Неточности в табелях, ошибки при учете переработок и некорректно настроенные права доступа напрямую влияют на фонд оплаты труда, трудовую дисциплину и безопасность предприятия. В статье разбираем, где бизнес теряет время и деньги из-за неэффективных кадровых процессов и как автоматизация помогает сократить издержки и снизить количество ошибок.
Где вы теряете время и деньги
Прием на работу
При трудоустройстве сотрудника данные обычно вносят сразу в несколько систем: кадровую базу, бухгалтерию и СКУД. Если на предприятии несколько точек доступа или разные системы контроля, процесс усложняется и данные приходится дублировать.
Вы теряете ~15-30 мин.
Кадровый перевод
При переводе сотрудника между подразделениями, должностями или графиками работы нужно обновлять кадровые данные, редактировать права доступа и при необходимости менять график доступа. Если процессы не связаны между собой, изменения вносятся вручную в несколько систем, а часть информации приходится перепроверять. В итоге возникают ошибки: система не пускает сотрудника в нужное место/время. Или наоборот допускает несанкционированные проходы.
Вы теряете ~15-30 мин.
Увольнение
Данные заносятся руками в несколько систем. На этапе увольнения важна не только кадровая процедура, но и безопасность. Это создает риск, что доступ останется активным. А если СКУД несколько, процесс становится еще сложнее. При централизованной работе блокировка происходит одновременно во всех системах.
Вы теряете ~10-20 мин.
Разбор инцидентов
Когда возникает спорная ситуация — опоздание, ранний уход, переработка или несанкционированный проход — специалистам приходится собирать данные из нескольких источников: СКУД, табелей, кадровых документов и пояснений руководителей. На поиск полной картины уходит время, а решение часто откладывается из-за недостатка данных.
Вы теряете ~30-45 мин.
Отсутствия
Отпуска, больничные, командировки и другие отсутствия в некоторых случаях требуют блокировки доступа на территорию предприятия сразу в нескольких учетных системах. Если данные не синхронизированы, кадровая служба и линейные руководители сталкиваются с риском несанкционированного доступа.
Вы теряете ~30-45 мин.
Формирование табеля
Это один из самых затратных процессов в кадровом учете. Данные из СКУД нужно сверить с графиками работы, отпусками, больничными, командировками, переработками и другими отклонениями. При ручной сверке специалисты проверяют информацию в 1С, кадровых документах и отчетах СКУД, что особенно сложно на предприятиях со сменным графиком и большим штатом.
Вы теряете ~20-40 часов.
Контроль трудовой дисциплины
Отчеты по трудовой дисциплине из СКУД недостоверны, т.к. в СКУД часто нет данных о графиках работы и плановых отклонений от них.
При расчете на каждые 100 сотрудников при среднем уровне зарплаты 40 000 рублей предприятие теряет 580 000 рублей в год.
Рассчитать, сколько именно вы сэкономите благодаря автоматизации можно здесь.
Для кого критично отсутствие интеграции
Предприятия со штатом от 100 сотрудников без полноценной интеграции СКУД и 1С сталкиваются с проблемами:
Сложно выявлять опоздания и ранние уходы: сотрудники удаленных подразделений остаются без контроля головного офиса.
Занимает много времени получение фактических часов работы: учет индивидуальных и гибких графиков с почасовой оплатой превращается в головную боль.
Происходят ошибки и манипуляции из-за ручного занесения часов.
Много времени уходит на формирование табелей и двойное занесение данных: руководители подразделений отвлекаются от бизнес-задач на 2-4 дня.
Почему типовые модули интеграции СКУД
и 1С не решают проблему
Типовая интеграция между СКУД и 1С обычно закрывает только базовые задачи: передает основную информацию о сотрудниках и событиях прохода, но не закрывает весь процесс учета рабочего времени. На практике компаниям часто приходится дополнительно настраивать отчеты на стороне СКУД, вручную переносить часть данных и контролировать корректность обмена между системами. В некоторых случаях запуск обмена выполняется вручную, из-за чего данные в 1С обновляются с задержкой.
Из-за такой частичной интеграции сотрудники продолжают работать в нескольких интерфейсах: сверяют информацию между СКУД и 1С, дублируют данные в СКУД и вручную проверяют корректность табелей перед расчетом заработной платы. Особенно это становится проблемой на предприятиях со сменными графиками работы, несколькими СКУД и большим количеством кадровых событий.
PROSTO:СКУД автоматизирует обмен данными между системами и сокращает количество ручных операций. Информация о сотрудниках, графиках и событиях прохода передается автоматически в СКУД, а актуальные данные для табелей и отчетности доступны непосредственно в 1С. Это снижает нагрузку на кадровую службу и отдел безопасности, уменьшает риск ошибок при переносе данных и позволяет реже обращаться к интерфейсу СКУД для ежедневных операций.
Что меняется после внедрения автоматизации: экономия денег и времени, прозрачность процессов
PROSTO:СКУД автоматизирует передачу данных из системы контроля доступа напрямую в табель 1С. В результате внедрения продукта:
Табельщик переходит от ручного сведения данных к верификации автоматически рассчитанного табеля и обработке исключений. Табель составляется в 4 раза быстрее за счет автоматической загрузки данных из СКУД в 1С.
HR-служба получает готовые аналитические отчеты по дисциплине без участия службы безопасности, 100%-й контроль переработок и опозданий. Система беспристрастна — обижаться на нее бессмысленно. Прозрачный и понятный расчет зарплаты легко объяснить сотруднику.
Служба безопасности получает своевременную блокировку доступа уволенного сотрудника, в итоге он не попадет на территорию предприятия. На почту ответственному специалисту придет уведомление об изменениях.
Бухгалтер работает с уже корректными данными об отработанном времени, что снижает ошибки в начислениях. Экономия ФОТ — до 7% за счет правильного учета переработок и исключения человеческого фактора.
Линейные руководители могут контролировать трудовую дисциплину подчиненных и самостоятельно вносить основания для отклонений (служебные отсутствия, замены смен) в единой системе, не обращаясь в кадровую службу.
Результаты наших клиентов:
- Сократили переплаты за опоздания и ранние уходы на 5%
- Оптимизировали рабочее время HR-отдела и бухгалтерии на 20%
- Снизили выплаты за ошибочные сверхурочные на 2%
- Уменьшили страховые выплаты на 0,5%
На предприятии с ФОТ 1 миллиард рублей в год чистая экономия составляет от 5% или 50 миллионов рублей за год.
Итог: меньше рутины, больше результата
Готовое решение из коробки
PROSTO:СКУД интегрируется с популярными СКУД: RusGuard, Sigur, Parsec, Perco, Болид, Gate. Работает с актуальными конфигурациями 1С: ЗУП 3.1, ERP, КА 2. При необходимости выполняем индивидуальную разработку.
Система встраивается в вашу 1С или работает самостоятельно.
Мы опытная команда, за спиной 100+ клиентов
- Проводим экспресс-анализ бизнес-процессов.
- Внедряем готовый продукт либо адаптируем под уникальную специфику вашей компании сохраняя лучшие отраслевые практики.
- Гарантируем выполнение работ в согласованные сроки
- Не оставляем 1:1 после внедрения: сопровождаем, развиваем, масштабируем.
Вывод
Система решает комплекс задач жизненного цикла сотрудника: от оформления при приеме до блокировки доступа при увольнении. Автоматизация кадровых процессов возвращает HR-специалистам время для стратегических задач и помогает удерживать ценных сотрудников.