Уволил сотрудника - выдай ему документы

Проверьте комплектность обязательных документов

Руководитель компании должен быть в курсе своих действий на случай кадровых изменений, даже если сотрудники не собираются увольняться. Важно не упустить ни одного документа: за нарушения сроков или неполный пакет бумаг работодателю грозят штрафы и судебные иски. В этой статье разберём, какие документы вы обязаны выдать работнику в день увольнения и что нужно подготовить по письменному запросу — с опорой на актуальное законодательство.

Вопрос 1. Какие документы работодатель обязан выдать в день увольнения?

В последний рабочий день сотрудник должен получить следующий пакет документов:

• Трудовую книжку — если она велась в бумажном формате.
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р — если учёт велся в электронном виде.
• Документы персонифицированного учёта — в соответствии с п. 2 и 8 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ. Эти документы содержат данные о пенсионных и страховых взносах.
• Расчётный листок за последний месяц — с детализацией всех начислений и удержаний.
• Личные документы, если они хранились у работодателя (например, диплом, удостоверение и т. п.).

Важно! Отсутствие хотя бы одного из этих документов — нарушение ваших прав. Если работодатель задерживает выдачу, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Вопрос 2. Что можно запросить дополнительно? И как это сделать?

По письменному заявлению сотрудник может получить копии любых документов, связанных с его работой. Вот наиболее востребованные варианты:

• Копия приказа об увольнении (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ) — заверенная работодателем.
• Копия приказа о приёме на работу — подтверждает дату начала трудовых отношений.
• Копии приказов о переводах — если в период работы менялись должность или подразделение.
• Выписка из трудовой книжки — полезна для подтверждения стажа.
• Справка о заработной плате и страховых взносах — нужна для расчёта пособий и кредитов.
• Справка о периоде работы у работодателя — может потребоваться при трудоустройстве на новое место.
• Справка о среднем заработке для Центра занятости (п. 19 Правил регистрации, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.10.2024 № 1379) — необходима для постановки на учёт как безработного.
• Справка 2‑НДФЛ — по форме, утверждённой приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД‑7‑11/649@. Содержит информацию о доходах и налогах за год.

На заметку: законодательство не ограничивает перечень документов, которые можно запросить. Согласно ч. 4 ст. 84.1 и ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить копии любых бумаг, связанных с трудовой деятельностью работника.

Вопрос 3. Есть ли изменения в правилах выдачи справок?

Да, в последнее время произошли важные изменения:

• Справка о заработке для расчёта пособий по временной нетрудоспособности больше не является обязательной. Это связано с отменой Федерального закона № 255‑ФЗ от 29.12.2006 и утратой силы соответствующего приказа Минтруда.
• Справка о среднем заработке для пособия по безработице остаётся обязательной. Её выдают на основании:
  Федерального закона № 565‑ФЗ от 12.12.2023;
  Правил регистрации безработных;
  Приказов Минтруда.

Рекомендация: если работнику нужна такая справка, заявление нужно подать заранее — работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Вопрос 4. На каком основании работодатель обязан выдавать эти документы?

Основные нормативные акты:

• Часть 4 ст. 84.1 ТК РФ — закрепляет обязанность выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в день увольнения.
• Федеральный закон № 27‑ФЗ от 01.04.1996 — регулирует выдачу документов персонифицированного учёта.
• Статья 62 ТК РФ — даёт право запрашивать копии любых документов, связанных с работой.
• Статья 230 НК РФ — регламентирует выдачу справки 2‑НДФЛ.

Вопрос 5. Что делать, если работодатель отказывается выдавать документы?

Если работодатель:

• задерживает выдачу обязательных документов;
• отказывается предоставлять копии по заявлению;
• выдаёт документы с ошибками или в неполном объёме,

сотрудник вправе:

1. Написать жалобу в трудовую инспекцию — она проведёт проверку и обяжет работодателя устранить нарушения.
2. Обратиться в суд — для взыскания компенсации за задержку документов (ст. 234 ТК РФ).
3. Подать заявление в прокуратуру — если нарушения носят системный характер.

Итог

Для работодателя грамотное оформление документов при увольнении — не просто формальность, а важная юридическая обязанность, от которой зависят:

• репутация компании;
• отсутствие претензий со стороны работника;
• минимизация рисков административных штрафов и судебных разбирательств.

В день расторжения трудового договора вы обязаны выдать сотруднику:

• трудовую книжку (если ведётся в бумажном формате) или сведения по форме СТД‑Р (при электронном учёте);
• документы персонифицированного учёта (по ФЗ № 27‑ФЗ);
• расчётный листок за последний месяц;
• личные документы работника, хранившиеся у работодателя.

По письменному заявлению сотрудника вы должны в течение 3 рабочих дней предоставить копии любых документов, связанных с его трудовой деятельностью, — от приказов о приёме и переводах до справок о доходах и стаже.

Ключевые действия для безопасного увольнения:

1. Проверьте комплектность обязательных документов — ничего не должно быть упущено.
2. Фиксируйте факт выдачи под подпись (в книге учёта трудовых книжек или отдельном акте).
3. Отвечайте на письменные запросы своевременно и в полном объёме.
4. Храните копии заявлений и выданных документов — это ваше доказательство исполнения обязанностей.

Соблюдение этих правил позволит:

• избежать нарушений ст. 84.1 и ст. 62 ТК РФ;
• снизить риски жалоб в трудовую инспекцию и прокуратуру;
• поддерживать прозрачные и законные трудовые отношения даже на этапе завершения сотрудничества.

Помните: внимательность при оформлении увольнения — это инвестиция в юридическую безопасность вашего бизнеса.

«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс»: 8 (800) 222-21-75

Сервис бухгалтерских услуг полного спектра. Можем полностью заменить бухгалтерский отдел или сопровождать существующий. Подходит как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей.