Директор оплатил товары, купленные для компании, со своей личной карты. Документы предоставил. Позже оплатил корпоративной картой личные покупки - чтобы компенсировать свои расходы. Как объяснить налоговой списание с бизнес-карты?
Средства, списанные с корпоративной карты, считаются выданными под отчет держателю карты. Использовать их можно только на расходы компании.
Личные покупки директора - даже если это «возврат» ранее потраченных денег - не относятся к расходам организации.
Что нужно сделать в данной ситуации?
1. Вернуть деньги компании. Директор должен перевести сумму личных покупок со своей карты на корпоративную или внести деньги в кассу.
2. Отразить задолженность. Долг директора по возврату денег нужно отразить на счёте 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
3. Зафиксировать документально операцию по трате и по возврату денег, чтобы у налоговой не было вопросов по списанию денег с расчётного счёта, но авансовый отчёт составлять не надо - на личные расходы он не нужен. Для этого потребуется оформить служебную записку, в которой следует указать, что личные покупки были оплачены корпоративной картой ошибочно, а деньги директор вернул.
Как было бы правильно компенсировать директору его расходы на нужды компании: оформить компенсацию на основании распоряжения директора, с перечнем расходов и с приложением первичных документов.