В практике компаний всё чаще встречается ситуация: программное обеспечение или иные услуги приобретаются для физического лица, но оплату (полностью или частично) производит организация. Возникает вопрос — нужно ли применять онлайн-кассу и в какой момент формировать кассовый чек?
Позицию по этому вопросу разъяснил Минфин России в Письме от 09.12.2025 № 30-01-15/119330. Ниже — подробный разбор для бухгалтеров и специалистов по расчётам.
⚖️ Нормативная база: когда обязателен кассовый чек
Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ, организации и ИП обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении расчётов.
📖 Что относится к расчетам
К расчётам относятся, в том числе:
- получение предоплаты (аванса);
- зачёт ранее полученной предоплаты;
- оплата наличными или электронными средствами платежа.
Это прямо следует из статьи 1.1 и пункта 1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ.
Вывод: получение аванса — это уже расчёт, а значит, при определённых условиях требуется формирование кассового чека.
💳 Если предоплату вносит физическое лицо
Если физлицо оплачивает часть стоимости программного обеспечения (или иных товаров/услуг), продавец обязан:
- применить онлайн-кассу;
- сформировать кассовый чек;
- указать признак способа расчёта «2» — предоплата.
Это стандартная ситуация, не вызывающая вопросов.
🏢 Если предоплату за физлицо перечисляет организация
Здесь важно учитывать способ оплаты.
💼 Безналичный перевод без предъявления ЭСП
Если организация перечисляет деньги по безналичному расчёту без предъявления электронного средства платежа (ЭСП), то кассовый чек формировать не требуется.
Это правило предусмотрено пунктом 9 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.
Проще говоря:
Если юрлицо оплатило аванс обычным банковским переводом — онлайн-касса на этапе получения предоплаты не применяется.
💵 Наличная оплата или с предъявлением ЭСП
Если же организация оплачивает:
- наличными средствами,
- либо с использованием электронного средства платежа (например, банковской карты),
то продавец обязан сформировать кассовый чек.
🔄 Что делать при передаче товара или ПО физическому лицу
Когда программное обеспечение передаётся физлицу, происходит зачёт ранее полученной предоплаты.
В этот момент продавец обязан:
- сформировать кассовый чек;
- указать признак способа расчёта «полный расчёт»;
- отразить сумму ранее полученной предоплаты.
Именно на этом этапе возникает обязанность по применению онлайн-кассы, если ранее чек не формировался.
Эту позицию подтвердил Минфин России в письме от 09.12.2025 № 30-01-15/119330.
📝 Вывод
Если предоплату за физлицо вносит организация, порядок формирования кассового чека зависит от способа оплаты. При безналичном переводе без ЭСП чек при получении аванса не требуется, но при передаче товара физлицу необходимо оформить чек на «полный расчёт».
🧩 Возможные ошибки
На практике бухгалтеры часто:
- пробивают чек при любом поступлении средств от организации;
- не формируют чек при зачёте предоплаты;
- неправильно указывают признак способа расчёта.
Это может привести к штрафам по Закону № 54-ФЗ и вопросам со стороны налоговых органов.
💡 Совет эксперта
Екатерина, ведущий консультант компании «Инфоком»:
В программах 1С важно корректно отражать способ оплаты и статус расчёта. Если предоплата поступила от организации безналичным переводом без ЭСП, необходимо правильно оформить документ поступления, чтобы при зачёте предоплаты система сформировала кассовый чек с верным признаком «полный расчёт».Рекомендую регулярно проверять настройки онлайн-кассы в 1С и корректность связки договоров, контрагентов и физических лиц. Это позволит избежать ошибок при автоматическом формировании чеков и выгрузке данных в ОФД.
🚀 Нужна помощь с онлайн-кассами и 1С?
Сопровождение 1С и настройка кассовых операций по Закону № 54-ФЗ
Компания «Инфоком» более 20 лет помогает бизнесу работать в 1С без ошибок и штрафов. Мы:
- настраиваем онлайн-кассы в программах 1С;
- консультируем по отражению предоплаты и зачёта аванса;
- сопровождаем бухгалтерию и расчёты в 1С;
- помогаем корректно организовать учёт в 1С.
Работаем с организациями и ИП по всей России — удалённо и с подключением к вашим базам 1С.
Если у вас возникают вопросы по формированию кассовых чеков, зачёту предоплаты или настройке ККТ в 1С — обратитесь к специалистам «Инфоком». Поможем настроить систему так, чтобы требования законодательства соблюдались автоматически.
🔔 Следите за новостями в нашем ТГ канале "Первый бухгалтерский". Клик сюда.
🔔 Подписывайтесь на наш канал в ВК. Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.