Представьте ситуацию: пациент обращается к врачам. Кардиолог объясняет: «Вы мало двигаетесь — это негативно сказывается на состоянии сердечно-сосудистой системы». При этом нутрициолог отметил дефицит витамина D, эндокринолог выявил гормональные нарушения. Каждый специалист рассматривает проблему со своей точки зрения, в результате пациент получает набор разрозненных советов, а целостную картину не видит.
Схожая ситуация нередко возникает и в профессиональной сфере — например, в строительстве: одни специалисты управляют рисками, другие распределяют ресурсы, третьи анализируют инженерные данные. При этом один из важных этапов инвестиционно-строительного цикла — исполнительная документация (ИД) — часто остается без должного внимания. О ней вспоминают лишь в конце, когда уже утрачены важные данные, а оборудование лежит где-то, забытое и неучтенное. Так начал свое выступление на одной из площадок XV конференции «Строительство в нефтегазовом комплексе» генеральный директор ООО «Дон Транс Строй Сервис» Андрей Попельнух.
Задержки сроков, перерасход бюджета, споры с подрядчиками, проблемы при сдаче объекта в эксплуатацию — нередко причины этих неприятностей кроются в одном: пренебрежении ИД. В результате данные теряются, доказательства выполненных работ отсутствуют, а ошибки, допущенные на ранних этапах, всплывают в самый неподходящий момент.
«Одна из главных ошибок — мнение о второстепенности ИД. На самом деле, именно с нее нужно начинать работу», — считает Андрей Попельнух. По его словам, своевременное оформление и ведение исполнительной документации позволяет избежать потери критически важных данных, обеспечить сохранность оборудования и материалов, упростить последующие этапы проекта, снизить риски ошибок и финансовых потерь.
«Опираясь на свой опыт работы с 60 проектами, могу отметить существенную разницу в подходах заказчиков к инженерному сопровождению. Лишь два проекта стартовали с моего привлечения на начальном этапе строительства — в период подготовительных работ. В этих случаях работа потребовала минимального штата инженерного сопровождения — всего 2-3 специалистов», — сказал Андрей Попельнух.
В 99% остальных случаев ситуация принципиально иная: заказчики обращаются уже на завершающей стадии, когда до сдачи объекта в эксплуатацию остается пара месяцев, а исполнительная документация фактически не сформирована, имеющиеся первичные данные разрозненны и не систематизированы и требуется разобраться в этом хаосе, восстановить недостающее и сформировать полноценную ИД.
От мифа к системе управления проектом
Распространенный миф состоит в том, что ИД — вторичный элемент строительного процесса, а ведение журналов — необязательная формальность. На самом деле ИД — не архив, а важнейший инструмент управления проектом.
Решение проблемы — синхронизация ИД с фактическим ходом строительно-монтажных работ. Чтобы объекты сдавались в срок, необходим единый центр контроля комплектности и статуса документов. Сейчас часто возникает неопределенность: непонятно, кто отвечает за управление и комплектование документации, куда обращаться в случае проблем — ответственность автоматически перекладывается на подрядчика.
«Примечательно, что в крупных компаниях начали создавать отдельные департаменты по работе с исполнительной документацией. Это подтверждает актуальность проблемы, однако зачастую таким подразделениям не предоставляют достаточных полномочий: сотрудники не могут запрашивать информацию у прорабов или инженеров и фактически занимаются лишь ведением отчетности без возможности влиять на процесс», — рассказал Андрей Попельнух.
Оптимальное решение — централизация управления строительным процессом через планово-технический отдел, отвечающий за формирование ИД.
Что делать?
Андрей Попельнух считает, чтобы кардинально решить эту проблему, необходимо предпринять несколько важных шагов: вести ИД параллельно со стройкой, а не после нее; создать единый центр управления документацией с четкими обязанностями и полномочиями. «Важно сместить акцент с тотального контроля на поддержку подрядчиков: помогать оформлять документы, а не усложнять процесс», — указал он. Также нужно разработать единый регламент и цифровую среду для работы с ИД на уровне отрасли или законодательства.
Когда ИД будет не обузой, а полезным инструментом, стройки станут прозрачнее, быстрее и выгоднее для всех участников.
Ранее «Стройгазета» рассказала, что срок принятия решения о покупке новостройки в Москве вырос до 5-6 месяцев.