Сельскохозяйственная организация компенсирует сотруднику прохождение медицинского осмотра, которое он сам оплатил и предъявил организации документы. Необходимость прохождения этих медосмотров обусловлена требованиями Трудового кодекса. Признается ли данная компенсация доходом сотрудника для обложения страховыми взносами и удержания НДФЛ?
Ответ:
Следует отметить самое важное в том, что безопаснее всего иметь напрямую договор с медицинской организацией и прямая отплата со счетов организации, минуя расчеты через самих работников.
Но если уже пришлось через работников, то разберем как быть:
Ситуация, при которой работник сам оплачивает обязательный медосмотр, а компания затем возмещает ему расходы через подотчет (компенсация), является высоко рискованной с точки зрения страховых взносов, хотя по НДФЛ позиция более стабильна.
Ниже представлен детальный разбор с учетом актуальной судебной практики и позиций госорганов.
1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
По НДФЛ риски минимальны. Суммы возмещения не признаются доходом сотрудника, так как они направлены на компенсацию расходов, которые по закону обязан нести работодатель.
- Цитата: «Если за осмотр платит сам сотрудник, а предприятие потом возмещает ему затраты, компенсация также не облагается НДФЛ. Раз медосмотр обязательный, у сотрудника не возникает экономической выгоды (ст. 41 НК).» [Письмо Минфина от 26.07.2018 № 03-04-06/52404; аналогично — Письмо Минфина от 10.05.2023 № 03-15-07/42587@].
- Цитата: «Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц: ...все виды установленных законодательством Российской Федерации... компенсационных выплат... связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.» [п. 1, ст. 217, НК РФ (ред. от 28.11.2025)].
Ситуация с НДФЛ при компенсации медосмотра, оплаченного работником, имеет свои тонкости, но она значительно менее конфликтна, чем ситуация со страховыми взносами.
Основной предмет спора с налоговыми органами в прошлые годы заключался в том, можно ли считать эту выплату «доходом в натуральной форме» или «компенсационной выплатой». На сегодняшний день сформирована устойчивая позиция, минимизирующая риски для работодателя.
1) Отсутствие экономической выгоды (Ключевой аргумент)
Для начисления НДФЛ необходимо наличие дохода — то есть экономической выгоды в денежной или натуральной форме.
- Цитата: «Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в какой такую выгоду можно оценить...» [п. 1, ст. 41, НК РФ (ред. от 28.11.2025)]
Поскольку обязанность по оплате медосмотра законодательно возложена на работодателя (ст. 214 ТК РФ), то, оплачивая его самостоятельно, работник исполняет обязанность компании за свой счет. Возврат этих денег — это не доход, а возврат собственных средств работника. Экономической выгоды (прироста имущества) у него не возникает.
2) Официальная позиция Минфина и ФНС
Контролирующие органы в своих последних разъяснениях признают, что НДФЛ в данном случае не возникает.
- Цитата: «Суммы возмещения организацией работникам стоимости прохождения ими обязательных медицинских осмотров... не признаются доходом (экономической выгодой) налогоплательщиков и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц.» [Письмо Минфина России от 10.05.2023 № 03-15-07/42587@ (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 22.05.2023 № БС-4-11/6374@)]
3) Где могут возникнуть споры (Риски)
Несмотря на общую положительную практику, налоговая может предъявить претензии в следующих случаях:
- Отсутствие обязательности: Если медосмотр не является обязательным по ТК РФ для данной категории сотрудников (например, вы решили проверить офисных сотрудников, для которых закон этого не требует). В этом случае выплата станет доходом сотрудника.
- Нарушение документального оформления: Если в бухгалтерских регистрах, кадровых документах и приказах выплата проведена как «материальная помощь» или «премия», а не как «компенсация расходов по акту/чеку».
- Цитата: «Налоговые вычеты... производятся при представлении налогоплательщиком в налоговые органы следующих документов... [подтверждающих расходы]» [п. 15, ст. 200, НК РФ (в части общих принципов документального подтверждения)].
- Превышение суммы: Если сумма компенсации выше, чем указано в чеке из клиники. Разница будет признана доходом и облагаться НДФЛ.
Сравнение рисков: НДФЛ vs Страховые взносы
Вывод: По НДФЛ споров практически нет, так как ФНС официально согласилась с позицией Минфина в 2023 году. Главное — иметь на руках направление на медосмотр и оригинал чека от работника. Основной риск только при плохо форменных и несоответствующих сути документах. Если эти документы есть и в порядке, выплата не является объектом налогообложения на основании ст. 41 НК РФ.
2. Страховые взносы: Зона риска
Здесь существует прямой конфликт между позицией фискальных органов (Минфин, ФНС, СФР) и судебной практикой.
Позиция контролирующих органов (Фискальный риск):
Чиновники настаивают, что если работодатель не заключил прямой договор с медорганизацией, а выдал деньги работнику, то это выплата в рамках трудовых отношений, которая должна облагаться взносами.
- Цитата: «Законодательством не предусмотрено прохождение обязательного медосмотра работником за счет собственных средств. В том числе с последующей компенсацией... компенсация облагается страховыми взносами (в том числе на травматизм) как выплата в рамках трудовых отношений.» [Информация СФР от 01.10.2025; Письмо ФНС от 22.05.2023 № БС-4-11/6374@].
Позиция судов (Арбитражная практика):
Суды в большинстве случаев встают на сторону работодателей, указывая, что природа выплаты — социальная (компенсационная), а не стимулирующая, и она не зависит от квалификации или результатов труда.
- Судебный прецедент: Арбитражный суд Московского округа (Постановление от 13.05.2025 по делу № А40-210959/2024) и 8-й ААС (Постановление от 02.10.2025 по делу № А70-1136/2025) подтвердили, что компенсация за медосмотр не облагается взносами, даже если нет прямого договора с клиникой.
- Аргументация суда: Обязанность по оплате медосмотров лежит на работодателе (ст. 214 ТК РФ), поэтому возмещение работнику — это не оплата труда, а компенсация его издержек.
3. Риски и рекомендации
Юридический анализ рисков:
- Трудовые риски: Согласно ст. 214 ТК РФ, работодатель обязан именно организовать осмотр. Схема «плати сам — мы вернем» формально нарушает ТК РФ, за что возможен штраф от ГИТ (до 50 000 руб. по ст. 5.27.1 КоАП РФ).
- Налоговые риски: Если вы не начислите взносы, налоговая почти наверняка их доначислит. Свою правоту придется доказывать в суде, опираясь на вышеуказанную практику 2024-2025 годов.
Как минимизировать риски:
- Оформите Направление на медосмотр с указанием, что оплата производится работником с последующим возмещением.
- Издайте Приказ о компенсации, сославшись на ст. 214 ТК РФ.
- Соберите полный пакет документов: договор работника с клиникой, чек, акт и медицинское заключение.
- В идеале — перейдите на прямые договоры с медицинскими учреждениями, чтобы исключить движение денег через сотрудника.
Для минимизации рисков:.
1. Положение (раздел) о порядке прохождения медицинских осмотров (фрагмент в ЛНА)
Этот документ доказывает, что выплата — это не «премия», а компенсация затрат в рамках охраны труда.
«Пункт Х. Порядок оплаты медицинских осмотров
1. Организация и оплата обязательных медицинских осмотров осуществляется за счет средств Работодателя [абз. 9, ч. 2, ст. 214, ТК РФ (ред. от 01.01.2025)].
2. В случае отсутствия у Работодателя на дату прохождения осмотра действующего договора с медицинским учреждением, Работодатель вправе направить Работника на медосмотр с условием последующего возмещения фактически понесенных Работником расходов.
3. Возмещение производится на основании заявления Работника и документов, подтверждающих оплату, в течение [число] дней с момента представления авансового отчета. Данная выплата является компенсацией затрат, понесенных в интересах Работодателя, не является оплатой труда и не носит стимулирующего характера.»
2. Направление на медицинский осмотр (с особым условием)
Этот текст в самом направлении связывает оплату с производственной необходимостью.
«НАПРАВЛЕНИЕ № [номер] на [вид осмотра] медицинский осмотр Выдано: [ФИО сотрудника], [должность]. Место прохождения: [Наименование и адрес клиники]. Условие оплаты: В связи с производственной необходимостью и отсутствием прямого договора, оплата медицинских услуг производится Работником самостоятельно. Работодатель гарантирует полное возмещение документально подтвержденных расходов на основании ст. 214 ТК РФ. Дата: [дата] Подпись руководителя: _________»
3. Заявление работника на возмещение
Важно, чтобы работник просил именно «возместить расходы», а не «выплатить премию/помощь» или что-то другое.
Генеральному директору [Название] от [ФИО]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу возместить мне денежные средства в сумме [сумма] руб. [прописью], затраченные мною на прохождение обязательного периодического медицинского осмотра согласно направлению от [дата]. Оплата произведена мною лично в связи с требованиями ст. 214 и 220 ТК РФ. К заявлению прилагаю:
1. Квитанцию/чек № [номер] от [дата].
2. Копию договора с мед. учреждением.
3. Копию медицинского заключения. Дата: [дата] Подпись: _________»
4. Приказ о возмещении (главный документ для налоговой)
Здесь мы фиксируем правовую природу выплаты для освобождения от взносов.
ПРИКАЗ № [номер] о компенсации расходов
г. [Город] «_» ________ 202 г.
В целях соблюдения требований охраны труда и ст. 214 Трудового кодекса РФ, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возместить [ФИО, должность] расходы на прохождение обязательного медицинского осмотра в размере [сумма] руб.
2. Бухгалтерии произвести выплату в срок до [дата].
3. Установить, что данная выплата является компенсационной, выплачивается в рамках выполнения требований законодательства РФ, не является вознаграждением за труд и не подлежит обложению НДФЛ [п. 1, ст. 217, НК РФ] и страховыми взносами [пп. 2, п. 1, ст. 422, НК РФ]. Основание: заявление работника, направление на медосмотр.
Генеральный директор: _________ ([ФИО])»
Итоговый совет по безопасности:
Если вы примените этот пакет документов, риск доначисления НДФЛ практически исчезнет, но риск пристального внимания может остаться. Что касается страховых взносов, то при проверке ФНС может все равно попытаться их начислить (согласно их внутренним письмам). Однако с таким пакетом документов ваша позиция в суде будет максимально сильной, так как суды (например, АС Московского округа, 2024-2025 гг.) смотрят именно на цель выплаты — исполнение ТК РФ, а не поощрение за работу.
А лучше всего напрямую договор с медицинской организацией и прямая отплата, минуя работников, это кстати и обезопасит в отношении кандидатов, которых медосмотр провели, но в итоге не приняли на работу!
Источник: https://www.xn----7sbrkkdieeibji5b1g.xn--p1ai/otvety-na-voprosy/3572-meditsinskij-osmotr-i-ndfl
© Журнал «Помощник сельскому бухгалтеру»