Неочевидная экономия: история одной категории закупок

Во многих компаниях собственник ищет экономию в крупных проектах: аренда, ФОТ, логистика, ИТ, маркетинг. Но на практике хорошие деньги часто лежат в расходниках, на которые годами никто не смотрит как на управляемую категорию.

У меня был такой кейс в одной розничной сети.

Магазины потребляли очень много чековой ленты. Для того периода это была нормальная история: электронных чеков еще не было, печатали много, расход был постоянный и большой. Категория считалась почти “технической мелочью”, хотя в год там уже были вполне заметные деньги.

Первое, что мы сделали, - не пошли сразу в закупку, а сократили сам расход. Пересобрали шаблон чека и убрали все, без чего можно было обойтись. За счет этого длину чека удалось сократить примерно на 20%. Это уже дало эффект, но общий объем закупки все равно оставался слишком большим.

Дальше я провел тендер среди действующих поставщиков. Цены отличались, но не радикально. На таком объеме даже минус 5% - уже результат, но было ощущение, что рынок дает нам далеко не лучшую цену.

Тогда я вышел напрямую на несколько заводов-производителей. Полученные предложения показали, что цена может быть до 50% ниже нашей текущей закупки. Но там была другая проблема: объемы отбора требовались существенно выше, чем нам было удобно держать в регулярной модели.

После этого я вернулся к текущим поставщикам уже не с общим запросом “дайте скидку”, а с цифрами. Мы показали им наш план потребления по месяцам, обсудили прогноз, стабильность отбора, их наценку и потенциальную прибыль на длинном горизонте. Один из поставщиков в итоге дал цену, которая снижала наши расходы по категории примерно на 40–45%.

Но на одной цене такие истории не держатся. Мы сразу зафиксировали в контракте требования к чековой ленте: она должна была полностью соответствовать требованиям используемых чековых принтеров. Отдельно прописали порядок приемки каждой поставки, правила проверки и штрафы за отклонения.

Следом перестроили логистику. Раньше лента расходилась менее управляемо. Мы перевели поставку на центральный склад и дальше стали распределять ее по магазинам по графику, который был привязан к прогнозу продаж и фактическому потреблению.

В итоге суммарная экономия “на круг” составила около 35%.

Но для меня этот кейс важен не только цифрой. Параллельно всплыла еще одна закономерность: магазины, которые регулярно дозаказывали чековую ленту сверх нормы, почти всегда заслуживали отдельного внимания службы безопасности. Это не означало автоматически проблему, но отклонение стало понятным сигналом для проверки. А значит, расходник перестал быть просто расходником и стал еще и инструментом контроля потерь.

Главный вывод здесь простой: экономия возникает не тогда, когда закупщик в последний момент выбивает скидку. Она появляется тогда, когда компания начинает управлять категорией целиком - нормой расхода, спецификацией, контрактом, приемкой, логистикой и отклонениями.

И это легко переносится на другие категории: упаковку, пакеты, этикетки, картриджи, складские расходники. Во многих бизнесах деньги теряются не потому, что ими никто не занимается, а потому, что ими занимаются слишком привычно.

#ритейл #закупки #операционноеуправление #снижениезатрат #эффективность #собственник #CEO #розничнаясеть #управлениезатратами #безопасностьбизнеса