Практически в любой компании есть задачи, которые повторяются снова и снова.
Позвонить клиенту. Проверить оплату. Напомнить о продлении договора. Связаться с действующими клиентами. Обработать новые заявки. На первый взгляд ничего сложного, но проблема в том, что большинство таких процессов держится на памяти сотрудников. И рано или поздно это начинает создавать проблемы.
Почему обычных задач недостаточно
Стандартная задача работает просто - "Поставили. Выполнили. Закрыли". Но многие действия в компании не являются разовыми.
Их нужно выполнять регулярно:
- каждый день;
- каждую неделю;
- каждый месяц;
- каждый квартал.
Если система не напоминает о них автоматически, сотруднику приходится помнить всё самостоятельно. Когда задач становится много, часть из них неизбежно теряется. Просто человеческая память имеет предел.
Что меняется с функционалом регулярных задач
Регулярная задача создаётся автоматически по заданному расписанию. Один раз настроили - дальше система сама напоминает о нужных действиях.
Сотрудникам больше не нужно:
- вести отдельные списки;
- ставить себе напоминания;
- записывать задачи в блокнот;
- контролировать повторения вручную.
В нужный день задача просто появляется в работе.
Где это используется на практике
Чаще всего регулярные задачи применяют для типовых процессов.
Например:
- каждый понедельник обзванивать клиентскую базу;
- первого числа проверять оплаты;
- ежедневно обрабатывать входящие обращения;
- раз в месяц собирать обратную связь от действующих клиентов;
- ежеквартально актуализировать данные по контрагентам.
Все эти действия можно настроить один раз и больше не возвращаться к вопросу.
Гибкая настройка расписания
В АСМ CRM можно выбрать разные варианты запуска задач.
Ежедневно. Подходит для постоянных процессов, которые выполняются каждый рабочий день.
Еженедельно. Можно выбрать конкретные дни недели.
Например, понедельник и четверг для обзвона клиентов.
Ежемесячно. Система будет создавать задачу в выбранные даты месяца. Можно указать сразу несколько дней.
Ежегодно. Подходит для сезонных задач, подготовки отчётов или начала нового квартала.
Что делать, если задача выпадает на выходной
С такой ситуацией сталкиваются многие компании.
Например, задача должна появиться в воскресенье, когда сотрудники не работают.
В системе можно заранее определить правило:
- перенести задачу на ближайший рабочий день;
- оставить дату без изменений.
Поэтому ничего не потеряется из-за календаря.
Если в процессе участвуют несколько сотрудников
Некоторые задачи невозможно закрыть силами одного человека.
Например:
- подготовка коммерческого предложения;
- согласование договора;
- контроль оплаты;
- работа с документами.
В этом случае можно назначить регулярную задачу сразу нескольким сотрудникам.
Каждому будет создана собственная задача с персональной ответственностью.
Связь со сделками
Регулярные задачи можно привязать к конкретной сделке. Это удобно, когда работа требует постоянного взаимодействия с клиентом. Менеджер сразу понимает, по какому клиенту необходимо выполнить действие и не тратит время на поиск информации.
Что получает руководитель
На практике регулярные задачи решают сразу несколько проблем:
- Снижается количество забытых действий.
- Уходит ручной контроль со стороны руководителя.
- Повторяющиеся процессы становятся предсказуемыми и управляемыми.
В результате сотрудники меньше думают о том, что нужно сделать дальше, и больше времени тратят на саму работу.
А руководитель получает уверенность, что важные процессы не зависят от памяти конкретного человека.