Кейс рекламного агентства: финдиректор Павел выстроил учет в разрезе каждого проекта, покончил с ручной сводкой таблиц и перевел отчетность с месячного цикла на ежедневное автообновление.
Каждый месяц одна и та же история. Несколько подразделений заполняют свои таблицы — финдиректор сводит их в одну. Формулы сбиваются, форматы расходятся, цифры не сходятся. На поиск и исправление ошибок уходит 2–3 часа. В плохие месяцы — целый рабочий день.
И это не разовый сбой. Это стандартная ежемесячная процедура.
Финансовый директор Павел рассказал, как рекламное агентство вышло из этого круга.
Три часа на один отчет. Потом стало хуже
В агентстве производственники вели карточки проектов в Excel самостоятельно — каждый в своем формате, со своими формулами. Данные о рентабельности проектов расходились между отделами. Когда нужно было свести все в общую картину, начиналось: формулы слетали, форматы не совпадали, ошибки в расчетах приходилось искать часами.
С ростом числа проектов и людей ситуация только ухудшалась.
Рекламное агентство работает с десятками проектов параллельно. Знать, сколько заработала компания в целом — мало. Руководству важно понимать финансы каждого проекта отдельно: что рентабельно, где превышен бюджет, почему конкретный клиент убыточен. Стандартные сервисы финучета давали только общую картину на уровне организации — без разбивки по проектам.
Это стало главным критерием поиска. После изучения нескольких вариантов Павел нашел Аспро.Cloud на профильном форуме — систему рекомендовали за интегрированность: финансы, управление проектами и CRM в едином контуре. Убедился, что платформа закрывает все потребности агентства без набора разрозненных инструментов, и начал переход.
Бухгалтер на телефоне с утра до обеда
Параллельно с таблицами в агентстве была своя проблема — непрекращающийся поток звонков и сообщений бухгалтеру. «Когда оплатите счет?» «Уже перевели?» «Сколько осталось?» «Когда ждать поступление?»
Бухгалтер отвечал на такие вопросы каждый день вместо того, чтобы работать — потому что общей картины по платежам просто не было. Плановые расходы создавались как задачи в проектной системе с кучей лишних полей, которые к финансам отношения не имели. Кассовые разрывы возникали неожиданно и требовали немедленного реагирования уже постфактум.
Платежный календарь изменил это. Все плановые расходы и поступления теперь заводятся в специализированном модуле: несколько понятных полей — операция готова. После того как платеж прошел, он автоматически попадает в модуль «Деньги». В карточке проекта загораются зеленые галочки — сразу видно, что закрыто. Кассовые разрывы видны заранее: в календаре понятно, когда и сколько нужно внести. Никаких звонков.
Как теперь устроен учет по каждому проекту
Каждый проект ведется в карточке системы. Все поступления и списания суммируются автоматически. Производственники сравнивают плановые показатели с фактическими в реальном времени: если расходы превысили план — сразу разбираются в причинах и ищут оптимизацию. Решения принимаются онлайн, а не в конце месяца по устаревшим данным.
Большинство операций не вносят вручную — банковская интеграция подтягивает транзакции из банков напрямую. Вручную добавляют только наличные. Один раз настроили — и команда работает без ручных операций.
Для оценки прибыльности по клиентам проекты объединяются в портфели. За любой выбранный период руководство видит плановые и фактические поступления по всем направлениям. От ответа на вопрос «Мы в плане или нет?» зависит выплата премий сотрудникам — поэтому актуальность данных имеет прямое денежное значение. Портфели помогают быстро увидеть, какие клиенты и направления приносят деньги, а где нужно улучшить показатели.
Горизонт с месяца до полугода
Долгосрочное планирование денежных потоков до внедрения требовало отдельного специалиста и давалось с большим трудом. В таблицах горизонт — один месяц. Как компания будет вести себя через три месяца или полгода — непонятно.
Сейчас бюджетный процесс выстроен в модуле «Бюджетирование». Команда создает бюджеты в разрезе юридических лиц и проектов — это привычные форматы ДДС и ПиУ, только в прогнозном режиме. Плановые значения задаются по каждой статье учета, после чего анализируется план-факт и выявляются точки оптимизации.
Горизонт планирования вырос с одного месяца до полугода. Теперь видно, как компания ведет себя в разных сценариях заранее — это меняет качество управленческих решений.
Отчет, который собирается сам
Раньше отчет о прибылях и убытках собирали вручную из таблиц. Он был неточным — все расходы в одной куче, без разбивки на производственные, коммерческие и административные. Решения принимались на данных месячной давности: когда отчет готов, события, которые в нем отражены, случились месяц назад.
Сейчас отчет формируется автоматически по всем проведенным операциям с полной разбивкой по типам расходов. Для визуализации финансовой картины — виджеты и дашборды, которые не нужно собирать вручную. Данные обновляются ежедневно — как только операции закрыты и внесены. Понятие «отчетного периода» фактически исчезло.
Почему это работает только в единой системе
Павел внедрял несколько сервисов финучета: «Я запускал разные сервисы, поэтому могу сказать, что в Аспро.Cloud все происходит несложно.» Интерфейс интуитивный, есть подробные инструкции и оперативная техподдержка. Он обучил сотрудников — теперь они самостоятельно по инструкции заносят данные. В Excel формулы со временем ломаются, данные расходятся между отделами. В Аспро.Cloud транзакции приходят из банков автоматически, дашборды формируются сами — один раз настроил, и команда работает без ручных операций.
Отдельные инструменты — таблицы, сервисы финучета, CRM, проектные системы — не могут дать то, что дает единый контур. Когда финансы, проекты и управление клиентами существуют в разных местах, данные всегда расходятся. Актуальность теряется на стыке инструментов: что-то внесли в проект, но не перенесли в финансы. Что-то оплатили, но бухгалтер еще не знает.
В единой системе этой проблемы нет. Операция, занесенная один раз, отражается везде: в карточке проекта, в платежном календаре, в отчете ПиУ, в ДДС. Не нужна координация между инструментами — координирует система. Именно поэтому Павел тратит 1 час в день, а не 3 часа на один отчет.
Итог
Вся компания полностью отказалась от Google-таблиц. Время на финансовую отчетность: с 2–3 часов, а иногда и целого дня, до ежедневного автообновления. Горизонт финансового планирования: с месяца до полугода. Финдиректор Павел тратит 1 час в день на администрирование всей системы.
Следующий шаг — синхронизация с 1С, чтобы выставлять счета и акты прямо из системы. Павел отметил главное: при выставлении счета в платежном календаре автоматически появляется плановое поступление, после закрытия данные отражаются в ДДС и ПиУ. Одна операция дает эффект на все модули сразу.
А вы сталкивались с тем, что финансовые решения приходится принимать на данных месячной давности? На каком этапе становится понятно, что таблицы уже не справляются?