентябре 2023 года эти Правила отменены, действует приказ Росархива № 77, и форму акта о выделении к уничтожению теперь берут из него, а не из старого документа.
Почему это разобрано отдельно - в статье «Документы постоянного срока хранения: почему их нельзя уничтожать».
Что можно уничтожить, а что нельзя: три кучи, а не две
Коротко: документы при ликвидации делятся не на «хранить и уничтожить», а на три группы - уничтожаем, храним до конца срока, сдаём в госархив. Ошибка - видеть только две.
Разложим наглядно.
Можно уничтожить:
- документы временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет), у которых срок хранения по Перечню уже истёк;
- дубликаты и лишние копии при наличии подлинника;
- черновики и проекты при наличии подписанного беловика;
- и всё это - только после экспертизы ценности и оформления акта.
Нельзя уничтожать никогда (при ликвидации - передать в госархив):
- документы постоянного срока хранения (входят в Архивный фонд РФ);
- документы по личному составу, пока не вышли сроки 50 или 75 лет: приказы по кадрам, личные карточки, лицевые счета, ведомости по зарплате, личные дела;
- документы, у которых срок по Перечню ещё не истёк.
Нельзя уничтожать пока рано, даже если архивный срок вышел:
- документы, попадающие в период текущей или назначенной налоговой проверки;
- документы по сделке или обязательству, которое стало предметом судебного спора;
- документы, которыми подтверждается перенос убытка на будущее (их срок хранения продлевается на весь период, пока убыток уменьшает налоговую базу).
Про третью кучу забывают чаще всего. Человек видит в Перечне «5 лет», срок вышел, документ идёт под нож - а он был нужен для проверки, которая как раз началась. Налоговый кодекс требует хранить данные учёта пять лет после периода, в котором документ последний раз использовался (статья 23, пункт 1, подпункт 8). Формальный архивный срок и налоговая необходимость - это не одно и то же.
Здесь и работает то, что архивисты называют экспертизой ценности, а по сути - разбор каждого дела на предмет «а точно ли это уже мусор». Основоположник российского архивоведения Константин Митяев ещё в середине прошлого века показал: ценность документа определяется не одним признаком, а совокупностью - кто его создал, о чём он и какую юридическую силу несёт. Уничтожение «оптом», без такого разбора, всегда риск: под нож уходит то, что уничтожать было нельзя.
Хочешь пройти эту развилку один раз и без ошибок - это ровно то, чем занимается архивная обработка при ликвидации: отбор документов, экспертиза ценности, описи и акты, подготовка постоянки и кадров к сдаче в архив. АрхивПро делает это под ключ 12 лет, с выездом и на сложных запущенных массивах.
В каком порядке уничтожают документы: шесть шагов
Коротко: сначала экспертиза ценности, потом экспертная комиссия и акт, затем согласование описей постоянки и кадров с архивом, и только потом - физическое уничтожение. Порядок нарушать нельзя.
Процедура задана Правилами Росархива (приказ № 77). По шагам это выглядит так.
- Экспертиза ценности. Каждое дело разбирают и определяют по Перечню, к какому сроку хранения оно относится и истёк ли этот срок. Марина Жукова, один из современных методологов экспертизы ценности документов, называет это полистной работой: дело проверяется не «по обложке», а лист за листом, потому что внутри одной папки часто лежат документы с разными сроками.
- Экспертная комиссия организации (ЭК). Комиссия рассматривает и согласовывает описи дел постоянного хранения и по личному составу и проект акта на уничтожение. При ликвидации комиссию создаёт ликвидатор или конкурсный управляющий.
- Акт о выделении к уничтожению. Составляется проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме из приложения к приказу Росархива № 77. В акт вносят только то, у чего срок реально истёк.
- Согласование описей с архивом (критичный шаг). Прежде чем уничтожать временные документы, описи дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период согласовывают и утверждают на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Смысл: государство сначала убеждается, что всё ценное сохранено и описано, и только потом разрешает избавиться от остального. Уничтожать временные документы, пока постоянка и кадры не согласованы, нельзя.
- Утверждение акта. Согласованный акт утверждает руководитель, а при ликвидации - ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.
- Физическое уничтожение. Документы уничтожают - шредированием или сдачей на переработку. Способ уничтожения фиксируют в акте; при сдаче на утилизацию оформляют приёмо-сдаточную накладную, её реквизиты вносят в тот же акт. Только теперь уничтожение считается оформленным.
Обратите внимание на связку шагов 4 и 6. Это самое частое место, где всё ломается: временные документы уже увезли на переработку, а описи постоянки и кадров ещё никто не согласовывал - или не собирался. Формально нарушен порядок, и любая проверка это увидит.
При банкротстве вся эта цепочка ложится на конкурсного управляющего. Подробнее про его обязанности - в статье «Архив при банкротстве: обязанности конкурсного управляющего». А общий порядок действий с документами при закрытии компании разобран в статье «Что делать с документами при ликвидации организации».
Типичные ошибки, из-за которых уничтожение выходит боком
Коротко: чаще всего под нож уходят кадры раньше срока, уничтожают без экспертизы и акта, спешат до согласования описей и берут устаревшую форму документа.
Мы регулярно видим одни и те же пять ошибок.
- Уничтожили кадровые документы раньше 50 или 75 лет. Прямое нарушение закона, а при ликвидации - ещё и оставленные без стажа люди. Восстановить эти документы после закрытия компании нельзя.
- Уничтожили «оптом», без экспертизы ценности. Под нож уходит вперемешку и мусор, и постоянка. Никто потом не докажет, что уничтожили только то, что было можно.
- Уничтожили временные документы до согласования описей с ЭПК. Нарушен порядок: сначала сохранность постоянки и кадров, потом уничтожение остального.
- Не оформили акт или взяли старую форму. Акт из отменённых Правил 2015 года юридически уже не та бумага. Уничтожение без правильного акта - это уничтожение, которое нечем подтвердить.
- Уничтожили документы под проверкой или спором. Даже с истёкшим архивным сроком: если документ нужен налоговой или суду, его уничтожение обернётся отдельными претензиями.
Чем это грозит: штрафы и личная ответственность
Коротко: нарушение правил уничтожения - это штраф по КоАП и НК, а при банкротстве - субсидиарная ответственность управляющего и бывшего руководителя личными деньгами.
Санкции идут по нескольким статьям сразу.
- КоАП, статья 13.20 - нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. Штраф на должностное лицо от 3 до 5 тысяч рублей, на юридическое - от 5 до 10 тысяч. Сумма небольшая, но состав формальный: достаточно самого нарушения, доказывать утрату не нужно.
- Налоговый кодекс, статья 120 - грубое нарушение правил учёта, к которому относится и отсутствие первичных документов. От 10 тысяч рублей за один период, от 30 тысяч за несколько, а если из-за пропавших документов занизили налог - 20 процентов от суммы, но не меньше 40 тысяч.
- Банкротство, закон № 127-ФЗ. Здесь ставки выше штрафов. Если документы бухучёта и отчётности отсутствуют, не переданы или искажены и из-за этого невозможно сформировать конкурсную массу, контролирующее лицо привлекают к субсидиарной ответственности (статья 61.11). Это ответственность личными деньгами по долгам компании, и суды применяют её к тем, кто «потерял» архив, регулярно.
То есть цена вопроса при уничтожении - не десять тысяч штрафа, а риск лично отвечать по обязательствам закрытой компании. Это стоит помнить, когда хочется «просто вывезти всё на переработку».
Чек-лист: как уничтожить документы при ликвидации без последствий
Коротко: пройдите семь пунктов по порядку - от экспертизы ценности до акта с реквизитами уничтожения. Пропуск любого делает уничтожение уязвимым.
- Провести экспертизу ценности: по Перечню № 236 определить срок хранения каждого дела и понять, что реально истекло.
- Отделить постоянку и документы по личному составу - их не уничтожаем, готовим к сдаче в госархив.
- Проверить «третью кучу»: нет ли среди истёкших документов тех, что нужны под проверку, спор или перенос убытка.
- Собрать экспертную комиссию и согласовать описи и проект акта.
- Согласовать описи постоянного хранения и по личному составу с ЭПК архивного учреждения - до уничтожения временных.
- Оформить акт о выделении к уничтожению по действующей форме (приказ Росархива № 77), утвердить у ликвидатора или управляющего.
- Уничтожить документы, зафиксировать способ и приложить накладную о сдаче на переработку.
Если хотя бы один пункт пропущен, уничтожение можно оспорить, а вместе с ним - и добросовестность того, кто проводил ликвидацию.
Итог
Уничтожение документов при ликвидации - это не уборка, а процедура с жёстким порядком. Уничтожать можно только то, у чего вышел срок хранения, и только после экспертизы ценности и оформления акта. Кадры и постоянку уничтожать нельзя - их передают в госархив. А документы, нужные под проверку или спор, нельзя трогать, даже если архивный срок формально закончился.
Разница между «вывезли всё на переработку» и «уничтожили по правилам» - это разница между штрафом с личной ответственностью и спокойно закрытой компанией. И проходить эту развилку надо, пока организация ещё существует, потому что после исключения из реестра переиграть уже нельзя.
Если архив большой или запущенный, а сроки ликвидации поджимают, разумнее не разбирать его силами уходящего бухгалтера, а отдать тем, кто делает это каждый день. АрхивПро 12 лет занимается архивной обработкой при ликвидации: выезжаем, проводим экспертизу ценности, отбираем к уничтожению и оформляем акт, а постоянку и кадры готовим к сдаче в государственный архив с описями. На входе - акт и фиксированная цена, на выходе - порядок, опись и законно уничтоженный мусор. Работаем без НДС, компания на УСН.
📞 +7 (495) 255-08-82 - бесплатный выезд и оценка 🔗 archivepro.ru
Источники
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004, ст. 23 (передача документов при ликвидации) и ст. 22.1 (сроки хранения по личному составу). consultant.ru
- Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 - Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (заменили Правила 2015 года), форма акта о выделении к уничтожению.
- Налоговый кодекс РФ, ст. 23 п. 1 пп. 8 (5 лет сохранности данных учёта) и ст. 120 (штрафы за отсутствие документов).
- Кодекс об административных правонарушениях РФ, ст. 13.20 (нарушение правил хранения архивных документов).
- Федеральный закон № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», ст. 129 (обязанности конкурсного управляющего) и ст. 61.11 (субсидиарная ответственность при утрате документов).