Обсуждаем еще один популярный на практике, но избыточный для оформления трудовых отношений документ – приказ о приеме на работу.
Долгое время прием на работу оформлялся следующим образом. Лицо, поступающее на работу, писало заявление о приеме и на основании данного заявления работодатель оформлял приказ, который доводился работнику под подпись.
Затем на смену заявления пришел трудовой договор. С вступлением в силу Трудового кодекса Российской Федерации трудовые отношения стали договорными. Каждый, кто устраивается на работу в организацию, договаривается с работодателем об условиях работы и эти договорённости скрепляются подписями в договоре. С февраля 2002 года заявление о приеме на работу исключили из кадрового делопроизводства как избыточный документ.
Но приказ о приеме на работу все еще оставался в качестве обязательного. Основанием к приказу теперь выступал трудовой договор (ст. 68 Трудового кодекса РФ).
Форма приказа о приеме на работу
Приказ о приеме на работу имеет унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если в приказе данные одного работника, то применяется форма Т-1, если приказ сразу на группу работников, то форма Т-1а.
Содержание приказа должно полностью соответствовать условию трудового договора.
В приказе указываются:
- ФИО работника;
- табельный номер, если присваивается;
- дата начала работы и срок трудовых отношений;
- структурное подразделение (при наличии);
- наименование должности;
- условия приема и характер работы:
-основное место или совместительство;
- полное, сокращенное и неполное рабочее время;
- условия труда по СОУТ;
7. составные части и размер зарплаты:
- оклад или тарифная ставка;
- надбавки и выплаты (за вредные условия, ночную работу, районный коэффициент, стимулирующие надбавки и др).
8. срок испытания (если устанавливается).
Приказ обязательно должен был доведен работнику под подпись в течение трех рабочих дней с фактического допущения к работе.
Приказ о приеме на работу имеет длительный срок хранения – 50 лет.
С 2013 года унифицированные формы документов по личному составу стали носить только рекомендательный характер.
Работодатель вправе использовать унифицированные формы, но может утвердить свои формы документов. Важно соблюдать правило – каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Исключение приказа из кадрового учета
Минтруд поставил себе цель оптимизировать состав кадровых документов, исключив из числа обязательных к оформлению избыточные документы, которые являются дублирующими.
В процедуре оформления приема на работу таким лишним документом оказался приказ, его отменили в 2021 году (Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ).
Какой это же был удар по консервативным специалистам! Сначала заявление о приеме отменили, а затем еще и приказ.
Я согласна с Министерством труда в том, что для оформления приема на работу достаточно трудового договора. Когда организация, назовем ее ООО «Ромашка», заключает договор с ООО «Василек», не издает приказ «начать работу с ООО «Василек» с такой-то даты на таких-то условиях», для сотрудничества достаточно заключенного договора. Почему договора недостаточно для трудовых отношений? Там есть все условия сотрудничества, нет необходимости их дублировать в приказе.
Но поскольку многие работодатели не готовы к исключению приказа о приеме на работу из кадрового учета, в статье 68 Трудового кодекса РФ оставили право работодателя на оформление приказа
Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Но обратите внимание на то, что из статьи кодекса исключили обязанность работодателя доводить приказ работнику под подпись. У работника есть его экземпляр трудового договора, в котором закреплены условия его трудовых отношений с этой организацией. То есть, даже если в организации оформляется приказ о приеме на работу, работник о нем может и не знать.
Если работодатель отказался от издания приказа о приеме на работу, то в трудовой книжке и в электронной трудовой книжке ссылка делается на дату и номер трудового договора.
Таким образом, по действующему Трудовому кодексу РФ работодатель сам решает, нужен ли ему в учете приказ о приеме на работу или достаточно оформленного трудового договора с работником.
Решение об отмене приказа о приеме
Принятие решения о необходимости оформления приказа о приеме на работу зависит от того, как у работодателя организована передача документов по личному составу из отдела кадров в бухгалтерию.
1. Приказ не нужен
Если кадровик и бухгалтер работают в единой информационной базе и документы оформляются электронно, то от приказа работодатель легко может отказаться. Кадровик вносит в базу личные данные нового работника и условия его работы, бухгалтер тут же получает всю необходимую для выполнения своих обязанностей информацию.
2. Приказ нужен
Если кадровик и бухгалтер работают в разных информационных базах, то приказ остается нужным для учета документом. Для расчета с работником бухгалтеру необходимы соответствующие документы, которые ему передает кадровик. Экземпляр трудового договора хранится в кадровой службе и не передается в бухгалтерию. В этом случае удобно оформить приказ с условиями трудового договора и его копию передать в бухгалтерию.
Если руководитель организации принял решение сократить количество кадровых документов и перестать оформлять приказы о приеме на работу, то издается приказ по основной деятельности об оптимизации документов по личному составу или в инструкции по кадровому делопроизводству устанавливается, что прием на работу оформляется трудовым договором, без приказа.
На практике вижу, что уже многие работодатели отказались от оформления приказов о приеме на работу, но некоторые, хоть и жалуются на большой кадровый документооборот, но продолжают оформлять дублирующие документы.
Автор Елена Пономарева