В первой части я создала систему задач по методу Getting Things Done. Теперь учусь с этим жить: выполнять дела и поддерживать структуру. Рассказываю, как успехи
Привет! Это Ксюша из команды сервиса управления проектами Weeek. В предыдущей серии мы начали эксперимент, в течение которого будем проверять методы и техники планирования на себе. Для старта рубрики выбор пал на метод Getting Things Done.
Его суть в том, чтобы вынести все планы из головы на внешний носитель и освободить «оперативную память» мозга. Это поможет работать более сфокусировано, избавиться от тревоги и перенаправить мыслительную энергию с рутины на креатив.
Метод основывается на системе списков и пяти шагах: сбор, обработка, организация задач, действия, обзор. Первые три этапа я подробно описала в первой части. Сегодня начинаю действовать и пересматривать свои дела. Не переключайтесь.
День 2: Продолжение
Мы остановились на том, что я организовала все свои, даже самые мельчайшие дела, в таск-менеджере. Получилась Канбан-доска из шести колонок. В первую, «Входящие» — выносим вновь посетившие мысли. Потом сортируем их по столбцам-спискам.
Моя Канбан-доска по системе GTD
Действия
Когда голова свободна, а задачи организованы, пора выбирать следующее действие и приступать к выполнению. Если задача привязана к дате и времени — слишком долго думать не придётся. А если нет? Какому делу отдать приоритет?
Автор рекомендует опираться на три критерия: контекст, время, силы. Допустим, я нахожусь в метро без интернета, что типично для Анкары. В этой обстановке мне будет удобно разве что поучить записанные слова. Или почитать книгу, если есть силы.
Жаль, что по пути в университет я только просыпаюсь, а обратно уже засыпаю снова — меня хватит только на словарный запас. Времени тоже будет как раз достаточно. Примерно по такой логике выбираем дело в любой свободный момент.
Мои списки слов
Тем, у кого задач необъятно много, Дэвид Аллен предлагает создать дополнительные списки, где дела будут распределены по контекстам или уровню энергии. «Вы можете оставаться продуктивным, даже если вы не в форме», — пишет он.
Обзор
Наконец, последний шаг метода GTD — обзор списков. По словам автора, важно точно знать, что ты не упускаешь ничего существенного. Поэтому просматривать свои задачи стоит настолько часто, чтобы быть уверенным, что всё делаешь правильно.
Сначала нужно проверить календарь. Если он слишком загружен, нормально не успеть дойти до списка следующих действий. В него заглядываем, когда находится свободное окно между запланированными делами. Параллельно записываем новые идеи.
«Если в вашем ежедневнике проставлены все необходимые напоминания, а список следующих дел постоянно пополняется и редактируется, то это, пожалуй, всё, что вам придётся просматривать чаще, чем раз в пару дней», — Дэвид Аллен
Есть ещё еженедельный обзор — на него Аллен советует выделять два часа каждую пятницу. Перемещаем незавершённые дела, ставим напоминания на будущую неделю, сортируем по спискам наши «Входящие», оцениваем статусы проектов. Готово!
День 3: Первые ошибки
Я человек системный, поэтому получила искреннее удовольствие от сортировки задач по колонкам, добавления тегов и приоритетов. Смотреть на доску приятно. Появилось больше спокойствия и уверенности в своих действиях — всё под контролем.
Потом начали появляться новые дела. И тут я совершила сразу две типичные ошибки. Во-первых, меня потянуло вернуться к привычной системе — ну запишу пару задач в заметки на телефоне, что такого? Никто не узнает. Я вам не расскажу.
Но когда я набросала предстоящие планы в очередную заметку, почувствовала лёгкий укол тревоги. А точно ли мне хватит на это времени? Впишется ли это в мою систему? Сомневаюсь… Собралась и добавила на доску — хотя дела были пустяковые.
Во-вторых, мне захотелось совместить три шага: сбор, обработка и организация. Или проще говоря — занести свои новые задачи и сразу найти для них подходящий список и красивенько оформить. Этого делать прям нельзя.
Кажется, что таким образом мы экономим время. Но на деле превращаем простейшую задачу в более сложную. Выгрузить мысли из головы можно в любой момент, в любом состоянии. Сортировка требует уже другого уровня ресурсов, хотя и кажется ерундой.
Если пренебрегать «Входящими», есть риск очень скоро забросить ведение списка дел по системе GTD. Об этом часто упоминают, но кто я такая, чтобы слушать. Проверила на своём опыте. Вердикт: записывать задачи правда становится лень.
День 4: Улучшаю доску
Задачи стали потихоньку закрываться. Я поняла, что нужна новая колонка — «Готово». Теперь перемещаю туда всё перечёркнутые карточки и наслаждаюсь тем, как растёт список выполненных дел. Помогает, когда начинает казаться, что ничего не сделала.
Ещё я заметила, что управлять подзадачами из родительской задачи в «Проектах» не очень удобно. Например, у меня есть проект «Дневник прокрастинатора». Внутри него четыре актуальные задачи. Чтобы их увидеть, придётся листать до нужного списка.
А дедлайн-то в конкретный день — лучше дублировать подзадачу в «Календарь». Для этого открываем её и настраиваем поле «Проекты», выбирая доску и нужную колонку:
Карточка задачи
День 5: Не давай обещаний
Мне понравилась идея одной из глав книги: «Нервозность и чувство вины появляются не оттого, что у вас слишком много работы, это просто результат нарушения уговора с собой», — Дэвид Аллен.
Как говорится, в чём он не прав? Чтобы жить спокойнее, автор советует не обещать, выполнять обещания или пересматривать их — одно из трёх. И это реально работает. Долгое время я, чтобы не разочаровать себя, вообще не ставила целей.
Старалась делать, что могу, но нигде не фиксировала свои шаги. Знаете новогодние обещания? Я не сдержала. Много лет — а потом вообще бросила обещать. Оказалось, что можно обещания самому себе просто пересматривать. И это нормально!
С каждым разом список задач будет всё более реалистичным — ты начнёшь понимать лучше свои возможности и контекст. Поэтому так важно уделять время еженедельному обзору системы: что-то удалить, что-то отложить. Короче, пересмотреть соглашения.
Сейчас я ставлю в календарь только то, что на самом деле собираюсь выполнить. И я знаю — если у меня не получилось, значит, точно была причина. А если получилось лишь отчасти, советую разбить дело на подзадачи и отметить завершённое. Так легче.
Режим просмотра «Неделя»
День 6: Привычки
В моём приложении для заметок было разбросано много «надо». Собирая все задачи на доску и переоценивая их, я отказалась от большей части вещей, которые утратили значимость и только перетягивали на себя внимание.
Оставила две привычки: смотреть уроки из нового курса и повторять слова. Настроила повторения на каждый день. Если я забуду сделать запланированное без пересмотра тех самых обещаний и переноса на другую дату, у задачи загорится красная плашка:
Опоздала с задачей на 1 день
Это приучает к дисциплине и соблюдению договорённостей с самим собой. Привычки стали восприниматься как полноценная задача на день — и её нужно либо выполнить, либо по какой-то причине отложить. Но не просто проигнорировать!
День 7: Выводы
Для меня главное преимущество метода в том, что он способен дать бой тревоге. А ей сегодня захвачены многие — потому что на нас постоянно льётся поток информации и новых «надо» или «хочу». С GTD получится отсеять лишнее и организовать важное.
Система Дэвида Аллена освобождает для жизни не только время, но и голову — чтобы отдыхать без чувства вины и страха упущенных возможностей. Ещё метод улучшает способность фокусироваться, поэтому и работать тоже становится проще.
Я советую попробовать хотя бы первый шаг и выписать все задачи, из которых состоит жизнь. Одно только это действие даёт огромное чувство облегчения. И удивление — как такой объём данных вообще держался в голове.
Пишите, какой метод или технику попробовать дальше, и до встречи в будущих главах! Если соскучитесь, посмотрите, что написали мои коллеги:
Что такое таск-менеджер и как выбрать подходящий сервис