Использование Битрикс24 как корпоративного портала поднимает вопросы эффективного использования коммуникаций в организации

Использование Битрикс24 как корпоративного портала поднимает вопросы эффективного использования коммуникаций в организации.

При проведении обучения меня часто спрашивают: в каких случаях стоит использовать чаты, в каких — ставить задачу, когда нужна группа, а когда обязательно — электронная почта? «У нас принято вести календарь на листочках на стене.» «Нам неудобно пользоваться электронной почтой.» «Зачем использовать Битрикс, если можно обходиться мессенджерами?»

Ответы на эти вопросы не имеет смысла искать у внешнего консультанта, который не работает в вашей организации. Это вопросы корпоративной культуры. Другими словами, в компании должны быть свои правила — когда и в каких ситуациях стоит использовать тот или иной вид коммуникации.

Обратим внимание: когда руководитель устно в коридоре просит сотрудника что-то сделать — это акт коммуникации. Когда сотрудник одного подразделения пишет письмо сотруднику другого — это акт коммуникации. Вы поставили лайк коллеге за сообщение с ответом на запрос по электронной почте — это акт коммуникации. Вас добавили в календарь на встречу — это акт коммуникации. Вы поставили задачу в Битрикс — это акт коммуникации. Вы добавили или изменили данные в общедоступном файле электронной таблицы — это тоже акт коммуникации.

Другими словами, примеров коммуникаций может быть множество — от лайка в ленте до постановки задачи в Битрикс24. Система — это инструмент, который не навязывает правила использования, а лишь расширяет инструментарий. Когда возможностей много, у пользователей может возникать паралич выбора: в какой момент какой инструмент применять?

В организации должна сложиться корпоративная культура использования этих инструментов. Могут существовать негласные, устоявшиеся нормы: когда стоит ставить задачу, когда отправлять письмо, а когда достаточно сообщения или просто лайка в чате. Когда такие нормы закрепились, их можно оформить в виде свода правил, рекомендаций — или даже манифеста коммуникаций. Такой документ сильно поможет новичкам разобраться, как в компании принято действовать.