Кадровая документация стремительно переходит в цифровой формат. Однако многие компании до сих пор сталкиваются с вопросами:
- Какие документы можно перевести в электронный вид без рисков?
- Где пока требуется «мокрая» печать и подпись?
- Как внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) без нарушения законодательства?
Разберёмся на примере 1С:Кабинет сотрудника — решения, которое позволяет перевести большую часть кадровых процессов в онлайн.
Основные возможности 1С:Кабинет сотрудника
Сервис 1С:Кабинет сотрудника помогает:
✅ Подписывать документы электронной подписью (*усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронные подписи - УКЭП и УНЭП)
✅ Оформлять кадровые документы удалённо
✅ Сократить бумажный документооборот
✅ Ускорить процессы согласования
Но не все документы пока можно перевести в цифру. Рассмотрим подробнее.
Какие кадровые документы можно подписывать онлайн, а какие — нет?
✅ Можно подписать электронно (с ЭЦП):
- Трудовой договор (если это прописано в соглашении сторон).
- Дополнительные соглашения (изменение зарплаты, графика и др.).
- Заявления сотрудников (отпуск, увольнение, перенос дат и т. д.).
- Ознакомительные документы (правила внутреннего распорядка, ПВТР, НПА).
- Приказы (часть из них) – например, о направлении в командировку, отзыве из отпуска.
❌Пока нельзя (требуется бумажный документ с «мокрой» подписью):
- Трудовая книжка
- Акт о несчастном случае на производстве (по формам Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС).
- Приказ (распоряжения) об увольнении работника (формы № Т-8 или Т-8а).
- Документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажей по охране труда (в т. ч. журналы, которые лично подписывают сотрудники).
- Сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде (информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах, увольнениях и другая информация, предусмотренная законом).
Пример из практики: в 1С:Кабинете сотрудника можно отправить заявление на увольнение, а вот приказ об увольнении пока делается только в бумажном виде.
Структура кадрового электронного документа:
- Основная часть
Файл формата PDF/A-1A, обеспечивающий долгосрочную сохранность и неизменность содержимого. - Дополнительные материалы (при наличии)
Включает приложение документа в виде файлов. - Электронные подписи (при наличии)
Содержит файлы с цифровыми подписями, заверяющими как основной документ, так и приложения. - Машиночитаемая доверенность (в случае использования)
Формируется строго в соответствии с нормативными требованиями, изложенными в приказе Минцифры № 858 от 18.08.2021, и служит для подтверждения полномочий подписанта. - Метаданные документа
Включает служебную информацию с описательными характеристиками электронного документа.
Рассмотрим, что необходимо сделать, для того, чтобы официально начать отправлять кадровые документы в электронном формате сотрудникам.
Согласие работника на использование КЭДО
Первое, что необходимо сделать, это ввести в действия локальные нормативные акты и, как требует законодательство, получить согласия сотрудников на применение КЭДО, рассмотрим ключевые моменты данного аспекта:
1. Условия перехода на КЭДО
- Для действующих сотрудников требуется письменное согласие на бумажном носителе
- Новые работники дают согласие при трудоустройстве
- Для впервые трудоустраивающихся с 01.01.2022 согласие не требуется
2. Особые случаи
- Отказ от КЭДО не может быть причиной для:
отказа в приеме на работу
увольнения сотрудника - При отказе работника документооборот ведется в традиционном формате
3. Форма согласия
- Для дистанционных работников - электронный формат
- Для остальных сотрудников - только бумажный документ (Позиция Минтруда, письмо № 14-6/ООГ-653 от 12.02.2025)
4. Отзыв согласия
- Законодательство не предусматривает возможность отзыва согласия на КЭДО (Разъяснения Минтруда, письмо № 14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022)
Важно!
Работодатель обязан хранить согласия сотрудников на КЭДО в течение всего периода трудовых отношений.
Как начать переход на кадровый электронный документооборот?
Компания ООО "НЭП" (системный интегратор и официальный партнёр фирмы 1С) предлагает:
🔹 Аудит документооборота – определим, какие кадровые документы можно перевести в электронный вид.
🔹 Настройка 1С:Кабинет сотрудника – внедрение и обучение сотрудников.
🔹 Юридическое сопровождение в части ЛНА – поможем соблюсти все требования ТК РФ.
📌 Оставьте заявку на консультацию и демонстрацию сервиса→ Сайт ООО "НЭП"
Уже сегодня большинство кадровых документов можно подписывать онлайн, но некоторые процессы пока требуют бумаги.
✔ Внедрение 1С:Кабинет сотрудника ускоряет работу и снижает затраты
✔ Не откладывайте цифровизацию! Начните с малого – переведите в электронный вид заявления и приказы, а затем масштабируйте опыт.
Цифровой КЭДО — это не будущее, а настоящее успешных компаний.
#КЭДО #1СКС #1С #технологии #it #кадровыйэлектронныйдокументооборот #кадровыйдокументооборот