Вопрос-ответ:
Интересует вопрос
Какими документами можно подтвердить транспортные расходы председателя. Личного авто нет. Договора аренды авто нет.Такси не использует. В общественном транспорте кассовые чеки не дают. Ревизора устроил факт наличия чеков с заправки на сумму 40тыс
Отвечаю:
Хочу сразу оговориться, что я не знаю особенностей вашей ситуации, конкретной сметы вашего СНТ и принятых традиций компенсации расходов именно у вас.
Но могу предположить, что иногда сумма на транспортные расходы по факту становится дополнительной выплатой к зарплате, которая не проводится как зарплата, и потому не облагается налогами и взносами. Видимо, это компромисс между необходимостью компенсировать личные расходы председателя и невозможностью документально эти расходы подтвердить. Такая практика есть в некоторых СНТ, особенно если общим собранием утверждается фиксированная сумма на транспортные расходы.
Однако стоит помнить, что при серьезной проверке (например, налоговой или аудиторами) претензии к подобному способу компенсации возможны, и рано или поздно придется задуматься о более четком документальном сопровождении и/или уплате соответствующих налогов.
Какие есть варианты подтверждения транспортных расходов в такой ситуации:
1. Использование проездных билетов (транспортных карт):
В некоторых городах по запросу можно получить детализацию или справку из транспортной компании/оператора карты со списком поездок и потраченной суммой. Такой документ можно приложить к авансовому отчету.
2. Приобретение единых проездных и сохранение квитанций:
При покупке проездного на месяц часто выдают билет с чеком — этот чек можно предъявить как подтверждение расходов.
3. Протокол (решение) общего собрания:
Если вы понимаете, что документально расходы подтвердить невозможно, можно на общем собрании СНТ принять решение возмещать расходы председателю по утвержденной смете или по фиксированной сумме за разъезды по делам СНТ (например, "компенсация транспортных расходов председателю — 2000 руб/мес"). Это не совсем «договор аренды», но при ревизии будет оправдано решением членов товарищества.
4. Пояснительная записка:
Если иных документов нет, председатель может составить объяснительную, в которой указывает, что поездки были осуществлены на общественном транспорте по делам СНТ, но чеков при этих поездках не выдавали. Однако такой подход — скорее исключение и требует одобрения (решения) ревизионной комиссии или общего собрания.
5. Командировочные документы и служебные задания:
При необходимости поездок, связанных с интересами СНТ (например, в госорганы, к подрядчикам и пр.), можно оформлять служебные записки/задания и командировочные удостоверения — это покажет обоснованность расходов.
Что касается чеков с заправки:
Если личного авто нет, но предоставлены чеки с заправки — это может вызвать вопросы при проверке. Ревизор мог принять эти расходы, однако для дальнейших отчетов такой документ не является достаточно обоснованным, если автомобиль не принадлежит председателю и не арендуется у третьих лиц официально. При более сложной проверке это могут не принять.
Вывод:
Лучшее и правильное подтверждение — это официальные билеты, чеки или решение собрания о компенсации расходов фиксированной суммой. Если ни одного документа предоставить не удаётся, то строго юридически компенсировать такие расходы проблематично.
Рекомендую разработать понятную политику компенсации и заранее утвердить её протоколом, чтобы избежать вопросов у контролирующих и проверяющих органов.