Excel можно назвать упрощенным форматом CRM-системы — в нем также можно вести базу клиентов, мониторить ассортимент и продажи. В отличие от CRM, таблицы знакомы большинству сотрудников, которые, так или иначе, работают с данными. Но часто ведение Excel становится слишком трудоемким для компании — тогда требуется переход на готовую CRM. Разберем, когда компании хватает Excel для работы с клиентами, а в каких случаях лучше внедрить CRM-систему.
Кому подойдет CRM в Excel
В целом CRM в Excel — это тот вариант, когда несложно вручную вводить данные о клиентах и сделках, что характерно для малого бизнеса, фрилансеров и компаний, которые только вышли на рынок. Клиентов немного, редкая обработка заказов и длинный цикл продаж — в таком случае нет смысла тратиться на внедрение CRM.
Excel в таком случае выступает как бесплатный вариант для управления клиентской базой, продажами и закупками. Можно самым простым образом организовать всю необходимую информацию о товарах и отслеживать их состояния, а также проводить базовую аналитику.
Кому не стоит использовать Excel для CRM
Средним и крупным предприятиям с развитой веткой процессов, несколькими каналами лидгена, большим штатом сотрудников — им уже не целесообразно вести базу в Excel из-за большого объема данных, которые менеджеры просто не будут успевать обрабатывать вручную. Даже если раздуть штат, организовать слаженную работу в Excel, с каждым новым сотрудником риск человеческого фактора будет только расти: данные могут просто потеряться.
Несмотря на множество шаблонов и гайдов, полностью автоматизировать работу в Excel нельзя, поэтому часть процессов все равно нужно выполнять вручную. Более того, чем больше источников и форматов данных, тем сложнее формулы, с которыми уже не каждый сотрудник сможет быстро и корректно работать.
Как организовать CRM в Excel: пошаговое руководство
Приведем основные этапы создания CRM в Excel для начинающих пользователей.
Шаг 1. Создание базы клиентов
Первый шаг — собрать и структурировать данные о клиентах. Откройте новый файл Excel и создайте таблицу с заголовками столбцов, такими как:
• Имя.
• Фамилия.
• Email.
• Телефон.
• Компания.
• Дата последнего контакта.
Заполните таблицу данными о ваших клиентах. Для удобства проставляйте фильтры, чтобы быстро находить нужные записи. Также можно использовать форматирование ячеек для выделения важных данных, например, цветом или шрифтами.
Шаг 2. Формирование каталога данных
Следующий шаг — создание каталога товаров, услуг или проектов. Создайте новую вкладку в Excel-файле и добавьте заголовки столбцов, такие как:
• Название товара/услуги.
• Артикул.
• Цена.
• Описание.
• Наличие на складе.
Заполните каталог соответствующей информацией. Это поможет легко отслеживать доступные товары и услуги, а также быстро находить нужную информацию при взаимодействии с клиентами.
Шаг 3. Учет заказов и продаж
Теперь важно вести учет заказов, сделок и платежей. Создайте еще одну вкладку и добавьте заголовки столбцов, такие как:
• Номер заказа.
• Дата заказа.
• Клиент (выберите из базы клиентов с помощью функции VLOOKUP).
• Товар/услуга.
• Количество.
• Сумма.
• Статус заказа.
Заполняйте таблицу по мере поступления новых заказов. Это позволит вам отслеживать текущие сделки и статусы, а также управлять финансовыми потоками.
Шаг 4. Настройка аналитики
Для анализа продаж используйте формулы и фильтры. Например, вы можете использовать формулу SUM для подсчета общей суммы продаж за определенный период или COUNTIF для подсчета количества заказов от конкретного клиента. Также полезно применять сводные таблицы для визуализации данных и выявления трендов.
Сравнение Excel и профессиональных CRM-систем
CRM-системы в некотором роде и создавались как замена Excel — крупным компаниям сложно вести всю базу данных вручную, поэтому им необходима автоматизация и централизация. CRM может выполнять задачи Excel, при этом она не только структурирует данные, но и визуализирует их для более простого восприятия, чем тысячи однотипных строк, столбцов и ячеек в Excel.
В то же время персоналу, который привык работать с таблицами (а таких много) сложно перейти на более комплексное цифровое решение. При этом Excel — инструмент бесплатный, а за CRM потребуется платить. Поэтому не всем компаниям обязательно переносить учет в CRM, возможно сотрудникам легче продолжить вводить данные вручную, чем заново разбираться в новом интерфейсе.
Преимущества и недостатки Excel для CRM
Несмотря на то, что Excel очень старый инструмент, он и сейчас на постоянной основе используется множеством предприятий. Разберем почему:
• Доступность и простота. Excel является одним из самых популярных программных решений, доступных каждому. Большинство пользователей знакомы с интерфейсом и функционалом, что позволяет быстро начать работу без необходимости в обучении.
• Гибкость. Excel предоставляет возможность настраивать таблицы под конкретные виды данных. Пользователи могут добавлять собственные шаблоны, формулы и графики для анализа.
• Стоимость. В отличие от CRM-систем, Excel часто уже имеется в компании, что делает его более выгодным для небольших предприятий или стартапов.
• Импорт и экспорт данных. У Excel популярное форматирование файлов, поэтому данные легко импортируются в другие программы и системы.
Однако более современные решения потихоньку вытесняют Excel — компании все чаще предпочитают переходить на профильные CRM и вот почему:
• Ограниченные функции. Несмотря на свою гибкость, Excel не предоставляет всех возможностей, которые могут предложить CRM, таких как автоматизация процессов, управление продажами и маркетингом, анализ поведения клиентов и т.д.
• Риск ошибок. Ввод данных вручную увеличивает вероятность ошибок, что может привести к неправильному анализу информации и принятию неверных решений. Отсутствие автоматических проверок также усугубляет эту проблему.
• Сложности с масштабированием. По мере роста бизнеса объем данных увеличивается, и управление ими в Excel становится все более сложным — объемные таблицы могут стать трудночитаемыми и неэффективными.
• Отсутствие совместной работы. Хотя Excel поддерживает простую совместную работу, это не всегда удобно. Одновременный доступ нескольких пользователей может привести к конфликтам и путанице в данных, особенно если нет четкой структуры управления версиями и какого-то чата.
Excel может быть отличным временным решением для малого бизнеса или стартапов, так как он доступный и простой. Однако по мере роста бизнеса и увеличения объема данных, скорее всего потребуется переход на более комплексные системы.
Почему стоит рассмотреть Битрикс24 вместо таблиц в Excel
Битрикс24 — это комплексное решение, которое позволяет автоматизировать все процессы предприятия любой сложности и масштаба. Корпоративный портал интегрируется со множеством сторонних сервисов для коммуникации с клиентами, управления производством, логистикой, складом, а также системами учета и аналитики. В отличие от Excel управление всеми процессами происходит в едином рабочем пространстве Б24 без необходимости переключаться между вкладками и приложениями.
В Excel есть простой совместный доступ для просмотра или редактирования файлов, а в Битрикс24 можно настроить права доступа отдельно для отделов, филиалов, руководства, команд. При этом за счет встроенного мессенджера сотрудники могут оставаться все время на связи и прямо на платформе общаться, обмениваться файлами, вместе работать над задачами и проектами. Система оповещений и роботы не позволят сотрудникам пропустить звонок клиенту или сорвать дедлайн по проекту.
Функции автоматизации собирают и обрабатывают большие массивы данных для работы менеджеров и аналитики. Вся информация размещается в централизованном хранилище, что значительно безопаснее и удобнее разрозненных таблиц.
8 (800) 551 80 55
1@crmacademy.ru