Налоговая может запросить у бизнеса старые документы, например, за 2022 год. И хотя кажется, что срок давно прошел, предоставить документы все равно придется.
Почему налоговая запрашивает старые документы
Документы за прошлые периоды могут запросить, потому что для выездных налоговых проверок действует трехлетний срок. Например, 6 апреля 2026 года налоговая вынесла решение о проведении проверки, значит, имеет право проверять 2023—2026 годы.
При этом предела давности не существует. Так, если в 2023 году заявлялись расходы по документам 2021—2022 годов, ФНС может запросить документы и за более ранние периоды.
Как ответить на требование
В ответ на требование нужно выслать документы, которые запросила налоговая. Сроки ответа зависят от статьи, по которой запросили документы.
Срок для ответа на требование считается со дня его получения. Если вдруг вы пропустили сообщение, датой получения будет автоматически считаться шестой рабочий день с того дня, как налоговая направила требование.
Если требование законно, но вы его таким не считаете или не хотите предоставлять документы, нельзя просто написать отказ. В такой ситуации лучше направить запрос на разъяснение или объяснить, почему не предоставляете тот или иной документ.
Что делать, если нужных документов нет
По закону бизнес обязан хранить документы не менее пяти лет после отчетного периода. А документы по убыткам, которые переносятся в течение десяти лет, нужно хранить еще пять лет после последнего отчетного периода, когда был перенс.
Поэтому не получится просто ответить, что документов нет. Как поступить, зависит от причины отсутствия документов.
Если документы уничтожены, приложите акт об уничтожении. Арбитражная практика показывает: если нет доказательств, что документы уничтожены, суды встают на сторону налоговой.
Если документы не оформлялись, объясните это. Бывает, что запрашиваемые документы и не должны были быть оформлены. Тогда напишите «запрашиваемые документы не оформлялись, потому что…» и укажите:
- причину со ссылкой на закон;
- вид операции или сделки;
- обычаи делового оборота;
- условия договора и т. д.
Если для документов установлены особые условия хранения, предоставьте локальный документ об утверждении сроков хранения и акт об уничтожении. Это подойдет для тех документов, сроки хранения которых не прописаны в законе: например, переписок с контрагентами или сертификатов качества. Компания должна установить сроки их хранения индивидуально.
Как найти слабые места в требовании
Универсального ответа на требование уже не существует — каждое нужно изучать детально. При этом случается, что инспекторы допускают ошибки. Например, забывают указать:
- название мероприятия налогового контроля;
- дату и номер решения о выездной проверке;
- реквизиты сделки;
- иные существенные реквизиты документов.
Тогда есть возможность отказать в исполнении или хотя бы запросить уточнение у налоговой. Это может стать аргументом для освобождения от ответственности или снижения штрафа, поможет избежать ошибок при ответе и даже выиграть время.