Об авторе: Паничкина Елена Александровна, руководитель кадровой службы с опытом работы 17 лет, преподаватель Образовательного центра РУНО
Прием на работу в 2026 году требует учета новых правил: МРОТ вырос до 27 093 рубля, ввели новый ОКПДТР, ужесточили контроль за электронными трудовыми. Одна ошибка — и штраф до 1 000 000 рублей. Разберем, как оформить сотрудника без проблем с трудовой инспекцией.
Что изменилось в кадровом делопроизводстве
С 1 января 2026 года кадровиков ждут серьезные изменения. МРОТ подскочил на 20,7% — теперь 27 093 рубля вместо 22 434. Действует новый классификатор должностей ОКПДТР ОК 016-2025. Бумажные трудовые книжки практически ушли в прошлое.
Реальная статистика нарушений
5 документов, которые обязательно запросить
Без этих документов оформлять сотрудника нельзя. Статья 65 ТК РФ требует:
1. Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)
- Для иностранцев — загранпаспорт с нотариальным переводом
2. СНИЛС
- Зеленая карточка или форма АДИ-РЕГ (если зарегистрировался после 29.09.2019)
3. Сведения о трудовой деятельности
- Форма СТД-Р с предыдущего места работы
- Или СТД-ПФР из Пенсионного фонда
5. Согласие на обработку персональных данных
- Обязательно с 2026 года!
- Без него — штраф до 75 000 рублей
Дополнительно:
- Документы воинского учета (для мужчин 18-30 лет)
- Медицинская справка (для отдельных категорий)
- Документы об образовании (если должность требует)
ХОТИТЕ ОСВОИТЬ КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО-НОВОМУ?
Курс «Кадровое делопроизводство со знанием 1С ЗУП 8.3. Инспектор по кадрам»
Пошаговый алгоритм оформления сотрудника
Шаг 1. Ознакомление с локальными актами
До подписания трудового договора сотрудник должен поставить подпись в ознакомлении с:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение устанавливающее систему оплаты труда
- Положение о системе управления охраной труда
- Положение о расследовании и учете микротравм
- Инструкция по охране труда
- Программа вводного инструктажа по охране труда
- График отпусков
Важно: Дата ознакомления должна быть раньше или равна дате договора!
Шаг 2. Трудовой договор
Обязательные условия:
- Место работы — с указанием конкретного работодателя (наименование юрлица, ИП) и, при необходимости, структурного подразделения, филиала или адреса
- Трудовая функция — должность, профессия или вид работы согласно штатному расписанию или квалификационному справочнику ОКПДТР ОК 016-2025
- Дата начала работы — день фактического вступления работника в обязанности (для срочных договоров — и срок действия, и причина ограничения)
- Условия оплаты труда — размер оклада (тарифной ставки), надбавок, премий и периодичность выплат (не реже чем каждые полмесяца)не ниже МРОТ 27 093 рубля
- Режим рабочего времени и отдыха — если отличается от общих условий работодателя (например, сменный график, ненормированный рабочий день)
- Компенсации и гарантии — за работу с особыми условиями труда (вредные, опасные, северные и т. п.)
- Условия труда на рабочем месте — класс условий труда по результатам специальной оценки
- Социальное страхование — обязательное упоминание, что работник подлежит социальному страхованию в соответствии с законодательством
- Место и дата заключения договора — фиксируются в тексте как реквизиты документа.
Шаг 3. Приказ о приеме
Приказ о приеме на работу — необязательный документ, но на практике его составляют практически все работодатели. Можно использовать унифицированную форму Т-1 или разработать свою.
Шаг 4. Бумажная или электронная трудовая книжка
Для новых сотрудников с 2026 года — только электронная трудовая
Шаг 5. Уведомление госорганов
Военкомат: в течение 5 дней
- Форма из Приложения 3 к Приказу Минобороны № 495
МВД (для иностранцев): 3 рабочих дня
- Уведомление о заключении трудового договора
- Штраф за нарушение: от 400 000 до 1 000 000 рублей
СФР: до 15 числа следующего месяца
Таблица: Сроки уведомления
Хотите уверенно решать сложные кадровые ситуации?
Дипломная программа для тех, кто хочет вырасти в профессии
«Специалист по кадрам + 1С ЗУП 8.3. Правовое обеспечение кадрового дела. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта»
Что даст программа:
— системное понимание кадрового делопроизводства и трудового права;
— практику по оформлению кадровых документов без типовых ошибок;
— работу в 1С ЗУП 8.3;
— понимание, как действовать при нестандартных кадровых кейсах;
— Диплом.
Как избежать штрафов при проверке
- Настройте напоминания — о сроках подачи ЕФС-1, уведомления военкомата
- Проверяйте документы — особенно патенты иностранцев через сервис МВД
- Обновите штатное расписание — сверьте должности с ОКПДТР до 1 октября
- Автоматизируйте — подключите КЭДО для электронного документооборота
Другие курсы по кадрам:
Кадровое делопроизводство 2026 со знанием воинского учета + 1С ЗУП 8.3
Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления
Аудит кадровых документов в организации
Все курсы по кадровому делу: