Сегодня каждый день приносит задачи и вызовы, а умение грамотно распорядиться своим временем становится искусством. График современного человека часто перегружен: люди стараются совмещать сразу несколько сфер жизни.
Как в череде дел и рабочих, творческих или исследовательских «миссий» сохранять баланс между продуктивностью и отдыхом? Как успевать всё запланированное и при этом не чувствовать себя выжатым и лишенным сил? Подготовили несколько приёмов для твоей продуктивности.
Тайм-менеджмент (от англ. time management) — организация и эффективное использование времени для достижения целей и задач. По-русски мы назовем это «управлением временем».
Способов и методов постановки целей и задач на сегодняшний день множество. В этой статье будут рассмотрены некоторые эффективные методики, которые дают быстрый результат и сохраняют положительное действие надолго.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент тайм-менеджмента, основанный на принципах 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Он говорил: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Эта фраза легла в основу метода, который помогает разделить все задачи на четыре категории по критериям срочности и важности. Матрица задач Эйзенхауэра позволяет принимать осознанные решения о том, что делать в первую очередь, что делегировать, а что исключить из списка дел.
Матрица Эйзенхауэра основана на двух параметрах: срочность и важность. Важность определяется тем, насколько задача способствует достижению долгосрочных целей. Срочность связана с временными рамками выполнения. Матрица приоритетов учит не путать эти понятия. Главный принцип — осознанно анализировать каждую задачу по этим критериям перед началом работы.
Разберем на примере:
В списке задач руководителя на день могут быть сразу 4 задачи: ответить на письмо, подготовить квартальный отчёт, позвонить подрядчику и решить вопрос поставок, проработать план развития на следующий квартал.
Матрица сразу отсекает: квартальный отчёт (срочно, важно) и план развития (не срочно, но очень важно) — приоритетны. Звонок подрядчику (срочно, но, возможно, не так важно) можно делегировать. Письма — отложить в отдельный слот или делегировать, если это возможно.
Матрица справляется, когда не работают списки. Линейное представление задач часто ведет к одному — что сильнее «горит» или о чем больше просят, то и берут в работу.
Матрица заставляет отдельно оценить срочность и важность — и защитить время под стратегические задачи.
Съешьте лягушку!
Метод, ставший известным благодаря бизнес-тренеру Брайану Трейси, берет начало от цитаты Марка Твена: «Съешьте живую лягушку первым делом утром, и ничего худшего в этот день с вами уже не случится».
Такой способ поможет преодолеть прокрастинацию и достичь поставленных целей. При откладывании дел на потом мы испытываем тревогу и беспокойство, но если избавляться от трудных задач как можно раньше, получится избавиться и от стресса.
Но животных бывает больше!
- «Слонов» редко удаётся выполнить за один раз: например, генеральная уборка может занять 2–3 дня, а создание личного сайта — неделю и больше. Рекомендуется разделить задачу на небольшие кусочки — «бифштексы». Эти «бифштексы» следует «съедать» каждый день, вплоть до полного завершения задачи.
- «Обезьяны» — метафора, которая описывает ситуацию, когда подчинённые «делегируют» руководителю свои задачи. При этом в большинстве случаев у сотрудника есть все необходимые ресурсы и компетенции, чтобы справиться с задачей самостоятельно. В таком случае нужно направлять работников на самостоятельное решение, задавать направляющие вопросы и проводить тренинги.
- «Мамонты» — это крупные задачи, которые уже утратили актуальность («вымерли»), но которые по привычке всё ещё собираются выполнить. Проблема задач в том, что они уже не нужны. Мечтая о них, можно растратить энергию впустую. Рекомендуется проверять старые цели на актуальность, анализировать свое состояние и отношение к этим допотопным животным. Проанализируйте, почему хочется достичь именно этих целей и действительно ли это ваше желание.
- «Единорог» — это термин, который обозначает мечту, которая долго не воплощается в реальность. Такие мечты могут обитать в голове годами: без конкретики, без планов по их осуществлению и без особой надежды. Чтобы воплотить мечту в реальность, рекомендуется тщательно обдумать её, найти пути реализации и «превратить в слона».
Если вы непоседливы
Знакомо ли вам чувство, когда кучу дел нужно сделать в короткий срок, но сосредоточиться не удается?
Выход есть!
Метод «Помидора» (Pomodoro) — метод тайм-менеджмента, разработанный итальянским студентом Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Название происходит от кухонного таймера в форме помидора, которым пользовался создатель.
Задача выполняется в течение определённого отрезка времени, затем следует короткий перерыв. Чтобы чередовать работу и отдых, используют таймер, бумажный трекер или цифровые инструменты.
«Управление временем» — навык, который можно развивать. Изучение методов и принципов планирования с последующей практикой поможет достичь большей продуктивности, снизить уровень стресса, улучшить качество работы.
Автор: Анастасия Лукова (ФУП)
По материалам статей «Матрица Эйзенхауэра для команды: как договориться о приоритетах», «Эффективное планирование с помощью матрицы Эйзенхауэра», «Самые эффективные и полезные техники тайм-менеджмента», «Грамотный тайм-менеджмент: как успевать все».