Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет организациям оптимизировать процессы, сократить бумажную волокиту и ускорить взаимодействие с сотрудниками. Однако ключевым вопросом остается выбор юридически значимого инструмента — электронной подписи. Неверный выбор может привести к дополнительным затратам, сложностям при проверке документов контролирующими органами или даже к признанию документов недействительными. Какую подпись выбрать для руководителя, а какую — для массового подключения сотрудников? Где получить сертификаты и можно ли сэкономить? Разберемся в этих вопросах более подробно.
Типы электронных подписей: что разрешено для кадровых документов?
Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» устанавливает три основных вида подписей:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает факт формирования документа конкретным лицом (например, с помощью кода из SMS). Для кадровых документов используется редко, так как требует дополнительных соглашений и не подходит для большинства юридически значимых действий.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создается с использованием криптографических средств, позволяет установить авторство и неизменность документа после подписания. Приравнивается к собственноручной подписи только при наличии соглашения между работодателем и сотрудником. Идеально подходит для массового использования рядовыми сотрудниками.
- Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — обладает максимальной юридической силой, равной собственноручной подписи с печатью, и не требует дополнительных соглашений. Выпускается только аккредитованными удостоверяющими центрами. Рекомендуется для руководителей, а так же, при необходимости, для сотрудников.
Какой подписью что подписывать?
- Для работодателя (руководителя, уполномоченных лиц): оптимален выбор УКЭП. Такая подпись часто уже имеется для взаимодействия с госорганами. Для делегирования полномочий на подписание кадровых документов потребуется оформить доверенность.
- Для сотрудников: в большинстве случаев достаточно УНЭП. Ей можно подписывать:договоры ГПХ;
дополнительные соглашения;
заявления (на отпуск, увольнение и тд.);
документы о материальной ответственности и другие. - Исключения: согласно Трудовому кодексу, некоторые документы (например, приказ об увольнении, акт о несчастном случае) требуют обязательной собственноручной подписи на бумаге, хотя могут дублироваться в электронном виде. Подробнее мы писали здесь 👉
Как выпустить сертификаты: от УЦ до «Госуслуг»
Для УКЭП (руководители): С помощью аккредитованного удостоверяющего центра (УЦ) для идентификации личности и получения сертификата.
Для УНЭП (сотрудники): Есть несколько гибких и экономичных вариантов:
- Через сервис КЭДО, например 1С:Кабинет сотрудника. Сотрудник в личном кабинете самостоятельно формирует УНЭП в пару кликов.
- Использование «Госключа». Требует у сотрудника смартфона с установленным специальным приложением и подтвержденную учётную запись Госулуг.
- Коммерческие УЦ (в т.ч. неаккредитованные). УНЭП получают в удостоверяющем центре (УЦ) или удаленно.
Важно: Стоимость выпуска УНЭП часто включена в лицензию современных систем КЭДО, что делает массовое подключение сотрудников финансово оправданным.
Корпоративный удостоверяющий центр: решение для крупных и безопасных организаций
Для компаний с высокими требованиями к информационной безопасности или большим количеством сотрудников, где важен полный контроль над процессом, оптимальным решением может стать создание собственного корпоративного удостоверяющего центра (КУЦ).
Это позволяет организации, выступая в роли доверенного лица аккредитованного УЦ:
- выпускать электронные подписи (УНЭП и УКЭП) для своих сотрудников напрямую, без их обязательного визита в сторонний центр.
- такой подход значительно ускоряет массовое подключение к КЭДО и обеспечивает централизованный контроль.
Управление всеми процессами — от приема заявлений до отслеживания сроков действия сертификатов — осуществляется через защищенный личный кабинет ответственными администраторами компании.
Для подключения корпоративного удостоверяющего центра необходимо:
1: Заключить договор с компанией, предоставляющей такую услугу, например Росэлторг.
2: Назначить администратора корпоративного УЦ.
3: Получить сертификат доступа в КУЦ.
4: Выпускать подписи для сотрудников в собственном внутреннем УЦ.
Самые популярные вопросы (FAQ)
Можно ли комбинировать разные типы подписей в одной компании?
Да, это не только возможно, но и часто рекомендуется. Например, руководитель использует УКЭП, часть сотрудников — УНЭП через «Госуслуги», а другая часть — УНЭП сервиса КЭДО.
Безопасна ли удаленная идентификация?
Да. Закон разрешает выдачу УНЭП без личного присутствия. Идентификация проходит через подтвержденную учетную запись на «Госуслугах» или с помощью Единой биометрической системы, что обеспечивает высокий уровень проверки личности.
Кто несет расходы на выпуск подписей для сотрудников?
Трудовое законодательство обязывает работодателя предоставить сотруднику средства, необходимые для выполнения трудовой функции, что может включать и электронную подпись. Однако использование бесплатного «Госключа» или включение стоимости УНЭП в лицензию сервиса КЭДО минимизирует эти затраты.
Простое и надежное решение для внедрения КЭДО
Организовать эффективный и юридически безупречный кадровый электронный документооборот с поддержкой всех типов подписей проще, чем кажется. Специализированные сервисы, такие как «1С:Кабинет сотрудника», предоставляют готовое решение, в котором уже заложены механизмы для работы с УКЭП, УНЭП и «Госключом».
Внедрение такого сервиса позволяет:
- Сократить время на подготовку и подписание кадровых документов.
- Минимизировать риски юридических претензий за счет использования корректных типов подписей.
- Обеспечить удобство для сотрудников за счет поддержки удаленной идентификации.
- Легко масштабировать систему при росте компании.
Официальный партнер фирмы «1С» — компания ООО «НЭП» — обладает экспертизой в настройке и интеграции «1С:Кабинет сотрудника» с существующей инфраструктурой предприятия. Мы поможем подобрать оптимальные типы подписей для разных категорий сотрудников, настроим процессы выпуска сертификатов и обеспечим плавный переход на электронный документооборот.
Готовы сделать ваши кадровые процессы современными и эффективными? Оставьте заявку на нашем сайте, и мы проведем для вас демонстрацию возможностей сервиса «1С:Кабинет сотрудника», подробно ответим на вопросы и подготовим индивидуальное решение для вашего бизнеса.