Перенос рабочих процессов в таск-трекер не обязательно превращается в долгий и сложный проект. Если выбрать удобный инструмент, базовую структуру можно собрать примерно за полчаса, а полноценный запуск команды уложить в несколько дней.
Руководитель разработки внутреннего сервиса доставки крупного ресторанного холдинга поделился опытом, как команда с нуля выстроила работу в Kaiten.
Почему отказались от прежнего решения
Ресторанный холдинг из одного из регионов России управляет сетью из более чем 50 заведений разных форматов. В компании работает около 1500 человек.
Каждое заведение функционирует как отдельный бизнес-юнит, а общие процессы координирует управляющая компания, которая выполняет роль бэк-офиса.
У холдинга есть собственный IT-продукт — система доставки. Ее развивает внутренняя команда из 16 специалистов, и для контроля задач, этапов и сроков нужен был понятный таск-трекер.
Сначала команда использовала YouTrack, но после ограничений для пользователей из России пришлось искать замену. Затем перешли в Яндекс Трекер, однако в процессе работы обнаружилось несколько существенных сложностей.
С какими проблемами столкнулись в Яндекс Трекере
- Для всех пользователей требовалась почта на домене @yandex.ru, а корпоративные адреса не подходили.
- Авторизация через Yandex Cloud оказалась слишком сложной, поэтому сотрудники неохотно принимали новый инструмент.
- На настройку пространств, досок и автоматизаций уходило слишком много времени.
- Даже простые уведомления при нужных действиях требовали отдельной и не самой быстрой конфигурации.
- Отчеты по затраченному времени можно было получить только через API, что усложняло повседневную работу.
Как перешли в Kaiten
В ноябре 2024 года команда впервые открыла Kaiten и уже примерно за 10 минут создала базовую структуру: пространства, несколько досок и чек-листы.
Еще через пару дней в новом таск-трекере уже работала вся команда. Одной из главных причин быстрого перехода стал понятный интерфейс: канбан-доски оказались простыми и интуитивными даже без долгого обучения.
Что оказалось особенно удобным
Старт в Kaiten получился максимально быстрым. Для начала работы достаточно было создать первые доски, добавить стандартные колонки и завести карточки. После этого команда постепенно адаптировала пространство под свои процессы.
- Добавляли новые столбцы под нужные этапы работы.
- Расширяли карточки дополнительными полями.
- Настраивали автоматизации под реальные задачи команды.
- Все внедрение выполнили своими силами, без привлечения внешних интеграторов.
Какие подразделения перевели в Kaiten
После успешного старта в системе начали работать сразу несколько направлений.
- Команда разработки сервиса доставки: аналитики, дизайнеры, разработчики и QA-специалисты.
- Маркетинг сервиса доставки.
- 1С-разработчики и Power BI-аналитики.
Результат перехода
Переезд занял всего несколько дней. Команда отмечает, что в Kaiten практически любое действие — от создания колонок до настройки автоматизаций — выполнялось за минуты. За счет этого запуск оказался заметно быстрее и проще, чем в предыдущем решении.
Главный вывод: если инструмент не перегружен и понятен с первого взгляда, оцифровать процессы можно без долгого внедрения, сложной подготовки и лишних затрат времени.
Как организовали разработку по спринтам
Для задач, связанных с бизнес-целями, команда выделила отдельное пространство «Роадмэп». Все запланированные инициативы собираются на доске «Бэклог», где задачи сортируются по приоритету в зависимости от их влияния на бизнес.
Фильтры помогают быстро определить, какие задачи брать в работу в первую очередь, и не терять фокус на важном.
Дополнительно используется отдельная доска «Дефекты и доработки» — туда попадают задачи по исправлению ошибок и улучшению существующего функционала.
Спринты и структура работы
Работа выстроена по Scrum-подходу. В Kaiten есть встроенный модуль для спринтов, который позволяет запускать их буквально в пару кликов.
Длительность спринта — 2 недели.
- Все задачи разработки ведутся на отдельной доске.
- Каждый спринт визуализирован для удобного контроля.
Этапы прохождения задач
Каждая задача проходит через четко определенные стадии, что помогает контролировать процесс разработки и избегать хаоса.
- Готово к работе
- В работе
- На паузе
- На доработке
- Ожидает кодревью
- Кодревью
- Перенос на DEV
- Ожидает тестирование
- Тестирование
- Перенос на STAGE
- Регресс-тест
- Ожидает релиза
- Выпущено
- Отмена
- Не успели сделать
Если задача теряет актуальность, ее перемещают в колонку «Отмена». Если не удается завершить в рамках спринта — в «Не успели сделать».
Такой подход помогает видеть узкие места, отслеживать срывы сроков и проводить анализ по итогам спринта.
Дорожки вместо отдельных досок
Спринты на доске разработки представлены в виде горизонтальных дорожек. Это оказалось удобнее, чем создавать отдельную доску под каждый спринт.
Ранее команда пробовала формат «одна доска — один спринт», но столкнулась с проблемами:
- доски сложно находить через поиск;
- они занимают слишком много места;
- теряется наглядность.
Переход на дорожки позволил упростить навигацию, сэкономить пространство и быстрее находить нужную информацию.
Чек-листы и автоматизация
Внутри карточек используются чек-листы, где каждый пункт соответствует этапу работы (например, «В работе», «На паузе», «На доработке»).
Настроена автоматизация, которая не позволяет переместить задачу дальше, пока чек-лист не заполнен. Это дисциплинирует процесс и снижает вероятность ошибок.
- Чек-листы стандартизируют постановку задач.
- Упрощают описание дефектов.
- Помогают не пропускать важные этапы.
Роль команды и уведомления
На финальном этапе задачи проверяются тимлидом. Автоматизация берет на себя рутинные действия: участники процесса получают уведомления, когда им назначаются задачи.
- Тимлид — проверка задач.
- QA — тестирование.
- DevOps — подготовка к релизу.
Это ускоряет взаимодействие внутри команды и снижает вероятность задержек.
Регулярная работа с задачами
Команда регулярно синхронизируется с бизнесом — раз в неделю проводится встреча, на которой просматриваются задачи и приоритеты.
Так удается поддерживать актуальность бэклога и быстро реагировать на изменения.
Готовые шаблоны для Scrum, примеры досок и этапов, а также подходы к проведению ретроспектив можно изучить в статье:
Единое окно заявок для всей сети
Для обработки обращений команда внедрила модуль Service Desk в Kaiten. Через него сотрудники заведений, маркетинг и бэк-офис отправляют заявки в разработку — например, на обновление меню или подготовку баннеров для акций.
В результате удалось создать единый канал взаимодействия между бизнесом и IT, где все запросы фиксируются и не теряются.
- Организовано 8 линий поддержки.
- Настроены SLA-правила для контроля сроков обработки заявок.
- Заявки связаны с продуктовым бэклогом через метки карточек.
Такой подход позволяет видеть полную картину запросов и учитывать их при планировании разработки.
Быстрый запуск новых досок и процессов
За полгода использования Kaiten команда не столкнулась с серьезными сложностями и отметила высокую скорость внедрения новых процессов.
- Создание новых пространств и досок занимает 10–15 минут.
- Настройка под конкретные процессы — около часа.
- Автоматизации настраиваются буквально в несколько кликов.
Системность вместо хаоса
После перехода в Kaiten работа с задачами стала более структурированной. Ранее часть поручений передавалась через Telegram-чаты и могла теряться.
Теперь все задачи фиксируются в системе, что повышает прозрачность и управляемость процессов.
Расширение использования в компании
Постепенно к системе подключаются и другие команды. Например, уже созданы отдельные пространства для контент-менеджера и маркетинга сервиса доставки.
Таким образом, Kaiten становится единым инструментом для работы разных подразделений, объединяя процессы внутри компании.
Смотрите также: