В системе менеджмента безопасности пищевой продукции (СМБПП) каждый документ должен нести практическую пользу, служить инструментом контроля, обеспечивать прослеживаемость или подтверждать соответствие требованиям.
Документы «для галочки» не только не улучшают систему менеджмента безопасности пищевой продукции, но и:
- отнимают рабочее время сотрудников;
- создают избыточную нагрузку на систему;
- снижают мотивацию персонала из‑за рутинных, неочевидных по смыслу действий;
- распространяют хаос, а нам нужен порядок.
Ключевой принцип: система должна помогать в работе, а не мешать.
Хорошая новость: это легко исправить.
1. Проведите инвентаризацию всей документации.
Разделите документы на три категории:
1. Если журнал попал в категорию "актуальные", но мы можем его упростить, то делаем это.
Разберем оптимизацию журнала на примере журнала здоровья.
Чаще всего (вижу это на аудитах) журнал здоровья заполняется по типовой форме (плюс /минус) из СанПин 3590. А это самая неудобная форма из всех возможных, ведь сотруднику надо заполнить 6 (!) строчек.
Решение:
- Переформулируйте контрольные пункты в единый декларативный текст, размещённый в шапке журнала.
- Заранее внесите даты на выбранный период (например, на 1–2 месяца).
- Добавьте предварительно заполненные строки с ФИО сотрудников.
Идеальным вариантом является - интеграция процедуры подтверждения здоровья в систему электронных пропусков. Как это сделать писали ранее
Эффект:
- сокращение количества подписей до одной;
- повышение осознанности заполнения (сотрудник видит полный перечень требований);
- минимизация риска пропусков отдельных пунктов.
- сокращение времени на заполнение каждой записи до 10–15 секунд;
- исключение ошибок;
- стандартизация оформления.
Скачать форму журнала здоровья можно в сообществе "Больше, чем ХАССП". Подписка обязательна.
2. Если документы попали в категорию "неактуальные" (например, журнал измерения температуры после пандемии) - ликвидируйте.
3. Если документы попали в категорию «под вопросом», то эти документы требуют анализа:
? они не полностью утратили актуальность, но их форма или содержание нуждаются в пересмотре?
? необходимо устранить избыточность и дублирование?
Например, есть Чек‑лист уборки, который содержит графы:
- «Проведена дезинфекция поверхностей»
- «Обработаны дверные ручки»
- «Очищены раковины»
При этом в «Журнале дезинфекции» фиксируются те же действия с аналогичными датами. Логично будет какой-то документ ликвидировать.
Как еще можно оптимизировать журналы?
1. Слияние двух документов в один, чтобы устранить дублирование, сохранив все значимые данные.
Как реализовать:
- Выпишите все пункты из обоих документов.
- Удалите повторяющиеся графы.
- Объедините уникальные блоки в логической последовательности.
- Добавьте чек‑боксы (□) для быстрого заполнения.
- Включите поля для подписей и дат.
2. Реструктуризация без слияния, если документ уникален, но его заполнение неудобно.
Как реализовать:
- Перегруппируйте пункты по логическим блокам (например, «До смены», «После смены»).
- Замените текстовые поля на чек‑боксы или выпадающие списки.
- Добавьте подсказки (например, «Отметить, если проводилась генеральная уборка»).
- Сократите количество подписей (одна на весь блок).
Прежде, чем утверждать новые формы соберите обратную связь от сотрудников:
- Удобно ли заполнять новую форму?
- Сколько времени тратиться на заполнение?
- Есть ли ошибки?
При выявлении проблем - доработайте форму с учётом замечаний.
Ключевые выгоды оптимизации
- Экономия ресурсов: меньше бумаги, времени, трудозатрат.
- Повышение точности: исключение дублирования снижает риск противоречивых записей.
- Удобство для персонала: простые формы мотивируют к добросовестному заполнению.
- Соответствие стандартам: актуализированные документы легче проходят проверки.
Важно! Все изменения должны быть:
- согласованы с ответственными подразделениями (технолог, главный инженер, служба качества);
- зафиксированы в стандартах;
- доступны для сотрудников в актуальном виде.
Итоги и рекомендации
- Регулярно пересматривайте документы. Оптимально - раз в год.
- Вовлекайте персонал - спрашивайте, какие формы вызывают затруднения.
- Ориентируйтесь на необходимость - ведите только то, что влияет необходимо. Не создавайте документ ради документа
- Используйте цифровизацию - электронные системы сокращают рутину и повышают точность данных.
Действие на сегодня: возьмите один проблемный журнал и примените 3 шага из этой статьи. Результат увидите уже завтра!
P.S. Хотите шаблон оптимизированного журнала здоровья? Подписывайтесь и забирайте !
Система управления документацией должна вам помогать:
- экономить время сотрудников;
- снижать вероятность ошибок;
- фокусироваться на реальной пользе;
- поддерживать СМБПП как единую систему