Кадровики хорошо знают, что процедура увольнения — одна из самых напряжённых в работе. Ошибка в формулировке приказа, отсутствие подписи, пропущенный срок, и вот уже бывший сотрудник подаёт иск в суд. Компания получает предписание восстановить его на работе, а вдобавок штраф и судебные издержки.
Когда кадровые документы ведутся на бумаге, риск допустить ошибку особенно высок. Но когда процессы переходят в цифру, у специалистов возникают новые вопросы: всё ли можно оформить через КЭДО, может ли сотрудник сам запустить увольнение через систему и что происходит с его документами после расторжения договора.
Эксперт Nopaper Елизавета в свежем видео в нашем канале Dzen разобрала три самых острых вопроса, связанных с увольнением через кадровый электронный документооборот.
🎥 Смотреть видео
🗂️ В каких случаях увольнение через КЭДО допустимо и какие есть ограничения
По общему правилу увольнение через КЭДО полностью законно при одновременном соблюдении нескольких условий: система КЭДО официально внедрена у работодателя, сотрудник дал письменное согласие на электронный документооборот и использует усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Заявление об увольнении, поданное через систему, считается официальным, срок отработки начинает течь с момента его получения работодателем.
Важно помнить об исключениях.
Часть 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ прямо устанавливает, что положения об электронном документообороте не применяются в отношении приказов (распоряжений) об увольнении работника.
Это означает, что приказ об увольнении — даже если компания полностью перешла на КЭДО — должен быть оформлен также на бумажном носителе.
Для дистанционных работников существует особый порядок: их можно ознакомить с приказом в электронной форме (через КЭДО), но в течение трёх рабочих дней работодатель обязан направить заверенную копию на бумаге заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Кроме того, на бумаге остаются акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
📄 Как перевести процесс увольнения в КЭДО и может ли сотрудник сам инициировать увольнение через систему
Процесс увольнения в КЭДО включает несколько шагов:
- Сотрудник подаёт электронное заявление через систему КЭДО, подписывая его усиленной электронной подписью. Если в компании внедрён КЭДО, работник имеет полное право подать заявление об увольнении в электронном виде. Отказать в увольнении по собственному желанию работодатель не может (письма Минтруда от 21.08.2024 № 14‑6/ООГ‑5035, от 24.11.2023 № 14‑6/ООГ‑7353, Роструда от 10.10.2024 № ПГ/19694‑6‑1).
- Работодатель готовит приказ об увольнении и подписывает его электронной подписью. Подписанный электронный документ работодатель направляет сотруднику через систему КЭДО.
- Одновременно (или сразу после) работодатель издаёт бумажный экземпляр приказа и в установленных законом случаях направляет его сотруднику или хранит в бумажном архиве организации. Для большинства работников приказ об увольнении (в отличие от заявления) нельзя оформить исключительно в электронном виде, требуется также бумажный носитель.
- В день увольнения работодатель производит полный расчёт и выдаёт работнику через систему КЭДО подписанные усиленной квалифицированной подписью справки о заработной плате (СТД‑Р) и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ).
Таким образом, сотрудник может самостоятельно инициировать увольнение, подав заявление через КЭДО. Отказать ему в приёме такого заявления работодатель не вправе.
🔐 Может ли уволенный сотрудник зайти в КЭДО и внести изменения или удалить документы
Нет, не может. После прекращения трудового договора кадровый электронный документооборот с бывшим работником более не поддерживается (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ). Доступ через электронную учётную запись в корпоративной системе КЭДО прекращается, и работодатель не обязан его сохранять.
Бывший сотрудник не имеет возможности зайти в систему и внести какие‑либо изменения в свои кадровые документы, а тем более удалить их. Все документы, подписанные в период работы, остаются в архиве работодателя в неизменном виде. Если уволенному работнику необходимы копии документов (справки о доходах, сведения о трудовой деятельности, копии приказов), он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, и работодатель обязан выдать их в письменной форме в установленные законом сроки.
📌 Коротко о главном
- Увольнение через КЭДО допустимо, но приказ об увольнении должен быть на бумаге (исключение — только для дистанционных работников с особым порядком).
- Сотрудник может подать заявление на увольнение через КЭДО, и отказ в приёме такого заявления неправомерен.
- После увольнения доступ к КЭДО блокируется, бывший работник не может ничего изменить или удалить, а документы он может получить по письменному запросу у работодателя.
- Риск ошибок в увольнении сохраняется даже при КЭДО, но грамотно настроенный электронный документооборот помогает избежать многих проблем: каждый шаг фиксируется, подписи проверяются, статусы отслеживаются. А главное — у вас всегда есть полная доказательная база на случай судебного спора.
🎥 Смотрите видео с разбором
В видео эксперт Nopaper Елизавета отвечает на эти и другие практические вопросы: что делать, если сотрудник отказывается признавать свою электронную подпись, как фиксировать факт ознакомления с приказом и как правильно организовать процесс увольнения в КЭДО, чтобы суд не встал на сторону работника.