Кадровое делопроизводство традиционно связывают с оформлением приказов по личному составу. Часть из них имеет унифицированную форму, другие разрабатываются организацией самостоятельно и закрепляются в локальных нормативных актах. На практике сложился устойчивый стереотип: любое кадровое событие должно оформляться приказом, с которым работник обязательно знакомится под подпись.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В кадровой практике таким документом зачастую выступает именно приказ.
Что такое приказ с юридической точки зрения?
Приказ — это распорядительный акт, издаваемый руководителем организации (или уполномоченным лицом) в условиях единоначалия. Он направлен на решение оперативных, кадровых или иных текущих задач организации и обязателен для исполнения.
Виды и сроки хранения кадровых приказов регламентированы Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:
- 3 года — приказы о применении дисциплинарных взысканий;
- 5 лет — приказы о ежегодных и учебных отпусках, командировках, дежурствах (не связанных с основной деятельностью), привлечении к сверхурочной работе и работе в выходные дни, а также о начале служебных проверок;
- 50 лет — все остальные кадровые приказы: о приеме, переводе, увольнении, изменении персональных данных работника, изменении режима труда и отдыха, оплате труда, награждениях и поощрениях, отпусках без сохранения зарплаты, отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком, а также о командировках и отпусках работников, занятых во вредных условиях и другие.
Однако Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения не устанавливает состав обязательных для оформления документов, а только перечисляет возможные.
При этом приказы лишь дополнительно закрепляют информацию, которая уже содержится в документах-основаниях: соглашениях, трудовых договорах, заявлениях работников, служебных записках и графиках отпусков. Таким образом, они выполняют роль не первичного, а дублирующего документа.
Обязательны ли приказы по Трудовому кодексу РФ?
Несмотря на обилие кадровых приказов в повседневной практике, Трудовой кодекс РФ прямо указывает на оформление только нескольких из них. Внимательный анализ кодекса показывает, что в качестве обязательных закон называет:
- Приказ об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ);
- Приказ о приостановлении трудового договора (ст. 351.7 ТК РФ);
- Приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Кроме того, статья 62 ТК РФ упоминает копии приказов о приеме, переводе и увольнении как документы, которые работодатель обязан выдавать работнику по его заявлению. А статья 68 ТК РФ называет приказ о приеме на работу в качестве дополнительного документа, но не устанавливает обязанности его издавать.
Кстати, необязательность приказа о приеме на работу мы уже обсуждали.
Таким образом, работодатель вправе существенно сократить объем кадрового документооборота, отказавшись от избыточных приказов в пользу других первичных документов, предусмотренных законодательством.
Мифы и реальность: что не является обязательным?
Приказы, которые стали привычными в ежедневной кадровой работе (о предоставлении отпуска, о переводе, о привлечении к сверхурочной работе или работе в выходной день), Трудовым кодексом РФ не предусмотрены. Их массовое оформление не является требованием закона, а всего лишь сложившаяся оформительская привычка.
В ряде случаев законодатель оперирует более широким понятием — «распоряжение (или иное решение) работодателя».
Это касается:
- привлечения к работе в выходные и праздничные дни;
- удержаний из заработной платы;
- направления в служебную командировку;
- использования личного транспорта в служебных целях;
- привлечения работника к материальной ответственности.
Когда приказ все же необходим?
Отдельные требования об издании приказа содержатся не в Трудовом кодексе РФ, а в подзаконных актах. Например, Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н предписывает назначать приказом (распоряжением) работодателя уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Также приказами работодателя оформляются создание комиссии по охране труда, примирительной комиссии и назначение уполномоченного по охране труда, ответственного за организацию обработки персональных данных, ответственного за ведение воинского учета. Однако такие документы относятся уже к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.
Вывод
В Трудовом кодексе РФ прямо закреплена обязанность издавать приказ по личному составу только в трех случаях: при увольнении, приостановлении трудового договора и применении дисциплинарного взыскания.
Приказы о приеме, переводе, отпусках и большинстве других кадровых мероприятиях не являются обязательными. Их вполне законно можно заменить иными документами - трудовым договором, дополнительным соглашением, графиком отпусков, заявлением работника, табелем учета рабочего времени и др.
Автор Елена Пономарева/Ponomarela