Каждый четвёртый сотрудник в России тратит на подготовку отчётов больше шести часов в неделю. По сути, это почти один рабочий день.
Ещё 38% работников проводят столько же времени на согласование документов, заявок и запросов. Эти данные получены по итогам опроса среди 3 283 соискателей.
Больше всего времени на отчётность и согласования уходит у сотрудников энергетики и ТЭК, а также у специалистов в здравоохранении, фармацевтике, промышленности и муниципальных структурах.
В ИТ, логистике, транспорте и сфере услуг ситуация иная. Там на отчёты уходит меньше часа в неделю. Разница заметная и показательная.
Почему отчётность разрастается
Как правило, избыток отчётности — это не «строгий контроль» и не требовательные руководители. Чаще всего это признак невыстроенных процессов и регламентов.
Когда в компании нет единых правил работы с данными, каждый отдел придумывает свои формы отчётов. Форматы дублируются. Одни и те же цифры собирают несколько раз. Согласования проходят через длинные цепочки согласующих лиц.
В итоге сотрудники тратят время не на работу с клиентами, продуктом или проектами, а на обслуживание внутренних процедур.
При этом руководители получают массив разрозненной информации, в которой сложно быстро увидеть реальную картину.
Чем это опасно для бизнеса
Избыточная отчётность напрямую бьёт по управляемости. Решения принимаются медленнее, потому что данные приходят с задержкой и в разном виде. Ключевые задачи откладываются, так как команда занята оформлением документов и согласованиями.
Постепенно растёт перегрузка сотрудников. Повышается риск ошибок. Теряется фокус на результате. В долгой перспективе это отражается на показателях бизнеса: падает скорость реакции на изменения рынка, снижается качество управленческих решений.
Как навести порядок в отчётности
Проблема решается не сокращением отчётов «по указанию», а пересборкой процессов и регламентов.
Важно понять, какие данные реально нужны для управления. Затем выстроить единые правила подготовки отчётов и согласований. После этого убрать дублирующие формы и лишние уровни согласования.
Отдельное внимание стоит уделить ролям и зонам ответственности. Когда непонятно, кто за что отвечает, отчёты начинают подменять управление. Чёткая структура ролей снижает объём ручной работы и упрощает принятие решений.
Как в этом помогает агентство KBS
Если отчёты и согласования забирают у вашей команды значительную часть рабочего времени, обращайтесь в агентство KBS. Мы проведём аудит процессов и регламентов, поможем выявить дублирование отчётности, узкие места в согласованиях и неэффективное распределение ролей.
По итогам работы с нами вы получите понятную модель процессов, единые правила работы с данными и управляемую систему принятия решений.
Наши контакты: