В гостиничном и ресторанном бизнесе товары хозяйственного предназначения часто воспринимают как второстепенную статью затрат. Однако, на практике всё выглядит совершенно иначе, поскольку именно они «съедают» ощутимую часть бюджета: разнообразные расходные материалы, инвентарь для уборки, средства для проведения санитарной обработки, упаковка, салфетки, перчатки, мешки для мусора, бумажная продукция, одноразовые аксессуары и десятки других позиций.
Проблема в данном случае заключается в том, что расходы на их приобретение могут увеличиваться отнюдь не из-за того, что поставщики поднимают цены, а из-за хаотичности закупок, отсутствия нормирования, неконтролируемых потерь на складе и плохого контроля качества. При этом снизить затраты на 20% — вполне реально, исключив при этом ухудшение сервиса. Мы, в «Артпласт», абсолютно точно знаем, как это сделать… И расскажем об этом и вам, наши уважаемые читатели и покупатели!
Решение проблемы является комплексным и требует системного подхода. В процессе нужно проанализировать потребление, стандартизировать ассортимент товаров, а также — наладить правильную логистику. Экономии можно достичь не за счёт отказа от необходимых товаров, а путём грамотного управления закупками и расходованием хозтоваров.
Почему растут расходы на закупку хозтоваров?
Расход хозяйственных товаров в отелях и заведениях общепита происходит каждый день, но особенность такова, что их стоимость обычно размазана по множеству мелких заявок. Из-за этого руководитель имеет возможность ознакомиться с итоговыми цифрами лишь в конце месяца, когда всё уже свершилось и провести какую-то коррекцию невозможно. Ещё одна «аномалия», увеличивающая расходы, кроется в том, что закупка одной части позиций происходит «по привычке», хотя сами они могут быть не так уж и нужны, другая же — срочно и нередко по завышенной цене.
К типичным причинам перерасхода финансовых средств можно отнести:
- совершение закупок у разных поставщиков без единого прайса и возможности сравнить цены;
- отсутствие норм расхода по подразделениям непосредственно на предприятиях;
- избыточные складские остатки продукции, которая осталась невостребованной;
- покупка товаров с запасом «на всякий случай»;
- использование продукции неудовлетворительного качества, которая быстро ломается и требует замены;
- частые срочные закупки небольшими партиями с переплатой;
- дефицит контроля или его полное отсутствие за выдачей и списанием.
При отсутствии прозрачной системы закупок и расхода высоки риски закупки одинаковых по назначению товаров в разных форматах и по разным ценам, нередко — достаточно высоким. К примеру, возможна ситуация когда один отдел покупает дорогие универсальные средства, а другой — специализированные, хотя задачи и у первых и у вторых одинаковые. В итоге предприятие переплачивает не только за каждую единицу купленной продукции, а ещё и за логистику, хранение и неэффективное использование.
Хозтовары в HoReCa: что это такое?
В первую очередь правильное управление расходами требует правильной классификации ассортимента хозтоваров, которые нужно закупить. Для отелей и ресторанов это не только бытовая химия, а ещё и:
- средства для уборки и дезинфекции;
- губки, салфетки, ветошь, щётки, швабры, вёдра, тряпки;
- мешки, пакеты, контейнеры для мусора;
- бумажные полотенца, туалетная бумага, салфетки;
- перчатки, одноразовые фартуки, шапочки, бахилы;
- дозаторы, диспенсеры, держатели и расходники к ним;
- санитарные и технические принадлежности;
- упаковочные и сопутствующие материалы для кухни и зала.
Вышеперечисленное призвано помогать поддерживать должный уровень гигиены, чистоты и безопасности в заведениях, равно как и определённый уровень сервиса. При этом особенности потребления хозтоваров в отелях и заведениях общепита — свои.
В отелях нужно больше санитарно-гигиенических товаров и расходников для номеров, прачечной, общественных зон. В ресторанах же больше расходуют средства для кухни, зала, туалетов и зоны выдачи. Поэтому экономия начинается с раздельного учёта по направлениям использования.
Нормирование расхода — первый шаг к экономии
Самая распространённая ошибка — делать закупки хозтоваров по факту их израсходования. Такой подход почти всегда ведёт к перерасходу. Исключить подобное можно внедрив нормы: сколько и каких именно материалов требуется на один номер, на один стол, на одну смену, на один квадратный метр при уборке или на одного гостя. К примеру, можно установить следующие нормы:
- потребления салфеток на посадочное место;
- моющего средства на определённую площадь;
- количества мешков для мусора по категориям помещений;
- месячные лимиты разных материалов по подразделениям;
- график выдачи расходных материалов в смену.
Нормирование очень быстро продемонстрирует, где возникают отклонения. Если конкретный участок расходует на 15–20% больше положенного, то это — сигнал для проверки: либо имеются потери, либо персонал использует товар не по назначению, либо имеет место банальное воровство. При этом важно, чтобы контроль расхода не превращался в бюрократию: простая таблица выдачи и сравнение факта расхода с нормативом дадут желаемый эффект уже в первый квартал.
Стандартизация ассортимента для сокращения лишних трат
Ещё одно направление для экономии — уменьшение номенклатуры. Во многих отелях и ресторанах закупают слишком много разновидностей одного и того же товара: пакеты разных размеров, разные типы салфеток, одинаковые чистящие средства, но разных брендов, перчатки и губки разных форматов. Такой подход не только создаёт путаницу, а ещё и увеличивает складские остатки и мешает получать выгодную цену за большой объём закупки одного товара.
Стандартизация в данном случае означает, что закупки затрагивают лишь те позиции, которые действительно требуются для работы. К примеру, будет достаточно:
- одной-двух основных линеек бытовой химии;
- мусорных пакетов 1-2 размеров;
- универсальных типов перчаток;
- стандартных расходных материалов для санузлов и кухни;
- бумажной продукции и салфеток единого формата.
Чем меньше ассортимент, тем проще и дешевле обойдутся закупка, хранение и учёт. Наши покупатели получают серьёзные скидки на крупные оптовые партии и их регулярные закупки. В целом такой подход обеспечивает до 10% экономии без каких-либо потерь в качестве и сервисе.
Как выбрать правильного поставщика?
Выбирая поставщика хозтоваров для своего бизнеса, не стоит руководствоваться исключительно ценами, которые он выставляет за единицу товара. Дешёвые позиции по итогу обходятся дороже из-за плохого качества, равно как и сервис таких продавцов может серьёзно подводить: пересортица, недовозы, завершение сроков годности и прочее. Результат — дополнительные расходы на всё, что отнюдь не способствует экономии. Надёжный поставщик для HoReCa должен обеспечивать:
- постоянное наличие ходовых позиций;
- прозрачную ценовую политику, лояльную по отношению к клиенту;
- возможность закупки оптом, в том числе и крупным;
- предсказуемые сроки доставки;
- одинаковое качество продукции от партии к партии;
- гибкий ассортимент, позволяющий приобрести всё необходимое для отеля и ресторана;
- пакет документов, подтверждающих происхождение и качество товара;
- маркировку, соответствующую требованиям бизнеса.
Мы работаем с комплексными заказами, и это — серьёзный плюс. Наши клиенты могут приобрести всё необходимое у нас, сэкономить серьёзные суммы на логистике и административных расходах. Когда всё приходит одной поставкой, проще контролировать сроки, качество и остатки на складе.
Оптовые закупки и правильное планирование
Сами по себе оптовые закупки хозтоваров отнюдь не гарантирует экономию. К примеру, если предприятие закупает слишком крупные партии, часть товаров может залёживаться на складе, терять свои свойства или просто занимать место на складе. Если же это — мелкий опт, то ценового преимущества не будет.
Оптимальная стратегия — планировать потребление на 1–3 месяца вперёд и закупать только те товары, которые расходуются на регулярной основе. Особенно это важно для отелей и ресторанов с сезонной загрузкой: в высокий сезон потребление в них возрастает, в низкий — падает. Значит, требуется гибкий график закупок с учётом прогнозируемой загрузки. Особенно выгодно закупать оптовыми партиями позиции, которые:
- постоянно расходуются;
- просты в хранении;
- имеют продолжительный срок годности;
- одинаково используются во всех подразделениях;
- позволяют получить ощутимую скидку на каждую единицу при увеличении объёма.
При этом мы рекомендуем осторожность при закупке дорогих или медленно расходуемых позиций. Лучше приобретать их небольшими партиями, чтобы не замораживать оборотные средства.
О складском учёте как о скрытом резерве сокращения затрат
Даже при хороших закупочных ценах на хозтовары предприятие может терять деньги на складе. Нередки ситуации когда происходит списывание хозтоваров без какого-либо системного подхода, а реальные размеры остатков не совпадают с учётными.
Это приводит сразу к двум проблемам: либо тот или иной товар заканчивается внезапно, либо его закупка происходит в избытке. Чтобы сократить потери, нужно правильно организовать складской учёт, а именно:
- фиксировать приход и расход по каждой позиции;
- регулярно проводить инвентаризацию;
- назначить ответственного за выдачу;
- правильно хранить товары с разбивкой по зонам и категориям;
- использовать принцип “FIFO” для продукции с ограниченным сроком годности;
- контролировать минимальный остаток по ключевым позициям.
Особенно важно отделять складской запас от текущего оперативного расхода. Если сотрудники бесконтрольно берут товары без учёта, то даже самый выгодный контракт на их закупку не спасёт бюджет. Правильная система выдачи помогает сократить излишки и выявить реальные потребности подразделений.
Мы не такие богатые, чтобы покупать дешёвые вещи
Попытка экономить только на стоимости гарантированно приведёт к обратному эффекту. Дешёвые швабры быстро ломаются, тряпки быстро рвутся, мешки для мусора протекают, некачественные перчатки расходуются вдвое быстрее, а слабое моющее средство требует большего расхода. В результате итоговая стоимость владения оказывается выше, чем у качественного аналога, который стоит немного дороже.
Поэтому выбирать стоит не самое дешёвое, а выгодное в эксплуатации. При расчёте нужно учитывать следующие параметры:
- расход на одну уборку или смену;
- срок cлужбы;
- количество повторных покупок;
- трудозатраты персонала;
- риск порчи имущества или ухудшения санитарного состояния.
Хороший пример — мешки для мусора. Более плотные и прочные стоят дороже, но если они не рвутся и не требуют двойной упаковки, то на практике обойдутся дешевле. То же касается салфеток, бумажной продукции, перчаток и химии.
Как сэкономить 20%? Практические рекомендации
Как уже упоминалось, для того чтобы снизить затраты на 20%, нужен комплексный подход. Самая эффективная схема выглядит следующим образом:
- аудит текущих закупок и расхода;
- устранение позиций-дубликатов;
- введение норм потребления по подразделениям;
- перевод части закупок на оптовый формат;
- выбор 1–2 основных поставщиков;
- организация учёта хранения на складе и выдачи;
- сравнение стоимости не по цене за упаковку, а по расходу в эксплуатации;
- анализ ассортимента закупок раз в квартал.
На практике экономический эффект с экономией можно распределить между несколькими источниками: скидки за объём оптовой партии, сокращение излишков остатков, исключение переплат при срочных закупках, покупка качественных товаров с меньшим расходом.
И в завершение
Экономия на хозтоварах не должна ухудшать санитарные стандарты и впечатление гостя от посещения заведения или пребывания в отеле. Грязь, отсутствие расходных материалов, перебои с уборкой или низкое качество бумажной продукции — всё это способно негативно отразиться на репутации. Поэтому рекомендуется не урезать бюджет, а выстроить систему разумного потребления.
Оптимальная модель закупки должна быть основана на трёх принципах: прозрачность, стандартизация и контроль. Если каждый товар имеет свою норму расхода, свой ответственный участок и понятный источник поставки, то расходы становятся управляемыми, а бизнес не переплачивает за хаос в делах. Если вы хотите выстроить разумную систему экономии на хозяйственных материалах, обращайтесь в «Артпласт»!