Либо вы управляете вашим днем, либо день управляет вами.
Джим Рон
Недавно я ввела для себя простое правило: рабочие встречи, на которых нужно договориться о конкретных действиях, назначаю не более чем на 30 минут. Без оговорок и запасов. Если цель — решить вопрос, определить ответственных и сроки, получаса достаточно.
Я заметила, что формат влияет на содержание. Когда в календаре стоит час, участники мысленно расслабляются. Возникает ощущение, что времени много, а значит можно позволить себе длинные вступления, повторение уже сказанного, обсуждение сопутствующих идей. Часть этого действительно важна. Обмен эмоциями поддерживает отношения, а новые идеи иногда вырастают из случайных реплик. Но если моя задача — принять решение, я не могу позволить себе роскошь растягивать процесс.
Сейчас у меня нет свободного часа на каждую дискуссию. Есть только 30 минут. И это меня дисциплинирует.
Почему час — это много?
Когда встреча запланирована на 60 минут, почти половина времени уходит не на результат, а на фон. Я стала осознанно наблюдать за этим и увидела повторяющийся паттерн.
Вот что происходит чаще всего:
- ⏳ Разговор растекается. Люди начинают делиться ассоциациями, примерами, личным опытом. Это интересно, но не всегда приближает к решению.
- 💬 Усиливается обмен эмоциями. Вместо фиксации договорённостей мы обсуждаем ощущения от процесса.
- 💡 Генерируются побочные идеи. Они звучат вдохновляюще, но в итоге не переходят в действия.
- 🔁 Повторяются аргументы. Чтобы быть услышанными, участники возвращаются к уже озвученным мыслям.
Если закладываешь час, его заполняют. Это почти физический закон календаря. Когда же у нас 30 минут, фокус смещается на главное. Люди быстрее формулируют позицию, меньше отвлекаются и охотнее переходят к конкретике.
Я также поняла, что правило должно быть чётким. Если мы заявляем 30 минут, то завершаем встречу вовремя. Иначе формируются размытые ожидания, а сам принцип теряет смысл. На встречи, которые инициируют другие, я, конечно, подключаюсь. Но теперь спокойно предупреждаю о времени своего выхода. Это честно и к себе, и к команде.
Когда правило не работает
Любое правило становится сильнее, когда у него есть разумные исключения. Я не рассматриваю 30 минут как догму. Есть форматы, где требуется иное пространство.
- 📊 Статусные встречи с большим количеством докладчиков. Если выступают более шести человек, получаса объективно мало. Хотя и такие форматы стоит регулярно пересматривать.
- 🧠 Генерация идей с нуля. Когда мыслей нет или они сырые, нужно время на обсуждение, рисование схем и совместное размышление. В таком случае лучше встречаться очно и работать в движении.
- 🎤 Большие конференции. Их цель — обмен знаниями и достижениями, а не принятие оперативных решений.
Возможно, со временем появятся и другие исключения. Но они будут подтверждать принцип, а не размывать его.
Что я в итоге поняла
- 🎯 Формат определяет результат. Ограничение по времени усиливает концентрацию.
- 🗂 Чёткие рамки снижают хаос. Когда известно, сколько длится встреча, участники точнее готовятся.
- 🤝 Эмоции важны, но не всегда в этом слоте. Для них можно находить отдельное пространство.
- 🧩 Меньше времени — больше решений. Сжатие формата помогает быстрее переходить к действиям.
Мне нравится ощущение управляемости, которое даёт это правило. Оно не делает встречи холодными или формальными. Оно просто возвращает им смысл. Мы собираемся, чтобы договориться и двигаться дальше.
Иногда достаточно получаса, чтобы продвинуться сильнее, чем за растянутый час. Попробуйте хотя бы неделю пожить с этим ограничением и понаблюдать за эффектом. Возможно, вы тоже почувствуете, что время перестаёт утекать и начинает работать на вас.