📚 ЛОГИСТИКА: ВОПРОС №15 — СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ С ФИКСИРОВАННОЙ ПЕРИОДИЧНОСТЬЮ ЗАКАЗОВ

КРАТКО

Момент заказа постоянный (по расписанию), а размер заказа переменный.

Заказы делаются через равные промежутки времени (например, раз в неделю или раз в месяц), а количество товара рассчитывается так, чтобы пополнить
запас до максимального уровня.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

1. Установлен интервал между заказами (I).
2. В день заказа смотрят текущий остаток на складе.
3. Заказывают столько, чтобы восполнить запас до максимального желаемого уровня (МЖЗ).
4. Размер заказа = МЖЗ - текущий остаток.

ГЛАВНЫЕ ПАРАМЕТРЫ

Формулы:

• I = EOQ / среднедневной расход
• МЖЗ = (среднедневной расход × (I + время поставки)) + страховой запас

ПРИМЕР

• Расход = 10 шт./день.
• Время поставки = 5 дней.
• Интервал заказов = 10 дней.
• Страховой запас = 40 шт.
• МЖЗ = 10 × (10 + 5) + 40 = 190 шт.

День заказа: остаток 60 шт. → заказ = 190 - 60 = 130 шт.
Через 10 дней снова заказ. За это время расход = 100 шт.
Остаток к следующему заказу = 190 - 100 = 90 шт.
Следующий заказ = 190 - 90 = 100 шт.

ПЛЮСЫ

• Не нужен постоянный контроль (проверяем только в день заказа).
• Удобно объединять заказы на разные товары у одного поставщика.
• Проще в администрировании.
• Предсказуемые даты заказов.

МИНУСЫ

• Больший страховой запас (деньги заморожены).
• Медленная реакция на изменение спроса (заказ только в фиксированные даты).
• Размер заказа часто неоптимален (отклонение от EOQ).

ГДЕ ПРИМЕНЯТЬ

Для дешёвых товаров (категория С):

• Канцтовары.
• Расходные материалы.
• Товары с низкой стоимостью хранения.

Для товаров, которые удобно заказывать у одного поставщика вместе с другими.

КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ

1. Заказы через равные промежутки времени (по расписанию).
2. Размер заказа переменный (МЖЗ - текущий остаток).
3. Контроль только в день заказа.
4. Страховой запас больше.
5. Применяется для дешёвых товаров.

РАСШИРЕНО

1. ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ПАРАМЕТРЫ СИСТЕМЫ

Система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа — это система, при которой заказы на пополнение запаса делаются через равные, заранее установленные промежутки времени (например, каждый понедельник или каждое 15-е число месяца). Размер заказа при этом не фиксированный, а переменный. Он рассчитывается как разница между максимальным желаемым запасом и текущим запасом на момент заказа.

Простыми словами: вы решили, что будете заказывать товары каждый понедельник. В понедельник утром вы смотрите, сколько товара осталось на складе. Потом вычитаете это количество из максимального желаемого запаса — и заказываете ровно столько, сколько не хватает до максимума. Чем больше осталось, тем меньше заказ. Чем меньше осталось, тем больше заказ.

Эта система имеет несколько ключевых параметров, которые нужно рассчитать заранее.

Первый параметр — ИНТЕРВАЛ ВРЕМЕНИ МЕЖДУ ЗАКАЗАМИ. Это период, через который повторяются заказы. Например, 7 дней, 14 дней, 30 дней. Интервал рассчитывается на основе оптимального размера заказа EOQ и среднедневного расхода. Формула: интервал = EOQ разделить на среднедневной расход. Если EOQ = 200 пачек, а среднедневной расход = 10 пачек в день, то интервал = 200 / 10 = 20 дней. Значит, заказ нужно делать каждые 20 дней. На практике интервал часто округляют до удобного числа, например, до 14 дней (раз в две недели) или до 30 дней (раз в месяц), особенно если нужно синхронизировать заказы с работой поставщиков или с бюджетным периодом.

Второй параметр — МАКСИМАЛЬНЫЙ ЖЕЛАЕМЫЙ ЗАПАС. Это тот уровень запаса, до которого система стремится пополнять запас при каждом заказе. Формула: максимальный запас = (среднедневной расход умножить на интервал плюс время поставки) плюс страховой запас. Максимальный запас должен быть достаточным, чтобы покрыть спрос за весь период от момента заказа до момента прибытия следующей поставки. Почему так? Потому что после того, как вы сделали заказ, следующая возможность заказать будет только через интервал времени. Значит, запас должен быть таким, чтобы его хватило на интервал плюс время поставки.

Третий параметр — РАЗМЕР ЗАКАЗА. Это переменная величина, которая рассчитывается при каждом заказе. Формула: размер заказа = максимальный желаемый запас минус текущий запас на момент заказа плюс запас в пути (если есть не пришедшие предыдущие заказы). В простейшем случае, когда предыдущие заказы все пришли и нет запасов в пути, формула упрощается: размер заказа = максимальный запас минус текущий запас.

Четвёртый параметр — СТРАХОВОЙ ЗАПАС. Как и в предыдущей системе, это запас на случай непредвиденных обстоятельств. Но в системе с фиксированной периодичностью страховой запас должен быть больше, потому что он должен покрывать не только возможные задержки поставки, но и возможный рост спроса на протяжении всего интервала между заказами.

2. АЛГОРИТМ РАБОТЫ СИСТЕМЫ

Рассмотрим пошагово, как работает эта система.

Исходное состояние. Только что пришла поставка. Запас пополнен до максимального желаемого уровня. Например, максимальный запас = 500 пачек. Интервал = 20 дней. Время поставки = 5 дней. Среднедневной расход = 10 пачек. Страховой запас = 80 пачек.

Шаг первый — расходование запаса. В течение следующих 20 дней запас расходуется по 10 пачек в день. К 20-му дню запас снизится с 500 до 500 - (20 умножить на 10) = 300 пачек.

Шаг второй — наступление момента заказа. На 20-й день наступает плановый момент заказа (например, понедельник). Система смотрит текущий запас: 300 пачек. Рассчитывает размер заказа: 500 (максимальный запас) минус 300 (текущий запас) = 200 пачек. Заказ на 200 пачек отправляется поставщику.

Шаг третий — ожидание поставки. В следующие 5 дней (время поставки) запас продолжает расходоваться по 10 пачек в день. За эти 5 дней со склада уйдёт 50 пачек. К моменту прибытия поставки запас снизится с 300 до 250 пачек.

Шаг четвёртый — прибытие поставки. Поставка прибыла. На складе 250 пачек. Прибавляем 200 пачек новой поставки. Запас становится 450 пачек.

Шаг пятый — повторение цикла. Цикл повторяется. Через 20 дней снова наступает момент заказа. За эти 20 дней со склада уйдёт 200 пачек (10 в день). К 20-му дню запас снизится с 450 до 250 пачек. Новый заказ = 500 - 250 = 250 пачек. И так далее.

Обратите внимание: в этой системе запас никогда не поднимается до максимального уровня (500). Сразу после поставки он оказывается на уровне 450, затем 462,5, и так далее, асимптотически приближаясь к максимальному, но не достигая его. Почему? Потому что к моменту заказа запас уже ниже максимального, и заказ добавляет недостающее, но пока идёт поставка, запас продолжает расходоваться, поэтому после поставки он снова чуть ниже максимума.

3. РАСЧЁТ ПАРАМЕТРОВ СИСТЕМЫ

Разберём подробно, как рассчитать основные параметры системы.

Расчёт интервала между заказами. Интервал = EOQ разделить на среднедневной расход. Годовая потребность D = 5000 единиц. EOQ = 200 единиц. Среднедневной расход = 5000 / 250 = 20 единиц в день. Интервал = 200 / 20 = 10 дней. Это теоретический интервал. На практике его часто округляют до удобного числа: 7 дней (раз в неделю), 10 дней, 14 дней (раз в две недели), 30 дней (раз в месяц). Выбор зависит от удобства работы с поставщиками, частоты поставок, объёма складских площадей.

Расчёт максимального желаемого запаса. Формула: максимальный запас = (среднедневной расход умножить на интервал плюс время поставки) плюс страховой запас. Среднедневной расход = 20 единиц. Интервал (округлённый) = 10 дней. Время поставки = 5 дней. Расход за интервал плюс время поставки = 20 умножить на (10 + 5) = 300 единиц. Страховой запас = 60 единиц. Максимальный запас = 300 + 60 = 360 единиц.

Расчёт страхового запаса. В системе с фиксированной периодичностью страховой запас должен быть больше, чем в системе с фиксированным размером, потому что он должен компенсировать не только задержки поставки, но и возможное превышение спроса на протяжении всего интервала между заказами. Самый простой способ расчёта: страховой запас = среднедневной расход умножить на максимальную возможную задержку поставки плюс коэффициент умножить на среднеквадратическое отклонение спроса за интервал. Для нашего примера возьмём страховой запас 60 единиц.

Расчёт размера заказа. Эта формула применяется в момент каждого заказа. Размер заказа = максимальный желаемый запас минус текущий запас на момент заказа. Если есть заказы, которые уже сделаны, но ещё не пришли (запасы в пути), их нужно добавить: размер заказа = максимальный запас минус текущий запас минус запас в пути. Но в простейшем случае, когда предыдущие заказы все пришли, используется первая формула.

4. ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ

Представьте график.

По горизонтальной оси — время.

По вертикальной оси — уровень запаса.

На графике видно, что запас меняется пилообразно, но зубья не одинаковые, как в системе с фиксированным размером. Здесь зубья имеют разную высоту, потому что размер заказа каждый раз разный.

Начальная точка: запас = максимальный желаемый уровень (360 единиц). Затем запас равномерно снижается. Через 10 дней (интервал) наступает момент заказа. Запас к этому моменту снизился до примерно 160 единиц (360 минус 10 дней умножить на 20 единиц в день = 160). Рассчитывается размер заказа: 360 минус 160 = 200 единиц. Заказ сделан.

Следующие 5 дней (время поставки) запас продолжает снижаться. К моменту прибытия поставки запас становится 160 минус 5 дней умножить на 20 = 60 единиц. Это страховой запас (60). Поставка прибывает. Запас мгновенно увеличивается на 200 единиц и становится 60 + 200 = 260 единиц. Обратите внимание: после поставки запас не достигает максимального уровня 360, он стал только 260. Потому что заказ был сделан при запасе 160, а максимальный запас 360, значит, заказали 200. За время поставки расход съел ещё 100, осталось 260.

Далее цикл повторяется. Через 10 дней следующий заказ. За эти 10 дней запас снизится с 260 до 260 - 200 = 60 единиц. Заказ = 360 - 60 = 300 единиц. Время поставки 5 дней. К моменту прибытия запас с 60 снизится до 60 - 100 = минус 40? Не может быть. На самом деле страховой запас 60, система не даст уйти в минус. Если расчёт показал отрицательный запас к моменту поставки, значит, страховой запас слишком мал. В правильно рассчитанной системе страховой запас гарантирует, что запас не уйдёт в ноль.

Со временем система приходит к установившемуся режиму, при котором запас колеблется между страховым запасом (минимум) и максимальным желаемым запасом минус расход за время поставки (фактический максимум после поставки).

5. ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ СИСТЕМЫ

Рассмотрим плюсы и минусы системы с фиксированной периодичностью заказа.

Плюсы.

Первый плюс — отсутствие необходимости в постоянном контроле запаса. Достаточно проверить запас один раз в момент заказа. Это особенно важно, если учёт ведётся вручную или с большими трудозатратами. Не нужно каждый день смотреть остатки по тысячам товаров.

Второй плюс — удобство объединения заказов. Если у одного поставщика закупается много разных товаров, удобно делать заказы по всем товарам в один день. Тогда можно отправить один заказ, привезти всё одной машиной, сэкономить на транспорте и на оформлении документов. В системе с фиксированной периодичностью это легко — все товары заказываются в один и тот же день. В системе с фиксированным размером моменты заказа для разных товаров случайны и не совпадают.

Третий плюс — предсказуемость для планирования. Заранее известно, в какие дни будут делаться заказы. Это удобно для планирования работы склада (приёмка, размещение), для планирования транспорта, для планирования бюджета закупок.

Четвёртый плюс — простота администрирования. Систему легко объяснить персоналу и легко контролировать. «Каждый понедельник проверяем остатки и делаем заказы» — это понятно и просто. Не нужно рассчитывать сложные точки заказа для каждого товара.

Пятый плюс — устойчивость к ошибкам учёта. Поскольку контроль запаса происходит только в момент заказа, небольшие ошибки учёта, возникшие между заказами, не приводят к сбою системы. Они будут скорректированы при следующем заказе.

Минусы.

Первый минус — больший страховой запас. По сравнению с системой с фиксированным размером, здесь страховой запас должен быть больше, потому что нужно покрывать не только время поставки, но и весь интервал между заказами. Чем больше интервал, тем больше страховой запас. Это ведёт к замораживанию дополнительных денежных средств.

Второй минус — менее оптимальный размер заказа. В этой системе размер заказа не фиксирован и не обязательно равен EOQ. Он может быть как больше, так и меньше оптимального. Это увеличивает суммарные затраты на заказ и хранение по сравнению с теоретическим минимумом.

Третий минус — медленная реакция на изменение спроса. Если спрос резко вырос после того, как был сделан заказ, система не сможет отреагировать до следующего планового момента заказа. Всё это время будет расти риск дефицита. В системе с фиксированным размером заказ был бы сделан немедленно при достижении точки заказа.

Четвёртый минус — неэффективность для товаров с нулевым расходом. Если товар перестал продаваться, система при каждом плановом заказе будет видеть большой остаток и заказывать ноль. Это правильно. Но она продолжит проверять этот товар в каждый плановый период, тратя время. В системе с фиксированным размером такой товар просто никогда не достигнет точки заказа и не будет беспокоить.

Пятый минус — необходимость периодического пересчёта параметров. Если спрос изменился, максимальный желаемый запас и интервал нужно пересчитывать. Иначе система может работать неэффективно.

6. СРАВНЕНИЕ С СИСТЕМОЙ С ФИКСИРОВАННЫМ РАЗМЕРОМ ЗАКАЗА

Критерий — контроль запаса.

• В системе с фиксированным размером заказа нужен постоянный контроль.
• В системе с фиксированной периодичностью — периодический.

Критерий — страховой запас.

• В системе с фиксированным размером заказа меньше.
• В системе с фиксированной периодичностью больше.

Критерий — размер заказа.

• В системе с фиксированным размером заказа постоянный и оптимальный.
• В системе с фиксированной периодичностью переменный, часто неоптимальный.

Критерий — реакция на изменение спроса.

• В системе с фиксированным размером заказа быстрая.
• В системе с фиксированной периодичностью медленная.

Критерий — удобство для поставщика.

• В системе с фиксированным размером заказа моменты заказа случайны, что неудобно.
• В системе с фиксированной периодичностью моменты заказа предсказуемы, что удобно.

Критерий — удобство для управления группой товаров.

• В системе с фиксированным размером заказа сложно синхронизировать заказы. В системе с фиксированной периодичностью легко.

Критерий — сложность автоматизации.

• В системе с фиксированным размером заказа нужна сложная система постоянного контроля.
• В системе с фиксированной периодичностью — простая система периодического контроля.

Критерий — где применяется.

• Система с фиксированным размером заказа применяется для дорогих товаров категории A, когда можно автоматизировать постоянный контроль.
• Система с фиксированной периодичностью применяется для дешёвых товаров категории C, при ручном учёте, при необходимости объединения заказов у одного поставщика.

7. ПРИМЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ В РОССИЙСКОЙ ПРАКТИКЕ

Первый пример — УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ КАНЦТОВАРОВ В ОФИСЕ. Офисная служба заказывает канцтовары (бумага, ручки, скрепки, степлеры) раз в месяц. Интервал = 30 дней. Максимальный запас рассчитан на месяц работы. В день заказа сотрудник проходит по складу, смотрит, сколько чего осталось, и заказывает до максимального уровня. Постоянного контроля нет. Страховой запас большой, но канцтовары дешёвые, это не страшно. Объединение заказов у одного поставщика даёт скидку за объём и экономию на доставке.

Второй пример — ЗАКУПКИ ПРОДУКТОВ В РЕСТОРАНЕ. Ресторан заказывает продукты у одного поставщика (мясо, овощи, молочку, бакалею) три раза в неделю: понедельник, среда, пятница. Интервал = 2-3 дня. В день заказа шеф-повар проверяет остатки на складе и в холодильниках, рассчитывает, сколько нужно заказать до максимального уровня. Система удобна тем, что заказы синхронизированы, всё привозит одна машина в одно и то же время. Постоянный контроль не нужен, достаточно проверки в день заказа.

Третий пример — УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ ДЕШЁВЫХ КОМПЛЕКТУЮЩИХ НА ЗАВОДЕ. На заводе тысячи наименований дешёвых комплектующих: болты, гайки, шайбы, хомуты, изолента. Все эти товары относятся к категории C. Управлять каждым по отдельности с постоянным контролем было бы слишком дорого. Применяется система с фиксированной периодичностью. Раз в месяц складской учётчик проверяет остатки по всем дешёвым позициям, которые хранятся в специальной зоне. То, что ниже нормы, заказывается до максимального уровня. Товары категории A (дорогие импортные компоненты) управляются по системе с фиксированным размером заказа.

Четвёртый пример — ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН С СОБСТВЕННЫМ СКЛАДОМ. Интернет-магазин использует для дешёвых аксессуаров (чехлы, плёнки, стилусы) систему с фиксированной периодичностью. Заказы поставщику делаются раз в две недели. Товары дешёвые, страховой запас можно держать большой. А для дорогих товаров (флагманские смартфоны, ноутбуки) используется система с фиксированным размером заказа с постоянным автоматическим контролем.

8. КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ ДЛЯ ОТВЕТА НА ЭКЗАМЕНЕ

Если вы запомните только это — уже сможете уверенно ответить на вопрос.

Первый вывод. Система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа — это система, при которой заказы делаются через равные, заранее установленные промежутки времени, а размер заказа каждый раз рассчитывается как разница между максимальным желаемым запасом и текущим запасом на момент заказа.

Второй вывод. Основные параметры системы: интервал между заказами (рассчитывается на основе EOQ и среднедневного расхода), максимальный желаемый запас (рассчитывается как (среднедневной расход умножить на интервал плюс время поставки) плюс страховой запас), размер заказа (переменный, определяется при каждом заказе), страховой запас (должен быть больше, чем в системе с фиксированным размером).

Третий вывод. Алгоритм работы системы: запас расходуется, в плановый день делается заказ на величину (максимальный запас минус текущий запас), за время поставки запас продолжает расходоваться, прибывает поставка, запас пополняется, цикл повторяется.

Четвёртый вывод. Преимущества системы: не нужен постоянный контроль запаса, удобно объединять заказы у одного поставщика, предсказуемость для планирования, простота администрирования, устойчивость к ошибкам учёта.

Пятый вывод. Недостатки системы: больший страховой запас (замораживание денег), менее оптимальный размер заказа (отклонение от EOQ), медленная реакция на изменение спроса, неэффективность для товаров с нулевым расходом, необходимость периодического пересчёта параметров.

Шестой вывод. Система с фиксированной периодичностью заказа применяется прежде всего для дешёвых товаров (категория C по ABC), при ручном учёте, когда постоянный контроль слишком дорог, при необходимости объединять заказы разных товаров у одного поставщика. Для дорогих товаров категории A, когда можно автоматизировать постоянный контроль, лучше подходит система с фиксированным размером заказа.

Седьмой вывод. Выбор между двумя системами — это компромисс между затратами на контроль запаса (в системе с фиксированной периодичностью они ниже) и затратами на страховой запас (в системе с фиксированной периодичностью они выше). Для дорогих товаров важнее минимизировать страховой запас, поэтому выбирают систему с фиксированным размером. Для дешёвых товаров важнее минимизировать затраты на контроль, поэтому выбирают систему с фиксированной периодичностью.

Восьмой вывод. Примерный ответ на экзамене. Система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа — это система, где заказы делаются через равные интервалы времени, а размер заказа переменный. Главные параметры — интервал между заказами (рассчитывается как EOQ, делённый на среднедневной расход) и максимальный желаемый запас (рассчитывается как среднедневной расход умножить на интервал плюс время поставки плюс страховой запас). Система работает так: через фиксированный интервал проверяется текущий запас и делается заказ до максимального уровня. Преимущества — не нужен постоянный контроль, удобно объединять заказы у одного поставщика. Недостатки — больший страховой запас и медленная реакция на изменение спроса. Применяется для дешёвых товаров категории C.

Продолжение следует...

Следующий пост: Вопрос №16 — «Виды движения материальных ресурсов в производстве»