Работа «за себя и за того парня» на первый взгляд кажется чистой эксплуатацией. Но она может иметь плюсы — получение новых навыков и карьерный рост. Конечно, если сможете договориться с начальством о комфортных условиях и правильно организовать рабочий день. О том как это сделать — рассказываем в статье.
Кому приходится работать за двоих-троих
Есть два типа ситуаций, когда от специалиста требуется большая многозадачность. Первый — когда сама роль предполагает много разноплановых задач. Например:
- Ассистенты — личные помощники, бизнес-помощники. Им приходится брать на себя и личные дела работодателя, и деловые встречи, а иногда и вести соцсети.
- HR-специалисты. В больших компаниях есть разделения — кто-то занимается только КДО, кто-то рекрутингом, кто-то мотивацией. Но в маленьких работают HR-универсалы, которые берут на себя весь спектр работы с персоналом.
- Специалисты по контенту и коммуникациям — контент-маркетологи, редакторы, комьюнити-менеджеры, менеджеры по соцсетям, пиарщики, ивент-менеджеры. Им приходится вести переговоры, контролировать выпуск контента и работу других членов команды, следить за инфополем. Особенно это заметно в малом бизнесе и стартапах.
Второй случай — работодатель не хочет «раздувать» штат, особенно если ему нужно, чтобы специалисты работали по несколько часов, а не целый рабочий день. Например, в компании маленький штат и открывать полноценную ставку кадрового специалиста нецелесообразно. Тогда у работодателя есть два выхода — отдать эту работу на аутсорс или поручить, например, бухгалтеру.
Если от вас ждут трудовых действий, которые не входят в должностную инструкцию, вы вправе отказаться либо требовать пересмотра условий. Наиболее распространенный вариант — договориться о более высоком окладе и о том, чтобы новые функции добавили в должностную инструкцию.
Законом также предусмотрен вариант совмещения — это когда вы заключаете второй трудовой договор и выполняете функции двух специалистов в одно и то же время. Не путать с совместительством — работой на двух и более работодателей. На практике совмещение встречается редко, обычно обеим сторонам выгоднее просто перезаключить договор.
Материал по теме: Эффекты «Дверь в лицо» и «Нога в двери»: как выглядят манипуляции коллег и руководства
Примеры из жизни
Ольга Грекова, СМО, маркетолог, инфлюенс-менеджер
У меня часто бывало такое, что я приходила в компанию на конкретную роль, но в итоге оказывалась «многоруким многоногом». На текущем проекте у меня есть договор со списком обязанностей, но он лишь частично отражает то, что я делаю. Какие-то задачи из него я делегировала или они «отвалились» из-за того, что не приоритетны, зато по ходу работы добавились новые, которых нет в договоре и в целом их стало больше. Моя роль очень слабо очерчена — в договоре написано просто «руководитель», но думаю лучше всего ее отражает «директор по маркетингу». Изначально это роль стратегическая, но часто приходится заниматься и операционкой.
Я занимаюсь продвижением через блогеров, загружаю промокоды на сайт и маркетплейсы, а иногда даже юридическими и операционными вопросами. Я сама ищу блогеров, общаюсь с ними, обсуждаю условия, согласовываю тексты и визуал интеграций, договариваюсь о размещении. Иногда приходится даже проверять документы. В команде есть и люди, которые занимаются финансами и документооборотом, но если процесс идет медленно, задача все равно может оказаться у тебя. Еще я руковожу работой подрядчиков — таргетолога, SMM-специалиста и других при необходимости.
Мария Лютая, PR-редактор, контент-маркетолог
В моей практике это часто складывалось постепенно: погружаешься в проект, начинаешь глубже понимать процессы и в итоге берешь на себя больше, чем предполагалось. Так было, например, в 2011 году, когда я пришла в PR-агентство копирайтером. Предполагалось, что я просто пишу новости и статьи на сайты клиентов, но в агентстве была сильная текучка, и многие сотрудники, которым поручали технические задачи, не умели работать с системой управления контентом (CMS). Тогда это часто требовало знания HTML и понимания разных движков. У меня такой опыт был, поэтому мне было проще самой разместить свой текст. Постепенно к написанию добавились публикация материалов, подбор иллюстраций, постановка задач дизайнеру, а потом и коммуникация с разработчиками, если для размещения или оформления требовались доработки сайта.
Найти работу / Найти сотрудника
Еще меня часто просят посмотреть текст как корректора, хотя я считаю, это отдельная профессия. Я не люблю работать с изображениями и всегда рада, когда в проекте есть дизайнер. Но если материал нужно выпустить быстро, приходится самой подрезать, адаптировать и готовить картинки под шаблон сайта. В последние пару лет сильно выручают нейросети. Бывают и совсем непрофильные задачи: собрать отчет, оформить коммерческое предложение, подготовить документы для клиентов, сделать e-mail рассылку по базе партнеров. Есть даже проект, где я веду документооборот — делаю счета, акты, накладные и счет-фактуры.
Преимущества и риски
Многозадачная работа имеет свои преимущества и недостатки. Для начала поговорим о первых:
- Карьерный рост. Совмещая разные роли вы можете вырасти до руководящей или просто более ответственной позиции.
- Выгодная переговорная позиция. Если вам предлагают выполнять работу другого специалиста или вы уже это делаете, вам легче договориться о выгодных для вас условиях — более высокой оплате, гибком графике, большей автономии и т. д.
- Предпринимательские навыки. Вы прокачиваете системное мышление, тайм-менеджмент, навыки переговоров и другие вещи, которые очень пригодятся вам, если планируете открыть свое дело.
Конечно, не всегда и не везде эти бенефиты реализуются. Не все работодатели готовы адекватно платить за высокую нагрузку и давать возможности роста, некоторые хотят просто «навесить» побольше на одного человека, чтобы сэкономить. В случае больше проявляются риски такой работы:
- Хронический стресс и выгорание. От вас требуют все больше, задачи валятся как из рога изобилия, и вы приходите с работы измотанным и раздраженным. В какой-то момент организм просто уйдет в отказ.
- Больше ошибок. Частое переключение ухудшает фокус. Если у вас много ответственных задач с дедлайнами, ошибки и конфликты почти неизбежны.
- Нарушение баланса работа-жизнь. Без четких границ и навыков тайм-менеджмента, многозадачность может превратиться в бесконечный рабочий день. Вы можете работать полдня, но из-за того, что задачи «размазаны» по времени, кажется, что у вас нет ни одной свободной минуты.
С одной стороны, такой опыт дает очень объемное понимание работы. С другой, появляется риск стать человеком, который делает все. На такого специалиста удобно навешивать дополнительные функции, но в долгосрочной перспективе это вредит и самой работе: когда приходится закрывать слишком много разноплановых задач, сложно одинаково хорошо справляться с каждой.
Поэтому в новых проектах и с новыми клиентами я стараюсь не распыляться, не беру на себя оформительские, технические, оптимизаторские и прочие «чужие» задачи.
Такой опыт может быть полезен начинающим, если условия адекватные. Он дает быстрый рост и сильную базу для дальнейшего развития — особенно если потом хочется расти в более «широкие» роли. Риски тоже есть: высокая нагрузка, переключение между задачами и вероятность выгорания, если нет нормирования и границ. Поэтому ключевое — чтобы объем задач был реальным, приоритеты понятными, а ожидания — честными. Тогда такой «мульти-формат» в начале карьеры дает больше плюсов, чем минусов.
Материал по теме: Не могу перестать работать! Как переключиться на отдых?
Как организовать рабочий день, когда много задач
1. Записывайте
Самая частая причина стресса от многозадачности — попытка удержать все в голове. В таком случае даже несколько задач мозг воспринимает как аврал. Списки задач разгружают кратковременную память и снижают тревожность.
2. Создавайте «поток»
В тайм-менеджменте есть понятие workflow или рабочий поток — визуальное отображение рабочих задач, разделение их по статусам и приоритетам. Обычно для этого используют канбан-доски, но может сгодится и простая доска с бумажными стикерами. Для каждой задачи вы создаете карточку, на которой записываете, что нужно сделать, дедлайн и кто отвечает за задачу помимо вас.
Это позволяет не думать над тем, что прямо сейчас не в работе, лучше планировать и предупредить форс-мажоры.
3. Включите три режима работы
Большинство рабочих задач можно разделить на три вида:
- Сложные фокусные. Это работа, которую вы делаете в одиночестве и она требует сосредоточенности. Например, написать статью, подготовить отчет, разработать стратегию. Для них нужно выделять время, когда у вас будет меньше всего отвлекающих факторов.
- Мелкие дела. То, что можно сделать за несколько минут, — отправить письмо, позвонить в госучреждение, заказать канцелярию и т. п. Их лучше делать «пачками» ведя отдельный список и выделяя специальные промежутки. Важно, чтобы они не пересекались с фокусными задачами — это резко снижает продуктивность.
- Коллективная работа. Созвоны, мероприятия, оффлайн-встречи — все то, для чего нужно двое и более человек.
Планирование лучше всего начинать с коллективных задач, поскольку они требуют синхронизации и их сложнее перенести. В оставшиеся промежутки можно разместить мелкие и фокусные задачи.
Мне помогает простой принцип: сначала ставить задачи тем людям, от которых зависит дальнейшая работа. Если, например, нужно подписать договор или получить данные от коллег, лучше запросить это в начале дня, а не вечером. Тогда у людей есть время ответить, а процесс не тормозится. Еще один важный момент — не пытаться превращать каждую задачу в идеальный проект. Иногда профессионализм заключается не в том, чтобы делать «проект мечты» или кейс для портфолио, а в том, чтобы быстро и эффективно решить практическую задачу.
И, наверное, самое важное — внимательно следить за тем, какие задачи действительно относятся к вашей роли. Иногда человек даже не замечает, как начинает делать вещи, которые не входят в его компетенции и зону ответственности. Сначала ты просто закрываешь какой-то кусок работы — например, отправляешь документы или договариваешься о технической детали. А потом оказывается, что эта часть процесса закрепилась за тобой, хотя изначально она не входила в твою роль. Тогда важно остановиться, описать процесс, зафиксировать задачи и обсудить их с командой. Нужно отстаивать личные границы и договариваться с начальством, находить компромиссы.
4. Трекайте время
Поставьте таймер или установите специальную программу для учета времени. Старайтесь трекать как можно больше рабочих задач. Когда у вас накопится достаточно исторических данных — хотя бы за несколько недель — это заметно снизит тревогу и позволит лучше планировать.
5. Делегируйте
Многие думают, что для этого нужно быть руководителем, но иногда можно делегировать часть работы коллеге или подрядчикам. Искусственный интеллект тоже может ускорить и облегчить работу — если научиться им правильно пользоваться.
Низамиев Рамиль, Онлайн-маркетолог мобильных приложений и цифровых сервисов:
Однажды в рекламном агентстве, где контекст настраивали вручную, мне поручили разобраться, как сделать процесс эффективнее. Я в итоге построил более автоматизированный подход: создание объявлений через базы данных, автоматизацию части генерации объявлений, а также управление ставками и бюджетами. Для меня это было важным уроком: нагрузка становится легче, когда ты не просто делаешь больше руками, а выстраиваешь систему.
Материал по теме: В сотый раз пытаюсь освоить тайм-менеджмент, со мной что-то не так? Или как научиться распределять время
Как расставить приоритеты на работе
Есть классический инструмент, который помогает сосредоточиться на главном — матрица Эйзенхауэра. Она позволяет быстро разобраться с «текучкой».
Низамиев Рамиль, Онлайн-маркетолог мобильных приложений и цифровых сервисов:
Мне помогали приоритеты и дисциплина. Сначала — что реально влияет на результат, потом — все остальное. Плюс шаблоны, процессы, повторяемые решения, чтобы не изобретать заново одно и то же. И обязательно — договоренность с руководителем, что «главное» на этой неделе, иначе в таких ролях легко утонуть в бесконечной срочности.
Материал по теме: Как не думать о работе в выходные и в отпуске
Поставьте 👍 и поделитесь с коллегами, если статья была полезной!