Срочные поездки в бизнесе неизбежны. Конкретная сделка, авария на объекте или внезапное приглашение на форум — ситуации разные, а итог один: билеты нужно покупать «вчера». Многие компании воспринимают это как стихийное бедствие, на которое невозможно повлиять.
На самом деле, «наценка за срочность» состоит из двух частей: рыночного подорожания билетов и внутреннего хаоса. Если на цены авиакомпаний мы повлиять не можем, то вторая надбавка (которая часто удваивает бюджет) — это результат отсутствия процессов.
Вот 4 кирпича в фундаменте компании, которые помогут не превратить срочный выезд в финансовую катастрофу.
Прозрачный маршрут согласования
В момент срочности главная проблема — не отсутствие денег, а отсутствие времени на поиски того, кто разрешит их потратить. Если сотрудник не понимает, кто утверждает бюджет в форс-мажорной ситуации, он либо ждет (а билеты дорожают каждый час), либо покупает на свои, нарушая все регламенты.
Пример из практики. Руководителю отдела нужно вылететь через 4 часа. Он ждет согласования от финансового директора, чтобы подтвердить переплату, а за это время последний билет эконом-класса уходит. Итог — покупка бизнеса, которая стоит в три раза дороже, просто из-за «молчания» в чатах.
Чтобы этого избежать, заранее пропишите в своей системе бронирования четкую матрицу: кто подтверждает поездку, кто — бюджет, и кто дает финальное добро в случае отклонения от лимитов.
Когда правила должны «гнуться»
Жесткий тревел-полиси — это хорошо, пока всё идет по плану. Но лимит на отель в 5 000 рублей не работает, если в городе проходит форум и все номера стоят от 12 000. В срочности лимиты часто становятся тормозом.
Вам нужен механизм «легального исключения»:
- Заранее определенные условия, когда лимит можно превысить.
- Список доказательств (например, скриншот из системы, что альтернатив нет).
Цифровое досье
Типичная ситуация: билет найден, цена отличная, но... у сотрудника просрочен паспорт или никто не знает его паспортные данные для международной брони или еще что=то не так с паспортом. Пока HR ищет скан, а сотрудник фотографирует документ в такси, тариф «улетает».
Позаботьтесь о том, чтобы паспортные данные, визовые статусы и корпоративные реквизиты были актуальны и находились в одном месте, в одной системе бронирования, где профили сотрудников хранятся в защищенном виде и подтягиваются в заказ за один клик. Это экономит те самые 20-30 минут, которые отделяют дешевый тариф от дорогого.
Почему пять вкладок в браузере — это зло
Когда сотрудник в панике открывает пять разных агрегаторов, пытаясь найти «где подешевле», компания теряет контроль.
- Проблемы с возвратом: У каждого сервиса свои правила, и в случае отмены поездки деньги могут «зависнуть».
- Отсутствие документов: Бухгалтерия потом неделями выбивает закрывающие акты у сторонних сервисов.
- Нулевая поддержка: Попробуйте дозвониться до техподдержки лоукостера, когда рейс перенесли, а вам нужно быть на встрече через 3 часа.
Здесь идеально работает Colibri. Это единый интерфейс для поиска билетов, отелей и трансферов с корпоративными тарифами и мгновенной поддержкой 24/7. Вы снижаете стоимость не за счет «чудо-скидок», а за счет управляемости процессом и отсутствия ошибок.
Срочная командировка всегда будет стоить дороже плановой. Вопрос лишь в коэффициенте. Будет это +10–15% из-за рыночной стоимости или х2 из-за того, что в компании не договорились, как покупать билеты — решать вам.
Подготовив процессы и выбрав надежного партнера в лице Агентства Авиа Центр, вы превращаете форс-мажор в обычную рабочую задачу.
Хотите навести порядок в поездках прямо сейчас? Закажите демо-доступ к системе на Colibri.
Еще больше интересного и прямая связь с техподдержкой в нашем телеграм канале
https://t.me/komandirovka_colibri
Ознакомиться с системой Colibri, протестировать демо-версию или организовать командировки онлайн можно ЗДЕСЬ